Abstracts

In het onderdeel ‘Abstracts’ kunt u alle ingediende abstracts vinden. Het overzicht toont het abstract nummer (automatisch toegekend door het systeem), de titel van het abstract, de indiener, de status (in de kolom 'Ingediend'), het type abstract en of het abstract is ingepland bij een activiteit in de Programma module. Klik op ‘Ja’ om de activiteit waarbij het abstract is ingepland te bekijken. U kunt het abstract zelf bekijken en wijzigen door op de titel te klikken. In de laatste kolom kunt u op klikken om het abstract in pdf-formaat te bekijken en op om het abstract te verwijderen.

Abstract toevoegen of wijzigen

Abstracts kunnen worden ingediend via de daarvoor bestemde pagina op de website. In de admin kunt u als beheerder echter ook abstracts toevoegen voor anderen. U kunt dit doen door te klikken op ‘Toevoegen’ in de menubalk. Vervolgens kunt u alle benodigde gegevens invoeren.

U kunt ingediende abstracts wijzigen door te klikken op de titel ervan in het overzicht. U krijgt dan dezelfde opties te zien als wanneer u een nieuw abstract toevoegt.

De benodigde gegevens zijn dezelfde gegevens die ook op de website ingevoerd dienen te worden. In de admin heeft u onder ‘Eigenschappen’ echter enkele extra opties:

Indiener – Selecteer een persoon uit de organisatie als indiener, bijvoorbeeld één van de auteurs. Dit is belangrijk voor de communicatie over acceptatie/afwijzing van het abstract.
Opnemen in beoordelingsproces – Door deze optie aan te vinken, wordt het abstract in het onderdeel ‘Beoordelingen’ geplaatst zodat het beoordeeld kan worden. Wanneer u deze optie niet aanvinkt, kan het abstract niet worden beoordeeld door een beoordelaar, maar kunt u het nog wel accepteren of afwijzen in het onderdeel ‘Acceptatie’.
Besproken bij Activiteit – In dit veld kunt u een activiteit uit de Programma module kiezen waarbij het abstract zal worden besproken. Het abstract zal dan direct bij de activiteit worden ingepland. Het is ook mogelijk om abstracts later in te plannen bij activiteiten.
Auteurs op één regel invoeren – In plaats van meerdere velden in te vullen voor iedere auteur, kunt u ervoor kiezen om alle auteurs op één regel in te voeren. Dit kan handig zijn wanneer u de auteurs in de juiste formulering kopieert en plakt vanuit een ander document.

Wanneer alle gegevens van het abstract zijn ingevuld, klikt u op ‘opslaan’. Het abstract zal nu verschijnen in het overzicht van ingediende abstracs.

Concept

In de kolom 'Ingediend' zal nu nog de status 'concept' staan. Abstracts die door het beheer worden ingevoerd, zijn dus nog niet direct ingediend. Om een abstract in te dienen, klikt u op de titel van het betreffende abstract. Vervolgens ziet u in de menubalk de knop 'Insturen'. Bevestig dit met 'opslaan'. Het abstract wordt nu opgenomen in het beoordelingsproces (als de optie 'opnemen in het beoordelingsproces' ook is aangevinkt) en kan worden geaccepteerd of afgewezen.

Abstracts downloaden (pdf)

Door in de menubalk op ‘Downloaden’ te klikken, kunt u meerdere abstract downloaden naar een pdf bestand. Dit pdf bestand bevat een inhoudsopgave met daarin alle abstracts die erin zijn opgenomen. Ieder abstract begint op een aparte pagina.

Wanneer u op ‘Downloaden’ klikt, kunt u enkele selecties maken.

Als eerste kunt u achter ‘Auteurs weergeven’ kiezen of auteurs weergegeven dienen te worden in het pdf bestand. Wanneer u kiest voor ‘Zoals bij de beoordeling’, dan worden auteurs van abstracts onder een thema waarbij is gekozen voor ‘anonieme beoordeling’ niet weergegeven. Wanneer u kiest voor ‘Altijd weergeven’, zullen alle auteurs worden weergegeven in het bestand.
Wanneer u alleen de abstracts met een bepaalde status wilt downloaden, selecteer dan de gewenste status(sen) achter ‘Status’. Vink alle statussen aan om abstracts van alle statussen te downloaden.
Kies het type abstracts die u wilt downloaden. Het is ook mogelijk om alle types aan te vinken.
Kies achter ‘Thema’ van welke thema’s u abstracts wilt downloaden. Het is ook mogelijk om alle thema’s aan te vinken.

Klik op ‘opslaan’ om de abstracts te downloaden.

Abstracts exporteren (spreadsheet)

Abstract informatie kan ook geëxporteerd worden naar een spreadsheet. Hierbij kunt u de organisatieprofielen van indieners koppelen.

Klik op ‘Exporteren’ in de menubalk. U dient nu enkele keuzes te maken.

Selecteer het type bestand. U kunt kiezen uit CSV, Excel, Excel XP en Libre/Open Office.
Wanneer u alleen de abstracts met een bepaalde status wilt exporteren, selecteer dan de gewenste status(sen) achter ‘Status’. Vink alle statussen aan om abstracts van alle statussen te exporteren.
Kies het type abstracts die u wilt exporteren. Het is ook mogelijk om alle types aan te vinken.
Kies achter ‘Thema’ van welke thema’s u abstracts wilt exporteren. Het is ook mogelijk om alle thema’s aan te vinken.
Wanneer u de de Organisatieprofielen van de indieners wilt meenemen in de export, vink dan de optie ‘Koppelen’ aan. Kies vervolgens welk exportset u wilt gebruiken (exportsets zijn aangemaakt in de Organisatie Applicatie), en of u bovenliggende objecten (bijv. bedrijven) ook wilt koppelen.

Klik op ‘opslaan’ om te exporteren.