Stap 3B: Het verwerken van de incassobetalingen

De incasso zal niet altijd in één keer succesvol verlopen. Vermoedelijk zullen de meeste betalingen in een keer worden voltooid. Het kan echter voorkomen dat een lid geen geld op de rekening had, een MOI heeft gemeld of een stornering heeft gedaan. Uw bankprogramma zal hier inzicht in geven. U zal de correcte betaalstatus moeten doorgeven. Wij raden zeer aan dit automatisch te doen, met behulp van een bank bestand.

Automatisch (aangeraden)

Het automatisch verwerken van incasso doen we door de gestorte bedragen op de bankrekening te vergelijken met de verzonden facturen. Met behulp van een geüpload banktransactie bestand gaat het systeem per betaling kijken of deze een bijbehorende factuur kan vinden. Vervolgens controleert u deze “matches” en verwerkt zo automatisch de geslaagde betalingen. Niet betaalde facturen blijven zo actief in de administratie.

Het automatisch verwerken van incassobetalingen aan de hand van geïmporteerde banktransacties staat beschreven in Stap 3 C: het verwerken van betalingen via overboeking.

Handmatig

1. Navigeer naar het onderdeel Incasso's – Batches. Open de laatst verzonden batch door op de datum te drukken. De lijst met posten wordt nu weergegeven.
2. Hier zal u de niet geslaagde incasso's (terugstorting) als zodanig moeten aanmerken. Dit doet u door bij de juiste post te drukken op ‘Terugstorting’, te herkennen aan het icoontje ().
3. Er opent een nieuw venster. Hier kunt u de reden van terugstorting doorgeven. Bovendien kunt u ervoor kiezen om het bedrag opnieuw te laten innen door een nieuwe transactiedatum in te stellen bij ‘Opnieuw innen’.
4. Als u alle terugstortingen heeft verwerkt dan kunnen de overige posten in de batch worden aangemerkt als betaald. Dit kunt u in één keer doen door bovenin het scherm op ‘Betaald markeren’ te drukken. Controleer of het vinkje staat bij ‘Terugstortingen niet als betaald markeren’ en druk vervolgens op ‘opslaan’. De geslaagde incasso's zullen nu worden verwerkt. De niet-betaalde posten waarvan een nieuwe transactiedatum is ingesteld zullen weer zichtbaar worden onder het tabje ‘Openstaande posten’. Van alle openstaande posten kunt u later een nieuwe incassobatch uitdraaien.