2. Formulier op de website

De tweede stap in het beschikbaar maken van evenementtickets voor exterene personen is het aanmaken van een formulier op de website. Het doel van dit formulier is dat de externen op de juiste plek in de Organisatie geregistreerd staan en dat de benodigde informatie in hun profielen staat.

Dit artikel geeft niet alle gedetailleerde informatie over het aanmaken van een formulier. Voor meer informatie over formulieren kunt u hier terecht.

Om het formulier aan te maken gaat u eerst naar de Website Applicatie en kiest u de website waarop het formulier moet komen te staan. Vervolgens gaat u naar ‘formulieren’ en klikt u op ‘Subpagina aanmaken’ in de menubalk. Er verschijnt een scherm waarop verschillende velden moeten worden ingevuld. Let bij het invullen op de volgende dingen:

• Zorg dat ‘Menu’ niet aangevinkt staat;

• Zorg dat het formulier beschikbaar is tijdens alle reserveringsperiodes van het evenement.

Na het aanmaken van de pagina verschijnt er een scherm waarop u het formulier kunt gaan configureren. Links in het menu staan zes onderdelen.

Data verwerking

Begin bij het onderdeel ‘Data verwerking’. Data verwerking zorgt ervoor dat de gegevens van de gebruiker terecht komen in de Organisatie Applicatie.

Onder ‘Opslaan in Organisatie’ vinkt u ‘Activeren’ aan. Vervolgens kiest u welk type object de externe personen zijn. Het veld ‘Gebruikersnaam genereren’ kan pas worden ingevuld wanneer er organisatievelden aan het formulier zijn toegevoegd. Hier gaat u later naar terug. Kies de Organisatie map waarin de exterenen worden opgeslagen. Onder ‘Inloggen’ vinkt u de optie ‘Gebruiker direct inloggen’ aan, om ervoor te zorgen dat een gebruiker die het formulier heeft ingevuld, direct ingelogd is en ook direct een ticket kan gaan bestellen.

Klik op ‘Opslaan’. U ziet een melding dat er nog geen organisatievelden zijn toegevoegd aan het formulier. Dit is de volgende stap.

De inhoud van het formulier

Navigeer links in het menu naar het onderdeel ‘Inhoud’. U kunt allereerst een introductie toevoegen. Deze tekst zal bovenaan het formulier verschijnen.

Daarna moeten er velden worden toegevoegd. Klik daarvoor op ‘Nieuwe verzameling’ in de menubalk. Geef de verzameling een naam en voeg eventueel een beschrijving toe. Na het aanmaken van de verzameling verschijnt deze in het overzicht. Klik op de naam ervan. U komt nu op een nieuw scherm. Klik in de menubalk op ‘Nieuw veld’. Geeft het veld een titel. Kies vervolgens achter ‘Type’ voor ‘Organisatieveld’. Kies onder ‘Organisatieveld’ het organisatieveld waaraan u het formulierveld wilt koppelen. Sla het veld op. Herhaal dit totdat alle gewenste velden zijn toegevoegd.

De volgende velden moeten minimaal aan het formulier worden toegevoegd:

• Naam

• Achternaam

• Of Weergavenaam (i.p.v. Voornaam en Achternaam)

Deze velden moeten ook verplicht in te vullen zijn. Alleen organisatievelden komen in de Organisatie te staan.

Daarnaast is het ook zeer wenselijk dat het e-mail adres bekend is en in het organsatieprofiel terecht komt. Dit is nodig voor een evt. bevestigingse-mail, het aanmaken van een gebruikersnaam, het toesturen van een evt. factuur bij het bestellen van tickets en de communicatie wat betreft het evenement zelf.

Nadat alle verplichte en gewenste velden zijn toegevoegd, vult u de afhandeling in. Klik op ‘Stel een titel in’ en vul een titel en een tekst in. Wij raden aan om in de tekst een link te verwerken naar het evenement. Gebruikers worden na het invullen van het formulier namelijk niet teruggestuurd naar het evenement. Door middel van een link kunt u hen helpen om snel weer op de pagina van het evenement te komen.

Afwerking

Navigeer terug naar ‘Data verwerking’. Onder ‘Opslaan als’ selecteert u achter ‘Gebruikersnaam genereren’ het organisatieveld die u wilt gebruiken als gebruikersnaam. Klik vervolgens op ‘opslaan’.

U kunt nog een bevestigingse-mail opstellen voor gebruikers die het formulier hebben ingevuld. Hier leest u meer over het opstellen van een bevestigingse-mail.

Het onderdeel ‘Betaling’ vult u niet in. Betaling voor een evenement gaat via het evenement zelf, na het bestellen van een ticket.

Het formulier is nu compleet.

Het formulier beschikbaar maken

Uiteraard is het noodzakelijk dat gebruikers dit formulier ook kunnen vinden op de website. Het is te verwachten dat een extern persoon die beoogt om een ticket te reserveren de website zal opzoeken en direct naar het evenement zal navigeren. Wanneer hij/zij in de omgeving van het evenement klikt op de knop ‘ticket kopen’, zal de 401 pagina, het inlogscherm verschijnen. Deze pagina is ook te vinden in de Websiteboom.

Op deze pagina moet een verwijzing worden geplaatst naar het registratieformulier. Navigeer naar deze pagina in de Website Applicatie. De pagina bestaat uit twee modules: tekst en login. De verwijzing moet in de tekstmodule worden geplaatst. Klik op de tekstmodule en type uw tekst. Een voorbeeld is:

“Heeft u geen inloggegevens en wilt u zich aanmelden voor een evenement? Registreert u zich dan eerst als extern persoon bij de vereniging via dit (voeg link naar formulier in) formulier. Na het registreren kunt u een ticket reserveren.”

Het is belangrijk om expliciet te vermelden dat er geen tickets worden gereserveerd bij het invullen van het registratieformulier. Dit kan ook in de afhandeling van het formulier zelf.

Sla de tekst op. Deze tekst zal op de website verschijnen boven het login gedeelte op de 401 pagina.