Privacy - Verwerkingsregister opstellen

Volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) dienen organisaties, dus ook verenigingen, een register van verwerkingsactiviteiten op te stellen. In dat register staat informatie over persoonsgegevens die door de vereniging worden verwerkt.

In Genkgo Organisatie is het mogelijk om gemakkelijk een verwerkingsregister op te stellen en te exporteren. Daarvoor navigeert u naar het onderdeel ‘Privacy’ in de Organisatieboom.

In een verwerkingsregister staan drie elementen: een functionaris, betrokkenen en verwerkers. De functionaris is de ‘Functionaris voor de gegevensbescherming (FG)’, iemand binnen de organisatie die toezicht houdt op de toepassing en naleving van de AVG. Betrokkenen zijn categorieën personen waarvan gegevens worden verwerkt, bijvoorbeeld ‘Aanmeldingen’ of ‘Leden’. Verwerkers zijn andere organisaties, zoals Genkgo, die gegevens verwerken voor uw vereniging.

Toevoegen

Functionaris

Ga naar ‘Toevoegen’ en kies ‘Functionaris’. Vervolgens typt u achter ‘Functionaris’ de naam van de juiste persoon in, dit is iemand uit Genkgo Organisatie. Binnen enkele seconden verschijnt er een lijst met suggesties. Selecteer de juiste persoon. Daarnaast is het mogelijk om een begin- en einddatum in te vullen. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn indien de functionaris een bestuurslid is dat na een jaar wisselt. De juiste functionaris komt dan automatisch in het verwerkingsregister te staan. U kunt zowel in het verleden als in de toekomst functionarissen toevoegen.
Indien alles naar wens is ingevuld, drukt u op ‘opslaan’.

Betrokkene

Ga naar ‘Toevoegen’ en kies ‘Betrokkene’. Achter ‘Map’ vult u de naam in van de juiste map uit Organisatie, bijvoorbeeld ‘Leden’. Binnen enkele seconden verschijnt er een lijst met suggesties. Selecteer de juiste map. Vervolgens vult u de begin- en einddatum in (einddatum is optioneel). Bij ‘Grondslag voor verwerking’ vult u de grondslag in voor het verwerken van gegevens van deze betrokkene. Bij ‘Doeleinden’ vult u in voor welke doeleinden deze gegevens worden verwerkt, bijvoorbeeld het sturen van mailings, innen van contributie, inloggen op de website.
Indien alles naar wens is ingevuld, drukt u op ‘opslaan’.

Verwerker

Ga naar ‘Toevoegen’ en kies ‘Verwerker’. Achter ‘Bedrijf/organisatie’ vult u de naam van het juiste bedrijf in (uit Organisatie), bijvoorbeeld ‘Genkgo’. Binnen enkele seconden verschijnt er een lijst met suggesties. Selecteer het juiste bedrijf. Vervolgens vult u de begin- en einddatum in (einddatum is optioneel) en geeft u achter ‘Doeleinden’ aan voor welke doeleinden deze verwerker persoonsgegevens verwerkt.
Onder ‘Verstrekking van persoonsgegevens’ kunt u additionele informatie invullen. Zo kunt u achter ‘Locatie’ aangeven of het bedrijf binnen of buiten de EU geplaatst is. Dit is belangrijk voor de AVG. Achter ‘Bewaartermijn’ vult u in wat de bewaartermijn van gegevens is bij het betreffende bedrijf. Als laatst kunt u achter ‘Beveiliging’ invullen hoe dit bedrijf gegevens beveiligt.
Indien toepasselijk kunt u onder ‘Verwerkersovereenkomst’ een overeenkomst uploaden die u met het bedrijf heeft ondertekend.
Indien alles naar wens is ingevuld, drukt u op ‘opslaan’.

Alle aangemaakte functionarissen, betrokkenen en verwerkers worden in een overzicht weergegeven. Daarin ziet u de naam, het type, begin- en einddatum en kunt u eventueel geüploade overeenkomsten downloaden door op het groene pijltje te drukken.

Om alleen actieve elementen te bekijken drukt u in de menubalk op ‘Alleen actieven’. Indien u alle elementen wilt bekijken, drukt u op ‘Ook inactieven’ in de menubalk.

Verwijderen

Om een functionaris, betrokkene of verwerker te verwijderen, drukt u op het rode balletje met witte streep. Druk op ‘verwijderen’ om te bevestigen, of op ‘Terug’ om te annuleren.

Exporteren

Om een verwerkingsregister te downloaden, drukt u op ‘Exporteren’. Achter ‘Type’ kunt u aangeven wat u exact wilt exporteren. U kunt ervoor kiezen om alleen het verwerkingsregister te exporteren of om een compleet dossier te exporteren, inclusief toegevoegde overeenkomsten. Druk op ‘exporteren’. Het document wordt direct als PDF gedownload. Indien u heeft gekozen voor het exporteren van het gehele dossier, wordt dit als zip-bestand gedownload.

Meer informatie

Meer informatie over de verantwoordingsplicht als onderdeel van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) vindt u op de website van Autoriteit Persoonsgegevens.