Als u alle instellingen voor het evenement geconfigureerd heeft, kunt u de e-mail instellen die verzonden wordt naar de deelnemers. U kunt zowel bevestigingsmails als creditering e-mails instellen.
Bevestigingsmail
De bevestigingsmail wordt verzonden na betaling van een ticket. Om een nieuwe e-mail aan te maken, drukt u op ‘Aanmaken’. Er verschijnt nu een nieuw scherm. Bij ‘Methodes’ vinkt u de betaalmethode aan waarvoor u een bevestigings-e-mail wilt instellen.
Onder ‘Afzender e-mail’ vult u het gewenste e-mailadres in. Onder ‘Afzender naam’ vult u de gewenste naam in, bijvoorbeeld die van uw organisatie. Bij ‘Onderwerp’ geeft u het onderwerp van de e-mail op.
Bij ‘Bijlages’ kunt u kiezen tussen drie opties. U kunt hier één of meerdere opties aanvinken. Deze opties zijn niet verplicht.
- Verstuur ticket(s): De tickets worden meegestuurd met de bevestigingsmail
- Verstuur factuur (indien van toepassing): De factuur wordt meegestuurd met de bevestigingsmail
- Verstuur bcc naar afzender: De bevestigingsmail wordt ook verzonden naar de opgegeven afzender
- Verstuur kalenderbestand (ICS): Hiermee wordt een kalenderbestand bij de e-mail gevoegd waarmee deelnemers het evenement direct aan hun eigen kalender kunnen toevoegen.
Vervolgens vult u bij ‘Tekst’ de gewenste tekst in van de e-mail.
Helemaal onderaan vindt u het onderdeel 'Uitschakelen'. Wanneer een bevestigingse-mail eenmaal is gebruikt bij een bestelling, kan deze niet meer worden verwijderd. Wel kan deze worden uitgeschakeld. Dat betekent dat de e-mail vanaf het gekozen moment niet meer wordt verzonden bij bestellingen. Deze mogelijkheid kan ook nuttig zijn in het geval dat er geen bevestigingse-mail verzonden hoeft te worden bij reguliere bestellingen, maar wel wanneer u handmatig deelnemers toevoegt, bijvoorbeeld wanneer er gebruik wordt gemaakt van een reservelijst. U kunt de e-mail dan direct uitschakelen.
Voor het uitschakelen van een e-mail gaat u in het veld achter 'Uitschakelen op' staan en selecteert u de juiste datum en tijd.
Wanneer u alles naar wens heeft ingevuld, drukt u op ‘opslaan’ om te bevestigen.
Bevestigingsmail wijzigingen of verwijderen
Op de overzichtspagina van het tabblad ‘Bevestiging’ vindt u alle aangemaakte e-mails. Hier ziet u meteen een overzicht van de opties die gekozen zijn onder ‘Bijlage’.
Om een bevestigingsmail te wijzigen, drukt u op de gewenste e-mail onder ‘Bestelling’. Nadat u uw wijzigingen heeft doorgevoerd, drukt u op ‘opslaan’ om te bevestigen.
Om een bevestigingsmail te verwijderen, drukt u op het icoontje van het rode bolletje met het witte streepje. Druk op ‘verwijderen’ om te bevestigen, of op ‘Terug’ om te annuleren. Let op! Een bevestigingsmail kan alleen worden verwijderd wanneer deze nog niet is verstuurd. Zodra er bestellingen zijn gedaan waarbij de e-mail is verzonden, kan deze niet meer worden verwijderd. Wel kan de e-mail worden uitgeschakeld.
Creditering e-mail
Als er sprake is van een credit factuur, vul hier dan de gegevens in voor het versturen van een credit factuur. Deze wordt apart van de bevestiging e-mail verstuurd.
Bij ‘Afzender e-mail’ vult u het e-mail adres van uw organisatie in dat de ontvanger te zien krijgt als afzender. Bij ‘Afzender naam’ vult u de gewenste naam in. Vervolgens vult u bij ‘Onderwerp’ het onderwerp van de e-mail in. Indien u wilt dat de afzender van deze e-mail een (blinde) kopie van het bericht ontvangt, vinkt u het vakje achter ‘Verstuur bcc naar afzender’ aan. Onder ‘Tekst’ vult u de gewenste tekst van de e-mail in. Wanneer u alles ingevuld heeft, drukt u op ‘opslaan’ om te bevestigen.