Prospects toevoegen en beheren

Om de prospects van een project te beheren, gaat u naar het betreffende project en klikt u op het tabblad ‘Prospects’.

U ziet nu een scherm met aan de rechterkant een tabel met daarin alle toegevoegde prospects en aan de linkerkant een aantal filteropties. Wanneer u een relaties als prospect toevoegt aan het project, komt deze in het overzicht aan de rechterkant te staan. Door op de relatie te klikken, kunt u de prospect gegevens van de relatie beheren.

U kunt hier ook prospects toevoegen en een een spreadsheet met alle prospects downloaden.

Prospect toevoegen

Om een relatie toe te voegen als prospect, kikt u op de knop ‘Toevoegen’. Typ in het veld ‘Relatie’ de naam van de betreffende relatie. Er verschijnt een lijst met suggesties. Selecteer de bedoelde relatie. Klik vervolgens op ‘toevoegen’.

Prospects exporteren

Met de knop ‘Exporteren’ kunt een bestand downloaden met daarin de informatie van alle prospects van het project. Onder deze informatie valt: de naam van de relatie, de datum waarop tot een overeenstemming is gekomen, de datum waarop een relatie uw organisatie heeft afgewezen, welk bedrag overeen is gekomen en voor welk bedrag er getekend is. U kunt kiezen voor verschillende document soorten:

  • Excel (XLSX)
  • Excel XP (XLS)
  • Libre/Open Office (ODS)
  • CSV

Daarnaast kunt u aangeven of u de gegevens van de relatie uit de Organisatie Applicatie, zoals het adres en de contactgegevens, ook wilt opnemen in dit bestand. Vink het veld ‘Koppelen’ aan indien dit het geval is.

Klik op ‘exporteren’ om het bestand te downloaden.

Prospect overzicht

Aan de rechterkant van het scherm vindt u een overzicht van alle toegevoegde prospects. De tabel weergeeft de status van de relaties, welke prioriteit aan de relatie is gegeven, of er sprake is van een terugbelverzoek en, indien van toepassing, welk bedrag overeengekomen is met de relatie.

Om te zoeken op specifieke prospects kunt u gebruik maken van de filteropties aan de linkerkant van het scherm. Hier kunt u zoeken op de volgende onderdelen:

  • Toegewezen aan – Filter de prospects op toewijzing. Zo kunt u bijvoorbeeld alleen de prospects bekijken die zijn toegewezen aan uzelf, of de prospects die nog aan niemand zijn toegewezen.
  • Terugbelverzoek – Filter de prospects met terugbelverzoek, zonder terugbelverzoek of beide.
  • Prioriteit – Filter de prospects op toegewezen prioriteit. U kunt meerdere opties selecteren.
  • Status: Filter de prospects op status. U kunt meerdere opties selecteren.

Klik vervolgens op ‘bijwerken’ om de gewenste selectie te tonen.

Prospect beheren

Wanneer u in het tabblad ‘Dashboard’ of ‘Prospects’ op een relatie klik, krijgt u een overzicht van deze relatie te zien. Aan de rechterkant van het hoofdgedeelte vindt u de algemene gegevens van de relatie: de contactgegevens, het postadres, bezoekadres en de contactpersonen. U kunt deze gegevens wijzigen door op  te klikken.

Verder kunt u de volgende zaken doen/aanpassen, waarover u hieronder uitleg vindt:

  • Contactmoment toevoegen
  • Terugbelverzoek maken
  • Status en prioriteit wijzigen
  • Werven
  • Afwijzen
  • Toewijzen
  • Verwijderen

Contactmoment toevoegen

Om een nieuw contactmoment toe te voegen klikt u schter ‘Contactmomenten’ op de knop ‘Toevoegen’. U kunt aangeven met welke contactpersoon u contact heeft gehad en van welke contactmethode u gebruik heeft gemaakt. Deze twee velden zijn niet verplicht. Daarnaast kunt u in het tekstveld aangeven wat er besproken is. Vervolgens klikt u op ‘toevoegen’. Op de overzichtspagina van de relatie vindt u alle contactmomenten.

In het overzicht van contactmomenten vindt u ook een oogje. Door hier op te klikken, kunt u aangeven welke contactmomenten u wilt zien. Kiest u voor 'Berichten voor deze prospect' dan worden alleen de berichten van dit project getoond. Kiest u voor berichten van een relatie binnen een bepaalde projectgroep, ziet u alle contactmomenten met de relatie van alle projecten binnen deze projectgroep.

Terugbelverzoek maken

Indien u contact heeft gehad met een relatie en u heeft afgesproken op een later moment terug te bellen, kunt u een terugbelverzoek maken. Hiervoor klikt u op de knop ‘Terugbelverzoek’ in de menubalk. Vink vervolgens 'Terugbellen?' aan. Indien gewenst kunt u bij 'moment' aangeven op welke datum en op welk tijdstip de relatie teruggebeld moet worden. Klik vervolgens op 'bijwerken'. Het terugbelverzoek is nu toegevoegd aan 'Contactmomenten'. Wanneer u terugkeert naar het algemene tabblad ‘Prospects’ (klik op het tabblad ‘Prospects’), ziet u in het overzicht onder het kopje ‘Terugbellen’ bij de betreffende relatie ‘Ja’ staan, of het moment waarop de relatie teruggebeld moet worden.

Om het terugbel verzoek te verwijderen keert u terug naar het overzicht van de relatie. Klik wederom op de knop ‘Terugbelverzoek’ in de menubalk en vink nu 'Terugbellen?' uit. Klik op 'bijwerken'. Het terugbelverzoek is nu verwijderd.

Status en prioriteit wijzigen

Op het moment dat u contact heeft gehad met een relatie wordt de status van de relatie automatisch gewijzigd naar ‘benaderd’. Mogelijk wilt u de relatie een andere status geven. Ook kunt u de relatie een bepaalde prioriteit geven. Om deze zaken te regelen, klikt u op ‘Status wijzigen’ in de menubalk.

  • Achter ‘Status’ kiest u de gewenste status. De mogelijke statussen zijn afhankelijk van de huidige status.
  • Achter ‘Prioriteit’ kunt u kiezen tussen:
    • Lage prioriteit
    • Neutraal
    • Hoge prioriteit

Na het invullen van de gegevens klikt u op ‘bijwerken’. De status en de prioriteit zijn nu gewijzigd. Bovenin het scherm ziet u naast de naam van de relatie de actuele status.

Werven

Bent u tot een overeenkomst gekomen met een relatie en hebben zij een bepaald bedrag toegezegd, dan kunt u dit bedrag gaan acquireren. Hiervoor doorloopt u de volgende stappen:

  1. Klik in de menubalk op ‘Werven’. Hier vult u het betreffende bedrag in en de datum waarop u dit overeengekomen bent. Wanneer u klaar bent, klikt u op ‘werven’ om de gegevens op te slaan.
  2. De status van het van de relatie is nu veranderd in ‘mondeling akkoord’. Deze status kunt u aanpassen door op ‘Status wijzigen’ in de menubalk te klikken. De mogelijke statussen zijn nu veranderd naar ‘contract onderhandeling’ of ‘contract verzonden’.
  3. Indien het contract verstuurd en ondertekend is, kunt u dit doorvoeren in het systeem. De knop ‘werven’ in de menubalk is nu veranderd in ‘Ondertekenen’. Klik hierop om de ondertekening door te voeren. Indien er bij het contract sprake is van een begin- en/of einddatum, kunt u dat hier aangeven. Achter ‘Bedrag’ staat het overeengekomen bedrag al ingevuld. Om het (ondertekende) contract bij te voegen kiest u in het veld ‘Document’ het juiste document. Dit is niet verplicht. Daarnaast is er nog ruimte om opmerkingen toe te voegen en dient u aan te geven op welke datum het contract ondertekend is achter ‘Getekend op’. Vervolgens klikt u op ‘ondertekenen’. De status van het relatie is nu veranderd in ‘contract getekend’.

Acquisitie ongedaan maken

Het kan voorkomen dat u een acquisitie ongedaan wilt maken. Dit kan met de knop ‘Acquisitie ongedaan maken’ in de menubalk. Indien u een acquisitie ongedaan maakt, wordt ook het bijbehorende contract verwijderd. Klik op ‘ongedaan maken’ om te bevestigen.

Afwijzen

Heeft u contact gehad met een relatie, maar geven ze aan momenteel geen interesse te hebben, dan kunt u dit doorvoeren door op ‘Afwijzen’ in de menubalk te klikken. Bij ‘Afgewezen op’ kiest u de datum waarop het relatie uw organisatie heeft afgewezen. Bij ‘Status’ kiest u de reden van afwijzing (later benaderen, geen interesse of afgewezen), wat ook de nieuwe status van de relatie wordt.

Toewijzen

U kunt binnen een project een relatie aan één of meerdere personen toewijzen. Dit zijn personen die in de groep zitten die u rechten heeft gegeven voor dit project. Hier leest u hoe u rechten kunt geven aan een groep. Om een prospect aan iemand toe te wijzen, klikt u op ‘Toewijzen’ in de menubalk. In het veld ‘Toewijzen’ typt u de naam van de betreffende persoon. Er verschijnt een lijst met suggesties. Selecteer de juiste persoon. Klik op ‘bijwerken’ om te bevestigen.

Toewijzing verwijderen

Om een toewijzing te verwijderen, klikt u wederom op ‘Toewijzen’. De toegewezen personen staan nu in het veld ‘Toewijzen’. Klik op het kruisje voor de betreffende naam om de toewijzing te verwijderen. Klik op ‘bijwerken’ om op te slaan.

Verwijderen

Om een relatie te verwijderen als prospect, klikt u in de menubalk op de knop ‘Verwijderen’. Om dit te bevestigen klikt u op ‘verwijderen’.