Zoekresultaten anonimiseren of verwijderen
Na het uitvoeren van een geavanceerde zoekopdracht, kunt u de gegevens van de zoekresultaten anonimiseren. Dat betekent dat de gegevens van het profiel worden verwijderd en slechts de naam en eventueel het e-mailadres bewaard blijven.
Met deze functie is het ook mogelijk om een zogeheten bewaartermijn aan te maken op basis van de zoekopdracht. Dat kan bijvoorbeeld handig zijn wanneer u gegevens van oud-leden wilt verwijderen nadat zij al een bepaalde tijd uitgeschreven staan.
Zoekresultaten anonimiseren
- Voer een geavanceerde zoekopdracht uit op basis van de criteria waaraan de resultaten dienen te voldoen om te worden geanonimiseerd, bijvoorbeeld een afmelddatum.
- Navigeer in de menubalk naar ‘Acties’ en selecteer ‘Anonimiseren’.
- Kies onder ‘Bevestiging’ achter ‘Type’ of u alleen de naam of ook het e-mailadres wilt bewaren.
- Indien u ook gegevens wilt anonimiseren van objecten die in de toekomst aan de gekozen criteria voldoen, stelt u dat in bij ‘Actie periodiek herhalen’. Vul daar achter ‘Naam van de actie’ een beschrijvende naam in, zodat u de actie later kunt herkennen, bijvoorbeeld “anonimiseren 1 jaar na afmelddatum”. Het bewaartermijn kan vervolgens worden beheerd in het onderdeel ‘Privacy – Bewaartermijn’.
- Om de zoekresultaten te anonimiseren of, en eventueel een bewaartermijn aan te maken, drukt u op ‘anonimiseren’. De gegevens zijn nu geanonimiseerd en de (eventuele) bewaartermijn is aangemaakt.
Zoekresultaten verwijderen
- Voer een geavanceerde zoekopdracht uit op basis van de criteria waaraan de resultaten dienen te voldoen om te worden verwijderd, bijvoorbeeld een afmelddatum.
- Navigeer in de menubalk naar ‘Acties’ en kies voor ‘Verwijderen’.
- Om te bevestigen dat u de gevonden zoekresultaten wilt verwijderen, vinkt u het vakje aan voor ‘Ja ik weet zeker dat ik {} resultaten wil verwijderen’.
- Indien u ook gegevens wilt verwijderen van objecten die in de toekomst aan de gekozen criteria voldoen, stelt u dat in bij ‘Aanmaken bewaartermijn’. Vul daar achter ‘Naam van de actie’ een beschrijvende naam in, zodat u de actie later kunt herkennen, bijvoorbeeld “verwijderen 1 jaar na afmelddatum”. Het bewaartermijn kan vervolgens worden beheerd in het onderdeel ‘Privacy – Bewaartermijn’.
- Om de zoekresultaten te verwijderen, en eventueel een bewaartermijn aan te maken, drukt u op ‘verwijderen’. De gegevens zijn nu verwijderd en de (eventuele) bewaartermijn is aangemaakt.
Let op! Aangezien zoekopdrachten worden uitgevoerd in de map die op dat moment geselecteerd is en voor een specifiek objecttype, wordt het bewaartermijn ook voor de betreffende map/ objecttype aangemaakt. Objecten die aan de zoekcriteria voldoen maar in een andere map staan, worden dus niet meegenomen in de actie.
Voorbeeld
Stel uw vereniging wil gegevens van oud-leden anonimiseren 1 jaar nadat zij zich hebben afgemeld. Hoe doet u dat? (Let op! Hiervoor dient reeds een veld met afmelddatum te bestaan in Organisatie)
- Ga naar de map waar de oud-leden in staan.
- Druk rechtsboven op Geavanceerd zoeken.
- Ga naar het veld met de afmelddatum en selecteer ‘verschil in jaren’.
- Vul vervolgens in het veld ernaast ‘1’ in en selecteer ‘is gelijk’.
- Druk op ‘nu zoeken’. Alle zoekresultaten die voldoen aan het criterium worden nu weergegeven.
- Selecteer ‘Acties’ in de menubalk en kies ‘Anonimiseren’.
- Stel nu in of u alleen de naam of ook het e-mailadres wilt bewaren en vul achter ‘Naam van de actie’ een beschrijvende naam in, bijvoorbeeld ‘anonimiseren 1 jaar na afmelddatum’.
- Druk op ‘anonimiseren’. Het bewaartermijn is nu aangemaakt. Alle profielen in de map oud-leden worden nu een jaar na afmelddatum geanonimiseerd.