Het relatieprofiel

U kunt een relatie bekijken door in de Financiële Boom te drukken op 'Relaties'. Aan de rechterzijde zal de lijst met bestaande relatieprofielen verschijnen. In dit overzicht kunt u zien of het profiel gekoppeld is met Genkgo Organisatie en het factuuradres van de relatie. U opent een profiel door te drukken op de naam. Hierna zal het relatiescherm openen en kunt u kiezen uit meerdere tabs:

1. Overzicht

Dit onderdeel geeft inzicht in de adressering en het bankrekeningnummer van de relatie. Tevens worden de recent verzonden facturen hier weergegeven.

2. Gegevens

In dit scherm kunt u de gegevens van de relatie aanpassen. Als het relatieprofiel is gekoppeld aan een lid in Genkgo Organisatie, dan kunt u dat zien aan het veld 'Gekoppeld aan'. De gegevens die hier staan, zijn dus automatisch opgehaald uit Genkgo Organisatie. Het kan voorkomen dat een lid zijn factuur wil ontvangen op een ander e-mailadres. In dat geval kunt u in dit scherm de gegevens overschrijven door de Financiële contactgegevens te wijzigen. Zorg wel dat u het veld 'Gekoppeld aan' leeg maakt, zodat uw wijzigingen niet kunnen worden overschreven door een nieuwe synchronisatie met het lidprofiel in Genkgo Organisatie.

3. Bankrekeningen

Hier kunt u de bankrekeningen van de relatie beheren. Als een relatie meerdere bankrekeningen heeft, kunt u tevens aangeven welke er standaard moet worden gebruikt. Voor het werken met incasso moet er tenminste één bankrekening zijn toegevoegd in IBAN notering, voorzien van BIC nummer.

4. Incassomachtigingen

Alleen van toepassing voor automatisch incasso

Hier beheert u de afspraken die uw organisatie heeft gemaakt met de relatie over incasso. De relatie moet toestemming geven voordat de vereniging geld kan afschrijven. Deze incasso-overeenkomst tussen incassant en relatie wordt een mandaat of machtiging genoemd. Om dit mandaat compleet te maken vult u de volgende gegevens in:

Gegevens Machtiging.

  • Incasso contract. Kies hier het incassocontract dat u eerder heeft gecontroleerd onder Instellingen
  • Mandaat datum. Dit is de dag waarop door het lid toestemming is gegeven voor automatisch incasso. Heeft u de datum niet paraat? In dat geval kunt u standaard de volgende datum invullen: 1-11-2009.
  • Bankrekening (IBAN) waarvan geïncasseerd zal worden. U kunt hier een IBAN nummer selecteren dat reeds is toegevoegd. Controleer dat bij het IBAN nummer ook een 'BIC nummer' is toegevoegd.

SEPA

Status. Geef aan of het om een nieuw of om een bestaand incassomandaat gaat. Wat betekent dit precies? Kies eerste transactie als u bij deze relatie nog nooit een incasso gedaan hebt. Kies opvolgende transactie als in het verleden (met bijvoorbeeld een andere programma) al geïncasseerd is. Let op: u dient een bestaand mandaatnummer paraat te hebben.

Mandaatnummer. Het mandaatnummer kan leeg worden gelaten als u voor de eerste keer gaat incasseren en u dus hier boven eerste transactie hebt geselecteerd. 


5. Facturen

Dit scherm geeft een chronologisch overzicht van alle facturen die zijn verzonden naar de relatie. Dit venster kunt u gebruiken om snel een factuur op te zoeken als u bijvoorbeeld het factuurnummer niet paraat hebt. Bij elke factuur wordt de status (verzonden, betaald) getoond. Door in de lijst op het factuurnummer te drukken wordt u doorgestuurd naar de detailpagina van de factuur. Hier kunt u de factuur downloaden als pdf document zodat u kunt meekijken als u bijvoorbeeld een relatie aan de telefoon heeft met een vraag.