Hoe pas ik bij een grote groep personen in één keer gegevens aan?

In Genkgo Organisatie is het niet mogelijk om in één keer bij meerdere elementen gegevens aan te passen. Er is echter wel een mogelijkheid om dit te doen met behulp van een spreadsheet-bewerkings programma, bijvoorbeeld Microsoft Excel1, via de export- en import functie. Wij adviseren om dit stappenplan te hanteren:

  1. (indien u één veld gaat aanpassen) Maak een dynamische groep op basis van het veld dat u wilt aanpassen.
  2. Maak een export in de map of aangemaakte groep.
  3. Open deze in uw spreadsheet-bewerkings programma, bijvoorbeeld Microsoft Excel.
  4. Pas hier de kolom aan naar de juiste waarde en sla het bestand op.
  5. Maak een back-up vóórdat u gaat importeren
  6. Importeer de gegevens met de optie 'eerdere export terugzetten'.

Door deze stappen uit te voeren, kunt u voor meerdere elementen in één keer de waarde van een veld aanpassen.

Goed om te weten

Belangrijk is dat het veld 'ID' gelijk blijft — deze is nodig om de nieuwe gegevens bij de juiste personen op te slaan en te matchen tijdens het importeren (laatste stap).

Voor iedereen dezelfde waarde?

Indien u één veld bij meerdere personen wilt aanpassen, waarbij de waarde van het veld voor iedereen hetzelfde is, kan dat ook door middel van een geavanceerde zoekopdracht. Hoe dat werkt leest u hier.

1) Geen Excel? Probeer een gratis alternatief zoals OpenOffice of LibreOffice.