Aanspreekvormen beheren

Bij het onderdeel ‘Aanspreekvorm’ kunt u aanspreekvormen toevoegen en beheren. Deze aanspreekvormen worden bijvoorbeeld gebruikt als aanhef in de Communicatie applicatie. Aanspreekvormen worden aangemaakt op basis van mappen uit Organisatie.

Aanspreekvorm toevoegen

  1. Druk op ‘Toevoegen’.
  2. Typ achter ‘Map’ de naam van de map waarvoor u een aanspreekvorm aan wilt maken. Binnen enkele seconden verschijnt er een lijst met suggesties. Selecteer hier de juiste map.
    Let op! Er kan per aanspreekvorm één map worden geselecteerd.
  3. Geef achter ‘Niveau’ het beleefdheidsniveau van de aanspreekvorm aan. Dit kan zijn ‘formeel’, ‘informeel’ of ‘eigen aanspreekvorm’.
  4. Indien u kiest voor een eigen aanspreekvorm verschijnen er twee nieuwe velden. Vul achter 'Aanhef' de gewenste aanspreekvorm in en daaronder het gewenste 'Briefhoofd'. Met behulp van geavanceerde placeholders kan deze aanspreekvorm nog verder gepersonaliseerd worden.
  5. Indien alles naar wens is ingevuld, bevestigt u met ‘opslaan’.

U kunt zoveel aanspreekvormen toevoegen als u wilt. Zo kunt u er bijvoorbeeld voor kiezen om iedereen in de map “Leden” op informele wijze aan te spreken, en iedereen in de map “Externe contacten” op formele wijze aan te spreken.

Alle aangemaakte aanspreekvormen worden overzichtelijk weergegeven in een tabel. Daarin ziet u de map waarvoor de aanspreekvorm is bedoeld en het beleefdheidsniveau.

Aanspreekvorm wijzigen

Om een aanspreekvorm te wijzigen, drukt u op de naam van de map. Hetzelfde scherm verschijnt als tijdens het aanmaken van een aanspreekvorm. Wijzig de gewenste velden en druk op ‘opslaan’ om te bevestigen.

Aanspreekvorm verwijderen

Om een aanspreekvorm te verwijderen, drukt u op het rode bolletje met de witte streep achter de betreffende aanspreekvorm. Druk op ‘verwijderen’ om te bevestigen, of op ‘Terug’ om te annuleren.