3. Factuur

In deze stap maakt u de inhoud van de factuur. De inhoud bestaat uit factuurregels. In een factuurregel staat aangegeven waarvoor wordt betaald en hoeveel betaald dient te worden. Onderaan de factuur wordt het totaalbedrag weergegeven. Dit wordt automatisch berekend.

U kunt twee soorten factuurregels aanmaken: statische en dynamische factuurregels. Een statische factuurregel geldt voor alle begunstigden zonder uitzondering. Een dynamische factuurregel geldt alleen voor bepaalde groepen begunstigden.

U kunt zowel statische als dynamische factuurregels gebruiken. Via de statische factuurregel wordt een standaard tarief ingesteld terwijl via de dynamische factuurregel opslagen en kortingen kunnen worden ingesteld.

Statische factuurregel

Klik op ‘Nieuwe factuurregel’ in de menubalk. U ziet nu een nieuw scherm met een aantal velden.

  • Regel – Vul een beschrijving in van het product, bijv. ‘Contributie 2020’.

  • Aantal – Vul in hoeveel keer het bedrag van de factuurregel gerekend dient te worden.

  • Bedrag – Geef aan hoeveel er betaald dient te worden voor het product.

  • BTW – Als de vereniging btw-plichtig is, bepaal hier dan het tarief. Kies achter ‘Type’ voor ‘Percentage’ en vul het percentage in achter ‘BTW’. Is de vereniging niet btw-plichtig, kies dan achter ‘Type’ voor ‘Vrijgesteld’.

Klik op ‘opslaan’. De factuurregel verschijnt nu in het overzicht.

Statische factuurregel bewerken

Om een statische factuurregel te bewerken, klikt u in het overzicht op  aan de rechterzijde van de betreffende factuurregel. U krijgt de velden te zien die u hebt ingevuld bij het aanmaken van de factuurregel. Maak de wijzigingen en klik op ‘opslaan’.

Statische factuurregel verwijderen

Om een statische factuurregel te verwijderen, klikt u in het overzicht op  aan de rechterzijde van de betreffende factuurregel. Bevestig met ‘ja, verwijderen’ of annuleer met ‘Terug’.

Dynamische factuurregel

Dynamische factuurregels maken het mogelijk om een groepsfactuur te finetunen. Door middel van dynamische factuurregels kunt u bepaalde groepen korting of opslag geven over het gefactureerde bedrag. Wanneer u bijvoorbeeld contributie wilt innen, en de ereleden korting wilt geven, dan kunt u dit doen met een dynamische factuurregel.

Er zijn drie soorten dynamische factuurregels:

  • Tarief op basis van groep
  • Tarief op basis van veld
  • Importeer bestellingen

Tarief op basis van groep

Met dit type dynamische factuurregel kunt u groepen, dynamische groepen en commissies uit de Organisatie Applicatie korting of opslag over het gefactureerde bedrag geven.

  1. Zorg ervoor dat de juiste groepen zijn aangemaakt in de Organisatie Applicatie. Lees hier meer over groepen.
  2. Ga terug naar stap 3: ‘Factuur’ van de groepsfactuur. Klik op ‘Tarief op basis van groep’ in de menubalk.
  3. Vul de velden in:
    • Groep – Type hier de naam van de groep waarvoor u een dynamische factuurregel wilt maken. Er verschijnen suggesties naar aanleiding van wat er getyped wordt. Klik op de juiste groep.
    • Regel – The beschrijving van de dynamische factuurregel, bijv. ‘Korting ereleden’ of ‘Premium toeslag’. Dit is de factuurregel die op de factuur dient komen te staan.
    • Opslag – Betreft uw factuurregel een bedrag aan opslag? Vul dan hier het bedrag in.
    • Opslag % – Betreft uw factuurregel een percentage aan opslag? Vul dan hier het percentage in.
    • Korting – Betreft uw factuurregel een bedrag aan korting? Vul dan hier het bedrag in.
    • Korting % – Betreft uw factuurregel een percentage aan korting? Vul dan hier het percentage in.
    • BTW – Kies hier of BTW van toepassing is. Indien dit niet het geval is, kies ‘vrijgesteld’. Indien er BTW betaald moet worden, kies ‘percentage’ en vul vervolgens het percentage aan BTW in in het volgende veld.
  4. Klik op ‘opslaan’. De dynamische factuurregel verschijnt nu in het overzicht.

Tarief op basis van veld

Door middel van dit type dynamische factuurregel kunt u bedragen die zijn ingevuld in Organisatieprofielen verrekenen op de groepsfactuur. We adviseren dit te vermijden en alleen te gebruiken in uitzonderlijke casussen.

Om dit type factuurregel te kunnen gebruiken, dient allereerst het juiste type Organisatieveld te bestaan bij de juiste objecttypes. Het gaat hier om het veldtype ‘cijfers met decimalen (tekstvak)’. Hierin dienen bedragen te zijn ingevuld.

Ga met uw muis op de knop ‘Dynamische factuur’ in de menubalk staan. Klik vervolgens op ‘Tarief op basis van veld’. Links in het overzicht ziet u de relevante objecttypes verschijnen. Wanneer u op een objecttype klikt, ziet u rechts in het overzicht de getalvelden die horen bij het objecttype.

Zoek het juiste veld op. U kunt vervolgens de factuurregel en een BTW percentage invullen. De bedragen worden uit de Organisatie Applicatie gehaald en hoeft u hier niet in te vullen.

Klik op ‘opslaan’. De dynamische factuurregel verschijnt nu in het overzicht.

Dynamische factuurregels bewerken en verwijderen

Dynamische factuurregels kunt u vanuit het overzicht niet direct bewerken of verwijderen. Hiervoor dient u weer op ‘Tarief op basis van groep’ of ‘Tarief op basis van veld’ onder ‘Dynamische factuurregel’ te klikken. Hier kunt u uw ingevulde factuurregels bekijken en aanpassen. Om een dynamische factuurregel te verwijderen, dient u de velden achter de groep/het veld leeg te maken. Klik na het uitvoeren van de wijzigingen op ‘opslaan’.

Nadat alle factuurregels zijn aangemaakt, kunt u door naar stap 4: Voorbeeld.

Boekhoud module

Indien u gebruik maakt van de boekhoud module, dan kunt u per factuurregel aangeven hoe deze dient te worden ingeboekt. Ook voor de btw post kunt u aangeven op welk grootboek deze dient te worden geboekt. Wanneer u gebruik maakt van tarieven per groep, zijn ook daar mogelijkheden ingebouwd om voor een grootboek te kiezen.