Formulieren aanmaken voor extra informatie

Optioneel. Als u extra informatie nodig heeft voor het evenement, bijvoorbeeld eetwensen, dan kunt u extra formulieren aanmaken die deelnemers dienen in te vullen wanneer ze zich inschrijven. De informatie in dit formulier kunt u dan gebruiken tijdens het evenement. Een formulier wordt per groep ingesteld. In de tabel ziet u of een groep al formulieren bezit.

Een formulier aanmaken

Druk op 'Aanmaken' om formulieren voor een groep aan te maken. U krijgt nu een nieuw scherm te zien. Selecteer hier de groep waarvoor u een formulier wilt aanmaken. De groep zal nu in het overzicht aanklikbaar zijn. Druk in de tabel op de naam van de groep om het formulier te configureren. U krijgt nu een nieuw scherm te zien met een aantal opties:

  • Eigenschappen — Optioneel. Hier kunt u een titel en een introductie instellen van het formulier.
  • Verzameling invoervelden aanmaken — Hier kunt u een verzameling invoervelden aanmaken en het formulier inrichten.
  • Importeren — Optioneel. Verzameling invoervelden van een ander formulier importeren.

Verzameling invoervelden aanmaken

Om nieuwe velden voor het formulier aan te maken, drukt u op de knop 'Verzameling invoervelden aanmaken'. U krijgt een nieuw scherm te zien. Geef de verzameling een naam door het veld 'Titel' in te vullen. Deze titel krijgt een deelnemer te zien als hij/zij de velden aan het vullen is.

Indien van toepassing, kan u de verzameling invoervelden koppelen aan een specifieke ticketoptie. De deelnemer krijgt het formulier dan pas te zien als hij/zij deelneemt als deze is geselecteerd bij het inschrijven. Dit is in te stellen door bij het veld 'Gekoppeld aan ticketoptie' een beschikbare ticketoptie te selecteren.

  • Wanneer er bij Groepen voor is gekozen dat er ook besteld mag worden voor anderen, ziet u hier ook 'Registratievelden voor ander'. Door dit aan te vinken, kunt u een formulier aanmaken om gegevens van de ander te registreren. Deze gegevens worden vervolgens opgeslagen in Organisatie. Geef dan onder 'Profieltype' aan als wat voor type het profiel moet worden opgeslagen, bijvoorbeeld als lid of als organisatie. In het onderdeel 'Opslaan als' in welke Map uit organisatie het profiel wordt opgeslagen.
  • U ziet ook een aanvinkvak voor 'Profielvelden'. Door dit vak aan te vinken, kunt u een verzameling maken van velden waarmee ingelogde gebruikers hun eigen gegevens kunnen wijzingen tijdens de bestelling voor een evenement. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn wanneer er in Organisatie een veld is waarmee gebruikers hun CV kunnen uploaden, en zij door middel van een profielveld tijdens de bestelling van een evenement een recente versie van hun CV kunnen uploaden. Zodra u dit aanvinkvak selecteert, kunt u daaronder aangeven voor welk 'Type' profiel dit geldt, bijvoorbeeld voor leden.

Eventueel kunt u nog een introductietekst toevoegen onder de categorie 'Begeleidende tekst'.

Wanneer u klaar bent met het invullen van de velden, bevestigt u dit met de knop 'Opslaan'.

Velden aanmaken

Uw verzameling invoervelden is nu aangemaakt en zal zichtbaar zijn in de tabel onder de menubalk. Druk op de titel van uw zojuist aangemaakte verzameling om velden toe te voegen. U krijgt een nieuw scherm te zien. Druk in de menubalk op de knop 'Veld aanmaken'.

  • Vul eerst de naam van het veld, bijvoorbeeld “Eetwensen”.
  • Selecteer bij het veld 'Code' wat voor type het veld is. De opties zijn:
    • Tekstregel — Veld met tekst, inclusief cijfers en speciale tekens.
    • Tekstvak — Tekstvak met ruimte voor meerder regels.
    • Getal — een veld met alleen cijfers
    • Decimaal getal — een getal met decimalen. Handig voor bedragen.
    • Datum — Datumveld
    • Bestand — Veld waarbij de deelnemer een bestand kan uploaden
    • Aanvinkvak — Veld dat is aan te vinken door de deelnemer.
    • Selectie — Veld met meerdere opties waar een deelnemer één optie kan selecteren.
    • Aanvinklijst — Veld met meerdere opties waar een deelnemer meerdere kan selecteren.
    • Organisatieveld — Indien er bij het aanmaken van de verzameling is gekozen voor 'Registratievelden voor ander' of 'Profielvelden' kan bij 'Code' ook het type 'Organisatie veld' worden gekozen, om het veld te koppelen aan een bestaand veld uit de Organisatie applicatie. Wanneer u een organisatieveld van het type 'bestand' selecteert, verschijnt ook de optie 'Accepteer bestaande waarde Organisatieveld'. Wanneer u deze optie én de optie 'Verplicht veld' hebt aangevinkt, is het uploaden van een bestand alleen verplicht wanneer er nog geen bestand in dit veld van het organisatieprofiel van de persoon staat. Deze optie is nuttig wanneer u deelnemers vraagt hun CV of een pasfoto te uploaden
  • Als een veld verplicht dient te zijn, kunt u dat aangeven door 'Verplicht veld' aan te vinken.
  • U heeft ook de mogelijkheid om de inhoud van het veld op de factuur te plaatsen. Dit is handig voor bijvoorbeeld een PO-nummer. Selecteer in het veld 'Plaats op factuur' de optie 'Plaats onder de factuurregels' of 'plaats onder de factuurgegevens datum en onderwerp'.
  • Indien u bij het veld 'Code' de optie “Selectie” heeft geselecteerd, verschijnt er een nieuwe categorie met de titel 'Selectie'. Vul hier de opties die de deelnemer kan selecteren.
  • Wederom kunt u voor het veld een begeleidende tekst instellen.

Wanneer u klaar bent met het invullen van de velden, bevestigt u dit met de knop 'Opslaan'. Herhaal de stappen totdat u tevreden bent met uw formulier.