Betaalformulieren

Indien u een actieve iDEAL koppeling heeft, is het mogelijk om een formulier om te zetten naar een betaalformulier. Heeft u nog geen iDEAL koppeling, maar wilt u dit wel? Stuur dan een e-mail naar support@genkgo.nl.

Indien u van het formulier een betaalformulier wilt maken, bijvoorbeeld voor een activiteit, navigeert u in het hoofdgedeelte naar het onderdeel ‘Betaling’.

Om betaling voor het formulier te activeren, vinkt u het hokje achter ‘Activeren’ aan. Er verschijnen nu een aantal nieuwe onderdelen. Deze worden hieronder stap voor stap besproken.

Product

Als u op ‘Product’ drukt, kunt u verschillende eigenschappen van het product invoeren.

• Naam – De naam van het product;
• Bedrag – Het bedrag van het product, exclusief btw;
• Btw percentage – Het btw percentage van het product;
• Aantal – Hier selecteert u het veld uit het formulier dat aangeeft hoeveel producten er besteld moeten worden. Dit dient een selectieveld te zijn met nummers. Indien dit veld leeg gelaten wordt, wordt er standaard één product besteld;
• Transactie- en transportkosten – Vul hier eventuele eenmalige transactie- en transportkosten van het product in.
• Facturatie – Indien u facturen wilt versturen naar aanleiding van een betaling kunt u hier aangeven of u wilt koppelen met de applicatie Financieel (indien van toepassing) of niet. Afhankelijk van de keuze die u hier maakt, worden verschillende onderdelen getoond.

Alleen ‘Naam’ en ‘Bedrag (excl. btw)’ zijn verplicht.

Prijs proportioneel aanpassen

Als u op 'Prijs proportioneel aanpassen' drukt, ziet u de opties om de prijs proportioneel aan te passen. Hierbij is het ten eerste moegelijk om proportioneel aanpassen te activeren. Het proportioneel aanpassen van de prijs is berekend op een bedrag per jaar. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de contributie voor een lidmaatschap, waarbij wordt betaald voor de lidmaatschap van een jaar. De prijs proportioneel aanpassen zorgt er voor dat wanneer u niet aan de start van dat jaar, maar op een later punt dit bedrag betaalt, het bedrag proportioneel wordt aangepast voor de resterende periode van dat jaar. Het is hierbij mogelijk om in te stellen per welke tijdseenheid het bedrag proportioneel aangepast kan worden. Hiervoor is het mogelijk om de 'Eenheid' en 'Per tijdseenheid' in te stellen. Hiermee kan bijvoorbeeld ingesteld worden dat het bedrag per 1 dag proportioneel aangepast kan worden, of per 3 maanden. 

Tot slot is het nodig om het startmoment in te stellen. In het geval van contributie is dit dus het moment vanaf wanneer contributie geind wordt. 

Verwerking in Organisatie

Indien ingevulde gegevens opgeslagen dienen te worden in Organisatie (in te stellen bij ‘Data verwerking’), verschijnt bij Betaling het onderdeel ‘Verwerken in Organisatie’.

Ingevulde gegevens in een formulier zonder betaling worden direct na invullen opgeslagen in Organisatie. Indien betaling is geactiveerd, kan worden aangegeven of dat pas dient te gebeuren na betaling. Vink ‘opslaan na betaling’ aan indien dit het geval is.

Factuur

In het geval dat u bij Facturatie heeft gekozen voor 'Niet gekoppeld met applicatie Financieel', ziet u het onderdeel ‘Factuur’. Hier kunt u de gegevens van uw organisatie invoeren die op de factuur worden geplaatst.

Nummering

Bij 'nummering' kunt u met behulp van placeholders de nummering van de facturen bepalen. Beschikbare placeholders zijn {{book-year}} en {{number}}. Deze zijn verder aan te vullen naar wens. Een voorbeeld kan zijn:

form{{book-year}}.{{number}}

In dat geval begint het factuurnummer met 'form', zodat u weet dat het een factuur uit de formulieren module betreft, gevolgd door het boekjaar en, gescheiden door een punt, een oplopend nummer. U kunt dit natuurlijk naar wens aanpassen.

Factuur klantvelden

Ook ‘Factuur klantvelden’ is zichtbaar wanneer u heeft gekozen om niet te koppelen met Financieel. Hier geeft u voor ieder onderdeel aan welk veld uit het formulier de benodigde informatie bevat. Deze gegevens worden weergegeven op de factuur.

Koppelen Financieel

Indien u bij 'Facturatie' heeft gekozen voor 'Koppelen met applicatie Financieel' is het onderdeel 'Koppelen met applicatie Financieel' zichtbaar. Hier kunt u een (bestaand) factuursjabloon uit de applicatie Financieel selecteren. De factuur wordt dan opgemaakt op basis van dat sjabloon.

Tevens is het mogelijk om het grootboek te selecteren waartegen de facturen voor dit formulier moeten worden ingeboekt.

Betaling deactiveren

Wanneer u het betaalformulier weer om wilt zetten naar een normaal formulier, drukt u nogmaals op het aanvinkvak achter ‘Activeren’, zodat deze uitgevinkt is.