Administraties en boekjaren beheren

De Financiële Applicatie is onderverdeeld in administraties. De meeste verenigingen hebben maar één administratie nodig. Wanneer u toch meerdere administraties hebt, heeft elke administratie haar eigen omgeving met een eigen Financiële boom.

Een administratie wordt onderverdeeld in boekjaren. Boekjaren komen overeen met jaartallen. Voor elk nieuw jaar moet er dus een nieuw boekjaar worden aangemaakt. Wanneer u meerdere administraties hebt, moet in elke administratie een nieuw boekjaar worden aangemaakt. U kunt de informatie uit vorige boekjaren altijd opvragen.

Standaard heeft Genkgo al een administratie voor u aangemaakt. Wanneer u de Financiële Applicatie opent, krijgt u een overzicht te zien waarin u op uw administratie kunt klikken om deze te openen.

Administratie aanmaken

In het overzicht van administraties heeft u ook de mogelijkheid tot het aanmaken van een extra administratie met de knop ‘Administratie toevoegen’. Wanneer u op deze knop klikt, hoeft u enkel de naam van de administratie in te vullen. Klik op ‘opslaan’ om te bevestigen. U ziet uw nieuwe administratie in het overzicht verschijnen. Klik erop om de te openen.

Let op! Per administratie dient u aparte instellingen te maken.

Boekjaar aanmaken

Ieder nieuw jaar moet er een nieuw boekjaar worden aangemaakt. U kunt het huidige boekjaar zien aan het bovenste onderdeel in de Financiële boom. Hier staat de naam van uw administratie en tussen haakjes het boekjaar, bijvoorbeeld ‘Verenigingenweb (2020)’.

Klik op ‘Boekjaar toevoegen’ in de menubalk. Vul het juiste jaartal in. Kies vervolgens of het gaat om een boekjaar voor verenigingsaccounting of voor bedrijfsaccounting. Klik op ‘opslaan’ om te bevestigen. U komt direct terecht in het overzicht van het zojuist aangemaakte boekjaar.

Bekijk andere boekjaren

U kunt de informatie van vorige boekjaren altijd nog opvragen. Ga daarvoor met uw muis op de knop ‘Boekjaren’ in de menubalk staan. In een uitklapmenu ziet u alle vorige boekjaren. Selecteer het boekjaar dat u wilt bekijken. U komt direct terecht in het overzicht van dit boekjaar.

Elders kunt u de administratie en het boekjaar verder instellen.

Boekjaar verwijderen

Indien er geen facturen en/of transacties aan het boekjaar zijn gekoppeld, kan het boekjaar nog worden verwijderd. Klik op ‘Boekjaar verwijderen’ in de menubalk. Bevestig door op ‘verwijderen’ te klikken.