Acceptatie

In dit element kunnen abstracts worden geaccepteerd of afgewezen.

Overzicht

In het element ‘Acceptatie’ kan een overzicht van de status van de ingediende abstracts worden bekeken in verschillende tabbladen:

  • Allemaal – Dit tabblad weergeeft een lijst van alle ingediende abstracts. Het overzicht toont de titel van het abstract, de status en de gemiddelde score.
  • Thematisch – In dit tabblad kan per thema worden bekeken welke abstracts nog in behandelingen zijn, zijn geaccepteerd of afgewezen. Wanneer u klikt op het tabblad, verschijnt er een lijst met de ingestelde thema’s. Klik op het thema waarvan u een overzicht wilt bekijken. Het overzicht toont de titel van het abstract, de status en de gemiddelde score.
  • Geaccepteerd – Dit tabblad bevat een overzicht van alle geaccepteerde abstracts. Deze abstracts zullen worden gepresenteerd tijdens het evenement.
  • Afgewezen – Dit tabblad bevat een overzicht van alle afgewezen abstracts. Deze abstracts zullen niet worden gepresenteerd tijdens het evenement.
  • In behandeling – Dit tabblad bevat een overzicht van alle abstracts die nog in behandeling zijn. Voor deze abstracts moet nog worden besloten of ze mogen worden gepresenteerd tijdens het evenement.

Acceptatie en afwijzing van abstracts

Om een abstract te accepteren of af te wijzen, klikt u in de menubalk op ‘Acceptatie’. Kies vervolgens achter ‘Abstract’ één of meerdere abstracts. Selecteer dan achter ‘Acceptatiestatus’ de nieuwe status van de geselecteerde abstracts. U kunt kiezen tussen geaccepteerd en afgewezen.

Klik op ‘opslaan’ om te bevestigen. De abstracts zullen worden verplaatst naar het tabblad met de juiste status.

Exporteren

Met de knop ‘Exporteren’ in de menubalk kunt u een overzicht van de abstracts uit dit element of een deel daarvan exporteren naar een spreadsheet. Vul de volgende velden in:

  • Type – Kies het bestandstype van de export. U kunt kiezen tussen:
    • CSV
    • Excel
    • Excel XP
    • Libre/Open Office
  • Status – Selecteer één of meerdere statussen. Wilt u bijvoorbeeld alleen de abstracts die nog in behandeling zijn, exporteren, selecteer dan alleen de status ‘In behandeling’.
  • Type – Selecteer één of meerdere types abstracts die u wilt exporteren.
  • Thema – Selecteer van welke thema’s u abstracts wilt exporteren.
  • Koppelen – Vink dit veld aan wanneer u de gegevens van de indiener uit de Organisatie wilt koppelen in de export.
  • Exportset – Indien u de optie ‘Koppelen’ hebt aangevinkt, kies dan het exportset wat u hiervoor wilt gebruiken. Exportsets worden ingesteld in de Organisatie Applicatie.
  • Bovenliggend object koppelen – Indien u de optie ‘Koppelen’ hebt aangevinkt, kunt u er ook voor kiezen om eventuele bovenliggende objecten (bijvoorbeeld wanneer de indiener een contactpersoon van een bedrijf is) te koppelen.

Klik op ‘opslaan’. Het bestand zal nu worden geëxporteerd.

Stuur bevestiging naar indieners

Met de knop ‘Stuur bevestiging’ kunt u een bericht sturen naar indieners van afgewezen en geaccepteerde abstracts.

  • Selecteer de taal van de e-mail.
  • Vul het e-mailadres en de naam van de afzender in.
  • Selecteer achter ‘Begunstigde’ of u de indieners van afgewezen of geaccepteerde abstracts wilt berichten.
  • Vul het onderwerp van de e-mail in.
  • U kunt ervoor kiezen om de e-mail naar extra personen te sturen, bijvoorbeeld naar bestuursgenoten. Vul hiervoor het juiste e-mailadres in ‘CC sturen naar’ in. U kunt ook meerdere adressen invullen. Zorg ervoor dat deze door een komma gescheiden zijn.
  • Schrijf de inhoud van de e-mail.

Klik op ‘versturen’ om het bericht te versturen.

Dynamische groep van indieners maken

Met de knop ‘Dynamische groep maken’ kunt u van de indieners van geaccepteerde of afgewezen abstracts een dynamische groep maken. Deze zal worden geplaatst in de Organisatie Applicatie en is nuttig voor bijvoorbeeld het versturen van e-mails via de Communicatie Applicatie.

  • Vul de naam van de dynamische groep in.
  • Achter ‘Selectie’ kiest u of de groep de indieners van geaccepteerde of afgewezen abstracts dient te bevatten.
  • Kies de locatie van de dynamische groep in de Organisatieboom. Klik op het plusje voor het hoofdelement om de boom uit te klappen.

Klik op ‘opslaan’ om te bevestigen. De dynamische groep wordt direct aangemaakt en is terug te vinden in de gekozen locatie in de Organisatie Applicatie.