Importeren van gegevens uit Excel

Het migreren van uw persoonsgegevens, bijvoorbeeld een klanten- of ledenbestand, is mogelijk met de automatische import functie van Genkgo. Het verhuizen van persoonsgegevens is gevoelig werk.

Om de import van uw bestand correct te laten verlopen hebben wij voor u het volgende stappenplan opgesteld:

  1. Bestand prepareren voor import
  2. Genkgo Organisatie configureren
  3. Ledenbestand importeren en controleren
  4. Nieuwe gegevens importeren (bestaande gegevens overschrijven)

1. Bestand prepareren voor import

Uw persoonsgegevens staan vermoedelijk in uw oude software. Het is van belang dat u vanuit deze software een goede export maakt. Denkt u er aan dat u de export goed controleert met een spreadsheet programma, zoals MS Excel. Een gratis spreadsheet programma is Calc, onderdeel van LibreOffice, dat u hier kunt downloaden.

Exporteer uw bestand met persoonsgegevens naar uw computer.

  • Dit gaat veelal via de functies 'exporteren' of 'opslaan als'.
  • Kiest u bij het exporteren voor een ondersteund spreadsheet bestandsformaat (zie onderdeel 3, stap 5).

Controleer of het bestand correct is geëxporteerd.

  • Dit doet u met een spreadsheet programma zoals Microsoft Excel. Een gratis spreadsheet programma is Calc, onderdeel van LibreOffice, dat u hier kunt downloaden.
  • Werk met maar één werkblad – Een spreadsheet met meerdere werkbladen wordt niet ondersteund.
    • Als u meerdere werkbladen heeft en/of meerdere typen organisatieobjecten wilt importeren (bijvoorbeeld leden en organisaties), zorg dan dat u voor elke lijst een afzonderlijk bestand maakt. Bijvoorbeeld een bestand voor leden – leden.xls, een bestand voor oud-leden – oudleden.xls, en een bestand voor vrijwilligers.

Voorzie het bestand van titels.

  • Zorg dat elk eerste veld van een kolom een titel bevat voor de onderliggende inhoud (bijvoorbeeld 'Voornaam', 'E-mail', 'Adres', etc.).
  • Gebruik hiervoor de eerste rij in de spreadsheet. Het kan zijn dat u hier een extra rij voor dient toe te voegen.
  • De titel dient overeen te komen met de naam van het (aangemaakte/nog aan te maken) veld in uw Genkgo Organisatie (zie: onderdeel 2 - Genkgo Organisatie configureren).

Verwijder de volgende speciale tekens.

  • Enters / Returns
    • Het zoeken en vervangen hiervan gaat eenvoudig met de “zoek en vervang” functie van MS Excel of LibreOffice Calc;
    • Zoek op (Alt+010) en vervang deze met een spatie.
  • Aanhalingstekens, tabs, komma's, puntkomma's (;)
    • U komt er achter of deze tekens in het bestand zitten door gebruik te maken van de zoekfunctie van uw spreadsheet programma en ze te vervangen voor bijvoorbeeld een streep (–) of spatie;
    • Het zoeken en vervangen van deze speciale tekens gaat eenvoudig met de “zoek en vervang” functie van MS Excel of LibreOffice Calc.

Sla het bestand weer op in het juiste bestandsindeling.

  • Bestandsformaten die wij accepteren zijn *.xls, *.xlsx, *.ods en *.csv (comma separated value in Unicode of UTF-8 indeling).
  • Wij accepteren geen andere bestandsformaten.

2. Genkgo Organisatie configureren

Uw bestand is nu klaar om geïmporteerd te worden. Voordat u dit kunt doen dient u uw Genkgo Organisatie hier correct voor te configureren. Via de volgende stappen zorgt u daarvoor.

Log in op de Admin en navigeer naar het onderdeel Organisatie.

Voor elke kolom in uw bestand met persoonsgegevens maakt u een veld aan.

  • Dit kan door een nieuw veld aan te maken bij een persoon, organisatie of lid in organisatie onder 'Instellingen - Velden & eigenschappen'.
  • Bij deze instellingen kunnen extra velden worden aangemaakt. Let er wel op dat deze bij het juiste object worden aangemaakt (Organisatie, Persoon, Lid). Deze zijn onafhankelijk en hebben allen hun eigen velden.
  • Voordat velden aangemaakt worden, dienen de juiste categorieën te zijn aangemaakt. Velden worden gegroepeerd door middel van deze categorieën. Lees hier hoe u een categorie aanmaakt.
  • Nadat u de juiste categoreën heeft aangemaakt, kunt u per categorie velden aanmaken. Lees hier hoe u een veld aanmaakt.
  • Geef de velden dezelfde naam als de titel van de kolom in het ledenbestand.
  • U kunt later altijd nog velden naar een andere categorie verplaatsen. Daarvoor selecteert u achter het betreffende veld onder ‘Categorie’ de categorie waar het veld naartoe verplaatst moet worden.

3. Ledenbestand importeren en controleren

Uw bestand is klaar en uw Genkgo Organisatie is geconfigureerd. Nu is het tijd om de gegevens uit het bestand in Genkgo te laden. Ook dit doet u in het onderdeel Genkgo Organisatie.

Stap 1. Selecteer de juiste map in uw organisatieboom.

  • Zorg ervoor dat u de juiste map heeft geopend. Als u de leden bijvoorbeeld wilt importeren in de map 'Leden' dan klikt u deze map aan.

Stap 2. Importeer het bestand via 'Importeren'.

Stap 3. Kies het type organisatie element dat u gaat importeren (Organisatie, Persoon, Lid).

Stap 4. Selecteer het bestand op uw computer.

  • Klik op 'choose file' of 'bladeren'.
  • Navigeer naar de locatie van het bestand op uw computer.

Stap 5. Selecteer de juiste bestandsindeling.

  • Deze dient overeen te komen met de extensie van het ledenbestand dat u in onderdeel 1 heeft aangemaakt.

Stap 6. Klik op importeren.

Stap 7. Wijs de velden uit het bestand toe aan de velden in Genkgo.

  • Zorg dat alle velden die u wilt importeren zijn gekoppeld met een Genkgo Organisatie veld.
  • U kunt automatisch een weergave naam genereren voor uw geïmporteerde personen of organisaties.
  • U kunt aangeven of u de geïmporteerde personen of organisaties direct wilt abonneren op uw nieuwsbrief (e-mail en sms) door hierbij de optie 'ja' te selecteren.
  • Let u goed op dat u geen velden vergeet. Dat zou betekenen dat u de import straks opnieuw moet doen.

Stap 8. Sla de gegevens op en uw bestand zal worden afgehandeld door het systeem.

  • Het afhandelen van de import duurt tussen de 5 en 10 minuten.

Stap 9. Controleer of alle gegevens uit uw bestand correct zijn geïmporteerd.

  • Allereerst navigeert u naar de map waar u de gegevens heeft geïmporteerd.
  • Open een van de nieuwe profielen.
  • Ontbreken er velden?
  • Hebben alle velden de juiste naam toegewezen gekregen?
  • Zijn alle velden met een datum goed geïmporteerd?

Stap 10. Controleer uw ledenbestand op speciale tekens.

  • Zijn de speciale tekens goed meegenomen? Bijvoorbeeld: é, ü, ô, etc. Denkt u aan namen zoals “Léon” en “Müller”.

Stap 11. Is het bestand correct geïmporteerd?

  • Ja.
    • Gefeliciteerd. Uw bestand is nu geïmporteerd en klaar om mee gewerkt te worden. Veel succes!
  • Nee.
    • Heeft u kunnen achterhalen wat er is misgegaan? Dan kunt u de foutief geïmporteerde gegevens verwijderen en het stappenplan opnieuw uitvoeren.
    • Heeft u niet kunnen achterhalen wat er is misgegaan? Probeert u dan de fout zo goed mogelijk te omschrijven en neem contact met ons op.

4. Nieuwe gegevens importeren (bestaande gegevens overschrijven)

Soms is het nodig om de gegevens in uw ledenadministratie te exporteren om deze aan te passen, waarna deze vervolgens weer geïmporteerd moet worden. Bijvoorbeeld wanneer u in één keer gegevens aan wilt passen van een grote groep personen*. Met de importfunctie is dit ook mogelijk. Om te beginnen, volg dan stappen 1 t/m 6 op van 3. Ledenbestand importeren en controleren. Wanneer u dit heeft gedaan, volg dan de volgende stap op:

Stap 7 (vervolg). Configuratie voor eerdere export terugzetten.

  • Zorg dat onder de categorie 'Instellingen' het veld 'Eerdere export terugzetten' is aangevinkt.
    • Er verschijnt nu een nieuwe categorie 'Export terug zetten'. Hier selecteert u welke kolom het ID van de elementen bevat. Als u kolomnamen niet heeft gewijzigd, selecteer dan 'id'. Dit zorgt ervoor dat de elementen in het systeem worden gematched op basis van de kolom 'ID' in het export bestand en dat de gegevens worden overschreven.
  • Zorg dat alle velden die u wilt importeren zijn gekoppeld met een Genkgo Organisatie veld.
    • Selecteer 'niet importeren' bij de velden die niet geïmporteerd moeten worden.
    • Het veld 'weergave naam' is verplicht. Indien ongewijzigd, selecteer dan ook het veld 'weergave naam'.
  • U kunt aangeven of u de geïmporteerde personen of organisaties direct wilt abonneren op uw nieuwsbrief (e-mail en sms) door hierbij de optie 'ja' te selecteren.
  • Let u goed op dat u geen velden vergeet. Dat zou betekenen dat u de import straks opnieuw moet doen.

Ga vervolgens verder met stappen 8 t/m 11 van 3. Ledenbestand importeren en controleren om de import af te ronden.

*Wilt u van een grote groep personen de waarde van een veld in één keer wijzigen, waarbij voor iedereen dezelfde waarde geldt? Dan hoeft er geen export en import gedaan te worden, maar kan dit worden gedaan door een geavanceerde zoekopdracht.