Geautomatiseerd boekhouden met digitale betalingen

Heeft uw vereniging de boekhoud module geactiveerd in de applicatie Financieel? Met deze module kunnen financiële transacties in andere applicaties automatisch worden ingeboekt.

Veel verenigingen ervaren het probleem dat alle betalingen die op hun site worden gedaan, op een hoop binnenkomen en dan handmatig moeten worden ingeboekt. Met de applicatie Financieel en de boekhoud module is het mogelijk om betalingen die via de applicaties Evenementen, Website en Webshop worden gedaan automatisch te laten inboeken naar een ingesteld grootboek.

Aanmaken grootboek

De eerste stap hierin is het aanmaken van de grootboeken die aansluiten op de bestellingen die worden gedaan in uw vereniging. Hierdoor kunt u eenvoudig het overzicht bewaren. Denk hierbij aan ‘Contributie’, ‘Betalingen evenementen’ of ‘Bestellingen webshop’.

Een grootboek kan worden toegevoegd in de applicatie Financieel, wanneer u uw administratie selecteerd en dan gaat naar ‘Instellingen’ > ‘Grootboeken’ > ‘Toevoegen’.

In het scherm wat u nu te zien krijgt, kunt u de eigenschappen van het grootboek instellen.

• Code: Geef het grootboek hier een code. Grootboeken kunnen hiermee gecategoriseerd worden door ze te laten beginnen met dezelfde getallen.
• Naam: Geef het grootboek hier een naam.
• Categorie: Groepeer grootboeken door deze te koppelen aan een categorie. Deze categorieën kunnen in het tabblad categorieën worden aangemaakt. Het groeperen van grootboeken zorgt er voordat deze grootboeken worden samengevoegd, bijvoorbeeld op het exploitatieoverzicht.
• Type: Kies hier of het grootboek gekoppeld moet worden aan de balans of aan het exploitatieoverzicht.
• Positie: Bepaal hier de positie van het grootboek: debet, credit of saldo afhankelijk.
• Actief: Bepaal hier of het grootboek actief of inactief is.
• Verbergen in overzichten bij saldo 0: Bepaal hier of het grootboek moet worden verborgen wanneer er geen saldo op staat.
• Activeer markeringen: Voeg een markering toe aan het grootboek zodat deze te onderscheiden is in het systeem.

Koppeling tussen applicaties en grootboek

De tweede stap hierin is dat in de applicaties Evenementen, Website en Webshop het betreffende grootboek kan worden geselecteerd, waardoor betalingen die hier worden verricht automatisch worden ingeboekt.

• In de Evenementen Applicatie is het mogelijk om per evenement onder ‘Configuratie’ > ‘Facturatie’ het grootboek te selecteren waartegen de facturen voor dit evenement moeten worden ingeboekt.
• In de Website Applicatie is het mogelijk om de betalingen in formulieren te koppelen aan een grootboek. Dit kan worden gedaan onder ‘Betaling’ > ‘Koppelen met applicatie Financieel’ wanneer dit laatste is geactiveerd.
• In de Webshop Applicatie kan wanneer een product wordt toegevoegd aan de winkel onder ‘Financieel’ worden bepaald tegen welk grootboek de facturen voor dit product moeten worden ingeboekt.

Voorbeelden

In de komende twee voorbeelden wordt 25 euro betaald voor een evenement. Hierbij kon betaald worden via Mollie en via factuur. Deze voorbeelden tonen welk verschil een PSP als Mollie maakt in het automatisch inboeken van facturen.

Betaling via factuur

Bij betaling wordt de optie ‘Betalen via factuur’ geselecteerd. De 25 euro wordt betaald, waardoor de bestelling 1 journaalpost heeft. Namelijk:

Hierdoor blijft de factuur als debiteur openstaan. Deze post kan worden afgeletterd door de banktransacties in te lezen.

Betaling via Mollie

Bij betaling wordt de optie ‘Betaling via Mollie’ geselcteerd. De 25 euro wordt direct digitaal betaald, waardoor de bestelling 2 journaalposten heeft. Namelijk:

Automatisch wordt dus een boeking gemaakt van de afrekening via Mollie. Wanneer Mollie dan een bedrag over maakt aan de rekening van uw vereniging, herkent het systeem bij het inlezen van de banktransacties welke betalingen Mollie overmaakt en welke facturen daarbij horen. Op deze manier worden digitale betalingen volledig automatisch ingeboekt.