Handmatig verwerken zonder boekhouding – automatische incasso

Incasso’s zullen niet altijd in één keer succesvol verlopen. Het kan voorkomen dat een relatie geen geld op de rekening had, een MOI heeft gemeld of een stornering heeft gedaan. Uw bank zal hier inzicht in geven in de internetbankieren omgeving. Het handmatig verwerken van incasso’s houdt in dat u aangeeft van welke facturen in een batch de betaling niet is gelukt. Vervolgens kunt u de rest van de batch als betaald markeren.

Let op! Wij raden aan om betalingen altijd automatisch te verwerken door middel van een bankbestand. Deze kunt u downloaden bij uw bank in de internetbankieren omgeving. Wij raden aan om handmatige verwerking enkel te doen in het geval van een zeer gering aantal facturen.

Zoek de batch op waarin de facturen staan die u gaat verwerken. U ziet de lijst met posten die hoort bij deze batch.

Posten aanmerken als teruggestort

Als eerste gaat u aangeven welke posten niet zijn betaald. Er zijn twee mogelijkheden waardoor een incasso niet is gelukt en dus is teruggestort: de incasso was afgekeurd, of het bedrag is gestorneerd. Klik aan de rechterzijde van een niet-betaalde post op . Wanneer u hierop klikt, krijgt u een nieuw scherm te zien met een aantal opties. Als eerste kunt u de reden van terugstorting aangeven. U kunt kiezen tussen ‘gestorneerd’ en ‘afgekeurd’. Wanneer u het gefactureerde bedrag opnieuw wilt proberen te innen, kunt u een nieuwe transactiedatum kiezen. Er wordt dan direct een nieuwe openstaande post aangemaakt voor de factuur. Deze kan worden opgenomen in een volgende batch.

Betaald markeren

Nadat alle terugstortingen zijn aangegeven, kunt u de rest van de batch markeren als betaald. Dit doet u met de knop ‘Betaald markeren’ in de menubalk. Zorg ervoor dat de optie ‘Terugstortingen niet als betaald markeren’ aangevinkt staat. Klik vervolgens op ‘opslaan’.

Alle posten die niet zijn gestorneerd of afgekeurd hebben nu de status ‘betaald’. De facturen die bij deze posten horen, zijn onder ‘Facturatie’ in de Financiële boom verplaatst naar het onderdeel ‘Betaald’.