Deelnemers

Wanneer u in de boom van een evenement navigeert naar ‘Inschrijvingen’ komt u direct terecht bij ‘Deelnemers’. Hier vindt u een overzicht van alle deelnemers van het betreffende evenement. In het overzicht worden de naam en het aantal tickets weergegeven. Onderaan vindt u het totaal aantal tickets.

Bovenin het scherm staan verschillende opties: Toevoegen, Exporteren, Dynamische groep maken, Verstuur mailing en Maak badges. In dit artikel wordt per functie uitgelegd wat u hiermee kunt doen.

Door op de naam van een deelnemer te klikken, komt u terecht op een pagina met informatie over de deelnemer. Lees meer over de informatie per deelnemer hier.

Toevoegen

U kunt handmatig inschrijvingen toevoegen voor het evenement. Dit doet u door op ‘Toevoegen’ te klikken. Doorloop onderstaande stappen. Bij het gebruik van extra functionaliteit is het mogelijk dat er meerdere stappen aan het proces zijn toegevoegd.

  • Winkelwagen. Typ in het veld ‘Deelnemer’ de naam van de persoon die u wilt toevoegen. Er verschijnt een lijst met suggesties. Selecteer de juiste persoon. Kies de gewenste taal. Onder ‘Winkelwagen’ vindt u een tabel met daarin alle mogelijke ticketopties. Hier kunt u aangeven hoeveel tickets deze deelnemer wil bestellen voor iedere ticketoptie. Als u alles heeft ingevuld, klikt u op ‘volgende stap’.
  • Prijs. In deze stap kan de prijs van het gekozen product worden ingevuld. Automatisch staat hier de prijs en het btw percentage die voor deze persoon geldt, op basis van groep en reserveringsperiode. Dat kan ook aangepast worden.
    Het is hier ook mogelijk om een nieuwe bestelregel toe te voegen, bijvoorbeeld om een extra product toe te voegen. Hiervoor klikt u op ‘Nieuwe bestelregel’. Vul vervolgens achter ‘Regel’ de naam van het prodcut in, achter ‘Aantal’ het aantal producten dat wordt besteld, de prijs per product bij ‘Bedrag’ en het geldende btw percentage. Klik vervolgens op ‘toevoegen’. Het toegevoegde product wordt nu ook in de overzichtstabel weergegeven. Wanneer alles correct ingevuld is, klikt u op ‘volgende stap’.
  • Formulier. Indien er bij het configureren van het evenement een formulier is gekoppeld aan de gekozen ticketoptie(s), dient deze te worden ingevuld in deze stap. De velden met een sterretje (*) zijn verplicht. Klik op ‘volgende stap’.
  • Bevestiging. Hier vindt u een overzicht van de gekozen ticketopties en bijbehorende bedragen. Onder 'Betaling' geeft u achter 'Methode' aan welke betaalmethode geldt voor deze inschrijving. Dit kan bijvoorbeeld zijn 'Markeer als betaald' of 'Overboeking via factuur'. Onder ‘Aflevering’ kunt u aangeven of, en zo ja welke e-mail de deelnemer moet ontvangen. U kunt hier kiezen uit e-mails die u reeds heeft aangemaakt tijdens configuratie van het evenement. Indien alles naar wens is ingevuld, klikt u op ‘afronden’. De inschrijving is nu verwerkt.

Exporteren

Het is mogelijk om de gegevens van alle deelnemers van het evenement in één keer te exporteren via de knop ‘Exporteren’. Bij ‘Type’ kunt u aangeven als wat voor soort document u de informatie wilt exporteren. Hierbij heeft u keuze uit:

  • Excel (XLSX)
  • Excel XP (XLS)
  • Libre/Open Office (ODS)
  • CSV

Onder 'Toevoegen aan export' geeft u aan of u tickets en formulierantwoorden wilt toevoegen aan de export.

Daarnaast kunt u aangeven of u gegevens uit de Organisatie applicatie ook op wilt nemen in de export. Vink het vakje ‘Koppelen’ aan indien dit het geval is en selecteer de exportset met de benodigde informatie. Als het gaat om contactpersonen van bedrijven kunt u er ook voor kiezen om het bestand te koppelen aan een bovenliggend element (het bedrijf).

Klik op ‘exporteren’ om het bestand te downloaden.

Een dynamische groep maken

U kunt van alle deelnemers een dynamische groep in de Organisatie Applicatie maken. Klik hiervoor op ‘Dynamische groep maken’ in de menubalk. Vul eerst de naam van de groep in. Onder ‘Opnemen in groep’ staan alle ticketopties met daarachter een uitklapveld. Daaronder staat het aanvinkvak ‘Afmeldingen opnemen’.
Standaard staat er achter alle ticketopties ‘Alle deelnemers’ geselecteerd. Het veld ‘Afmeldingen opnemen’ is niet aangevinkt. Met deze standaard instellingen worden alle deelnemers van alle ticketopties in de dynamische groep opgenomen, ongeacht hun aanwezigheid.

Uiteraard kunnen deze instellingen worden gewijzigd. Achter de ticketopties kan worden gekozen uit de volgende opties in de uitklapmenu’s:

  • Niemand – Geen van de personen die een ticket heeft voor deze ticketoptie worden opgenomen in de dynamische groep;
  • Alle deelnemers – Alle personen die een geldige ticket hebben voor deze ticketoptie worden opgenomen in de dynamische groep;
  • Alleen aanwezigen – Alleen de personen waarvan hun ticket is gescand bij binnenkomst worden opgenomen in de dynamische groep;
  • Alleen no-shows – Alleen de personen die een geldige ticket hebben maar waarvan hun ticket niet is gescand worden opgenomen in de dynamische groep.

Door ‘Afmeldingen opnemen’ te selecteren worden de afmeldingen in de dynamische groep opgenomen. Onder ‘Locatie in Organisatie’ kiest u de locatie in de Organisatie Applicatie waar de dynamische groep moet komen te staan. Door op het plusje voor de naam van uw vereniging te klikken, klapt de Organisatieboom uit.

Klik op ‘opslaan’ om te bevestigen. De dynamische groep is nu aangemaakt.

Mailing

U kunt een mailing sturen naar alle deelnemers van het gehele evenement. Hiervoor klikt u op ‘Verstuur mailing’.

Vul onder 'Eigenschappen' de taal van de e-mail, het adres van de verzender, de naam van de verzender en het onderwerp van de e-mail in. In het veld 'CC sturen naar' kunt u additionele e-mailadressen invullen waar de e-mail naartoe moet worden verzonden. Onder ‘Bijlagen’ kunt u ervoor kiezen om tickets en/of facturen bij de e-mail te voegen. Onder 'Inhoud' kunt u in de tekstverwerker de tekst van de e-mail invoeren.

Indien alles naar wens ingevuld is, klikt u op ‘versturen’.

Deelnemers badges

Met deze knop kunt u badges aanmaken voor de deelnemers van het evenement. Hiervoor dient een badge sjabloon aanwezig te zijn. U kunt een badge sjabloon aanvragen via support@genkgo.nl. Kosten voor het maken van het sjabloon zullen in rekening worden gebracht.