1. Eigenschappen

Eigenschappen

  • Onderwerp – Vul het onderwerp van de groepsfactuur in, bijv. ‘Contributie 2020’.
  • Verzenden per e-mail – Vink deze optie aan als u de facturen wilt verzenden per e-mail. Mocht u de facturen per post willen verzenden, dan kan u daarvoor een EA5 of C5 envelop gebruiken.
  • Factuur sjabloon – Kies een factuur sjabloon. Factuur sjablonen kunnen worden aangemaakt in Instellingen – Factuur Sjablonen. Belangrijke instellingen van een factuur sjabloon zijn de aanhef, taal en standaard e-mail teksten.

Betaling

  • Betaling – Hier stelt u in op welke wijze de relaties moeten gaan betalen. Deze keuze wordt expliciet op de factuur vermeld. Betalen kan op twee manieren:
    • Overboeking. De relaties worden gevraagd het bedrag over te maken op het rekeningnummer van de organisatie, en dit binnen een door de organisatie gestelde termijn.
    • Automatisch incasso. Hierbij wordt het geld automatisch afgeschreven van de bankrekeningen van de relaties. Heeft een relatie geen toestemming gegeven voor automatische incasso of zijn de gegevens daarvoor niet compleet in een relatieprofiel, dan wordt er alsnog een factuur aangemaakt voor die relatie. Hierop zal echter het betalingsverzoek automatisch zijn omgezet in een overboeking.
  • Termijn (dagen) – Stel het betalingstermijn in. Dit is het aantal dagen dat de relaties hebben om het gefactureerde bedrag over te boeken. Dit is relevant voor betalingen per overboeking.
  • Rekening – Kies de rekening waarop de gefactureerde bedragen moeten komen te staan. Rekeningen worden toegevoegd in Instellingen – Bankrekeningen.

Incasso

Indien u heeft gekozen voor betaling per automatisch incasso, dan verschijnt het onderdeel ‘Incasso’.

  • Benodigd contract – Het uitvoeren van een automatische incasso moet gebeuren op basis van een incassocontact. In dit veld kiest u uit de contracten die zijn ingevoerd onder Instellingen – Incassocontracten.
  • Incassodatum – Optioneel: vul een eerste minimale datum in waarop de incasso zal worden uitgevoerd. Op basis van de SEPA-richtlijn zijn er verplichtingen voor eerste en opvolgende incasso's waardoor de incassodatum later kan uitvallen. Deze functie is dus met name praktisch als u de datum verder in de toekomst wilt dan de minimale periode op basis van de richtlijnen.
  • Betalen in termijnen – Vink deze optie aan wanneer u de begunstigden wilt laten betalen in termijnen in plaats van in één keer.

Betalen in termijnen

Wanneer u de optie ‘Betalen in termijnen’ hebt aangevinkt, kun u hier verdere instellingen voor de betaaltermijnen maken. De termijnen worden verdeeld tussen de eerste incasso datum en de onderstaande laatste betaaldatum.

  • Aantal termijnen – Geef aan in hoeveel termijnen er aan het gefactureerde bedrag moet zijn voldaan.
  • Laatste betaaldatum – Vul in op welke datum het volledige gefactureerde bedrag uiterlijk moet zijn betaald.

E-mail

Indien u onder ‘Eigenschappen’ hebt aangegeven dat de facturen per e-mail worden verzonden, verschijnt het onderdeel ‘E-mail’. De velden zijn al ingevuld op basis van gegevens die u eerder heeft ingevuld. U kunt alle velden nog wijzigen.

  • Aanhef – De aanspreekvorm hooft bij het gekozen factuursjabloon. U kunt hier de aanspreekvorm wijzigen.
  • Onderwerp – Het onderwerp van de e-mail is hetzelfde als het onderwerp van de groepsfactuur. U kunt het onderwerp van de e-mail hier wijzigen. Dit heeft geen invloed op het onderwerp van de groepsfactuur.
  • Tekst – Hier vind u de e-mailtekst die bij het factuur sjabloon hoort. U kunt deze hier wijzingen. Let erop dat u geen aanhef in dit tekstvak plaatst.
  • Verzenddatum – Dit is de verzenddatum van de groepsfactuur. Wanneer u de groepsfactuur verstuurt (stap 5: Verwerken) vóór de ingestelde verzenddatum, zal deze in de outbox blijven staan tot op de ingestelde verzenddatum. Dan pas zullen de facturen worden verzonden.

Klik op ‘Opslaan’. U gaat door naar stap 2: Begunstigden.

De factuur wordt nu ook opgeslagen als concept en kan worden teruggevonden in het onderdeel ‘Concepten’. U kunt ook op een later moment verder met het instellen van de groepsfactuur door deze te bewerken vanuit concepten. De facturen zullen niet worden verzonden voordat u in stap 5: verwerken op ‘verzenden’ heeft geklikt, ook al is de ingestelde verzenddatum verstreken.

Boekhoud module

Indien u gebruik maakt van de boekhoud module, dan kunt u ook op welke rekening de factuur moet worden geboekt. Dit is standaard voor ingevuld met het systeemgrootboek Debiteuren. We adviseren dit niet aan te passen.