Automatisch inplannen

Om deelnemers op basis van hun voorkeur in te plannen, navigeer in de evenementenboom naar ‘Activiteiten’. Klik in de menubalk op ‘Automatisch inplannen’. U komt nu op een nieuwe pagina. Klik in de menubalk op ‘Toevoegen’. U komt nu op een nieuw scherm waar verschillende velden moeten worden ingevuld.

Let op! Bij het doorlopen van het allocatie proces worden eerdere allocatie processen ongedaan gemaakt. Bij het opnieuw doorlopen van dit proces kan het zijn dat deelnemers ergens anders worden geplaatst dan bij de eerste keer. Dit kan een probleem vormen wanneer deelnemers hun persoonlijk programma al hebben ontvangen met daarop activiteiten op basis van voorkeur waar zij zijn ingepland.

Limieten

Het invoeren van limieten is optioneel. Standaard wordt een onbeperkt limiet gehanteerd.

• Totaal aantal deelnemers indelen – Vul hier in hoeveel deelnemers in totaal maximaal bij activiteiten mogen worden ingedeeld. Deze optie is alleen relevant wanneer niet alle aanwezigen bij een activiteit kunnen worden ingedeeld.
• Max. activiteiten – Vul hier in aan hoeveel activiteiten van het type ‘Deelnemer geeft voorkeur aan voor aanvang evenement’ een deelnemer maximaal mag deelnemen gedurende het gehele congres.
• Max. activiteiten per programma – Vul hier in aan hoeveel activiteiten van het type ‘Deelnemer geeft voorkeur aan voor aanvang evenement’ een deelnemer maximaal mag deelnemen gedurende een programma.

Spreker voorkeur voorrang

Per activiteitstype kan worden opgegeven hoeveel voorkeuren van sprekers voorrang dienen te krijgen.

Activiteiten prioriteit

Hier kunt u per activiteitstype aangeven hoe belangrijk het is dat deze gevuld wordt. Het puntenaantal dat u achter een activiteitstype invult, wordt tijdens het allocatieproces vermenigvuldigd met de gematchte score. Wanneer een deelnemer bijvoorbeeld een gelijke gematchte score heeft voor twee activiteiten, wordt hij/zij ingedeeld bij het activiteitstype waaraan u hier de hoogste prioriteit geeft (en dus het laagste puntenaantal).

Strafpunten

Vul hier in hoeveel strafpunten een deelnemer krijgt voor andere activiteiten na te zijn ingedeeld bij een activiteit van zijn/haar voorkeur. Hoe het toekennen van strafpunten precies werkt, leest u in het bovengelegen artikel Deelnemers inplannen op basis van voorkeur.

Rooster

Het kan zijn dat niet alle deelnemers hun voorkeur hebben opgegeven. Door de optie ‘Lege plekken (willekeurig) opvullen’ aan te vinken, worden de deelnemers die geen voorkeur hebben aangegeven automatisch ingedeeld bij activiteiten met beschikbare plekken.

Druk op 'Nu starten' om te bevestigen.