Afletteren

Wanneer u gebruik maakt van de boekhouding module, dan gaat u facturen inboeken. Zodra u een factuur heeft ingeboekt, staat deze open voor het totale bedrag van de factuur. Deze is factuur is dan niet afgeletterd. Wanneer er een nieuwe boeking wordt gedaan op de factuur, bijvoorbeeld wanneer door een betaling van de relatie, dan het wordt bedrag van de betaling afgeboekt op de factuur. Wanneer het volledige bedrag is betaald, dan is deze factuur afgeletterd.

Afletteringsoverzicht

In het overzicht dat u vindt onder Aflettering ziet u wat de hoogte is van alle niet afgeletterde facturen. Dit bedrag dient gelijk te zijn aan het bedrag van de grootboek Debiteuren op uw balans.

Als eerst wordt het saldo van het Debiteuren grootboek vermeld. Daarna ziet u hoe dit bedrag is opgebouwd. Dit bedrag begint standaard met de openingspost, de stand van de debiteuren per startdatum van het boekjaar. Vervolgens ziet u per boekjaar welke aflettering er heeft plaatsgevonden. Het kan bijvoorbeeld zo zijn dat in het boekjaar betalingen hebben plaatsgevonden uit een eerder boekjaar. Wanneer deze bedragen worden opgeteld dient u aan hetzelfde getal te komen als het saldo van het Debiteuren grootboek.

Ongekoppelde journaalposten

Het is ook mogelijk dat het overzicht spreekt over 'Ongekoppelde journaalposten'. Dit betreft boekingen die op het grootboek Debiteuren zijn gedaan zonder dat daar een factuur aan is gekoppeld. Dat is in feite niet mogelijk. Wij adviseren alleen te boeken op het Debiteuren grootboek wanneer het een factuur betreft die in het systeem is aangemaakt. U treft het volledige overzicht ongekoppelde journaalposten in het tabblad dat daarvoor aanwezig is.

Wanneer u in een transitie zit vanuit een ander boekhoudpakket, en u heeft vanuit dat pakket nog openstaande debitueren, dan kunt u daarvoor beter een apart grootboek aanmaken, bijvoorbeeld Debiteuren Boekhoudpakket XYZ. U kunt alle ongekoppelde journaalposten verbeteren.

Niet afgeletterde facturen

Een factuur is niet afgeletterd wanneer het saldo van de boekingen op deze factuur niet nul is. Een factuur die überhaupt niet is ingeboekt valt daar ook onder. Wanneer u een factuur maakt, dan is het saldo van de boekingen gelijk aan de hoogte van de factuur. In het tabblad Niet afgeletterd vindt u alle facturen die niet zijn afgeletterd. Deze lijst kunt filteren op basis van een aantal kenmerken.

  • Lijst type
    • Met afletteringsverschil: een factuur heeft een afletteringsverschil wanneer deze niet open staat voor het bedrag van de hoogte van de factuur. Dit kan bijvoorbeeld komen omdat iemand teveel, te weinig of zelfs dubbel heeft betaald.
    • Niet ingeboekt: een factuur die geen boekingen heeft
  • Boekjaar: u wilt alleen facturen zien van een specifiek boekjaar
  • Boekdatum: u wilt inzien welke facturen niet waren afgeletterd op een specifieke datum. U ziet dan ook de hoogte van het openstaande bedrag per deze boekdatum.

Facturen afletteren

Meestal worden facturen afgeletterd doordat de relatie een betaling doet ter hoogte van het openstaande bedrag van de factuur. Dat is echter niet altijd het geval. We zullen een aantal scenario's noemen en aangeven wat in het specifieke geval het best kan gebeuren. In alle gevallen nemens we een factuur van € 100 als voorbeeld.

A. Relatie betaalt factuur volledig in eens

Wanneer een relatie in eens het volledige bedrag van de factuur betaald, vinden er twee journaalposten plaats.

Journaalpost 1, aanmaken van de factuur
Debiteuren 100
aan Omzet Sponsoring 100

Journaalpost 2, betaling van de relatie
Bank 100
aan Debiteuren 100

Het debiteurensaldo van de factuur is nul: de factuur is afgeletterd. Bij aanmaken van de factuur, journaalpost 1, geeft u Debiteuren aan bij Stap 1 van de factuur. De Omzet sponsoring bij de factuurregels. De betaling wordt ingeboekt bij het verwerken van een bankbestand.

B. Relatie betaalt factuur in meerdere stappen

Wanneer een relatie in meerdere stappen het bedrag van de factuur betaald, vinden er drie journaalposten plaats.

Journaalpost 1, aanmaken van de factuur
Debiteuren 100
aan Omzet Sponsoring 100

Journaalpost 2, eerste betaling van de relatie
Bank 80
aan Debiteuren 80

U vergewist de relatie dat deze te weinig heeft betaald.

Journaalpost 3, tweede betaling van de relatie
Bank 20
aan Debiteuren 20

Het debiteurensaldo van de factuur is nul: de factuur is afgeletterd.

C. Relatie heeft factuur ontvangen maar gaat niet betalen

Het is ook mogelijk dat een relatie een factuur heeft ontvangen, maar deze niet gaat betalen. Dit kan bijvoorbeeld zo zijn omdat deze factuur niet terecht is. Wanneer de factuur nog geen betaling heeft gedaan, dan adviseren wij u de factuur te archiveren. Het is in dit geval dus niet nodig een credit factuur te maken. U laat de relatie weten dat deze factuur als niet verzonden kan beschouwen. Wanneer u de factuur gaat archiveren, dan kunt u aangeven hoe de factuur geboekt dient te worden. Standaard zal het systeem de boeking aangeven die de oorspronkelijke boeking ongedaan maakt.

Journaalpost 1, aanmaken van de factuur
Debiteuren 100
aan Omzet Sponsoring 100

Journaalpost 2, archivering van de factuur
Omzet Sponsoring 100
aan Debiteuren 100

Het debiteurensaldo van de factuur is nul: de factuur is afgeletterd. In plaats van de post te boeken tegen de oorspronkelijke omzetposten, kunt ook kiezen voor een andere post als oninbare debiteuren. Dit is een boekhoudkundige keuze. Wanneer u boekt tegen de oorspronkelijke omzetposten verlaagt u de omzet. Wanneer u boekt tegen oninbare debiteuren verhoogt u de kosten. Het resultaat blijft hetzelfde: deze wordt lager. Deze alternatieve journaalpost zou er als volgt uit zien.

Journaalpost 2, archivering van de factuur tegen oninbare debiteuren
Oninbare debiteuren 100
aan Debiteuren 100

D. Relatie heeft factuur ten onrechte betaald

Het is ook mogelijk dat een relatie een factuur heeft ontvangen, en heeft betaald, maar dat dit niet juist is. Dit kan bijvoorbeeld zo zijn wanneer u de factuur heeft geïncasseerd, maar dat de factuur desondanks niet terecht is. In dit geval verwerkt u de betaling op de factuur zoals in het standaard scenario onder A. Daarnaast maakt een credit-factuur aan. Een credit-factuur is een factuur met een negatief bedrag. Hiermee ontstaat er een bedrag die u gaat betalen aan de relatie. In deze credit factuur boekt u de factuurregels zoals u deze ook heeft geboekt op de oorspronkelijke factuur.

Journaalpost 1, aanmaken van de factuur
Debiteuren 100
aan Omzet Sponsoring 100

Journaalpost 2, betaling van de factuur
Bank 100
aan Debiteuren 100

Journaalpost 3, aanmaken van de credit-factuur
Debiteuren -100
aan Omzet sponsoring -100

Journaalpost 4, betaling van de credit-factuur
Bank -100
aan Debiteuren -100

Wanneer u een credit-factuur maakt, zal het systeem een opdracht aanmaken die onder Incasso's & Opdrachten komt te staan. Die opdracht kunt u zien als een overboeking of omgekeerde incasso. U gaat het bedrag niet incasseren bij de relatie, maar overmaken aan de relatie. U kunt daar een batch van maken en uploaden bij uw bank. De bank zal het bedrag overboeken naar de relatie.

Het debiteurensaldo van beide facturen is nul: de facturen zijn afgeletterd. Overigens heeft u ook hier weer dezelfde keuze als bij het vorige voorbeeld. Ook hier kunt u kiezen om te boeken tegen Oninbare debiteuren. U kiest dan bij de factuurregels niet voor de oorspronkelijke omzetposten, maar voor de post oninbare debiteuren.

E. Relatie storneert een incasso

Wanneer u gebruik maakt van automatische incasso, dan kan het voorkomen dat een relatie de incasso storneert. Dit levert extra boekingen bij de factuur.

Journaalpost 1, aanmaken van de factuur
Debiteuren 100
aan Omzet Sponsoring 100

Journaalpost 2, incasso
Bank 100
aan Debiteuren 100

Journaalpost 3, stornering
Debiteuren 100
aan Bank 100

In dit geval staat de factuur weer open voor het oorspronkelijke bedrag. In feite heeft de stornering (journaalpost 3) de oorspronkelijke betaling (journaalpost 2) ongedaan gemaakt. Standaard zet het systeem na een stornering een incasso nogmaals klaar bij Incasso's & Opdrachten. Wanneer u deze laat uitvoeren door de bank, wordt in feite journaalpost 2 nogmaals ingeboekt.

Journaalpost 4, incasso
Bank 100
aan Debiteuren 100

Zou ook die weer worden gestorneerd, dan kunt u de relatie wellicht beter vragen de factuur over te boeken.