Facturen downloaden

Deze handeling kan worden uitgevoerd in de onderdelen:

• Verzonden
• Herinneringen
• Aanmaningen
• Betaald
• Niet betaald
• Openstaand
• Te laat betaald

In de bovenstaande onderdelen kunnen de facturen gedownload worden. Er bestaan drie opties:

• Download één factuur naar PDF
• Download alle facturen uit één onderdeel naar PDF
• Download alle facturen uit één onderdeel naar Excel

Download één factuur naar PDF

Navigeer naar het onderdeel waarin de factuur zich bevindt. Klik op het factuurnummer van de betreffende factuur. Klik vervolgens op ‘Download PDF’ in de menubalk. De factuur wordt nu gedownload.

Download alle facturen uit één onderdeel naar PDF

Navigeer naar het overzicht waarin de facturen staan die u wilt downloaden. Klik op ‘Download PDF’ in de menubalk. Vervolgens krijgt u een scherm te zien met PDF batches. Er kunnen niet meer dan 50 facturen in één bestand worden gevoegd. Wanneer u meer dan 50 facturen downloadt, worden er dus meerdere batches gemaakt. Klik op ‘Download’ achter de naam van een batch om de batch te downloaden.

Download alle facturen uit één onderdeel naar Excel

Navigeer naar een onderdeel waarin u een excel download kunt maken. Klik op ‘Download Excel’ in de menubalk. Vervolgens krijgt u een scherm te zien met een aantal velden die moeten worden ingevuld.

• Inhoud – hier kunt u kiezen welke inhoud u wilt downloaden. Wanneer u kiest voor factuur worden de gegevens van de factuur met het totaalbedrag weergegeven in de download. Wanneer u kiest voor Factuurregels worden alle factuurregels op een aparte regel in de spreadsheet gezet.
• Status – Kies de status van de facturen die u wilt downloaden. U kunt kiezen uit de volgende opties:
  • Alle statussen
  • Verzonden
  • Herinnering
  • Aanmaning
  • Betaald
  • Niet betaald
• Wijze van invordering – Hier kunt u een specifieke betaalmethode selecteren. Hierdoor kunt u bijvoorbeeld een handige export maken van alleen de facturen voor overboeking. U kunt kiezen uit de volgende opties:
  • Alle betalingen
  • Overboeking
  • Online betaling
  • Automatische incasso
• Periode – Hier kunt u aangeven of u facturen uit een bepaalde periode wilt opnemen in de download. Wanneer u deze velden leeg laat, worden alle relevante facturen uit het gehele boekjaar opgenomen in de download.
• Type – Kies het bestandstype waarin u de download wilt hebben.
• Koppelen – Vink deze optie aan wanneer u de gegevens van de relaties uit de Organisatie wilt opnemen in de download. Alleen de gegevens van gekoppelde relatieprofielen worden dan gedownload.
• Exportset – Hier kunt u kiezen uit de exportsets die u in de Organisatie Applicatie onder Instellingen – Exporteren hebt aangemaakt en die gebruikt mogen worden in de Financiële Applicatie. Wanneer u het veld ‘Koppelen’ hebt aangevinkt, dan zal het gekozen exportset worden gebruikt voor de gegevens die worden meegenomen in de export.
• Bovenliggend element koppelen – Deze optie is relevant wanneer u werkt met bijvoorbeeld contactpersonen van een bedrijf. Hier kunt u ervoor kiezen om de gegevens van het bovenliggende element ook op te nemen in de export.

Klik op ‘exporteren’ om te bevestigen. Het bestand wordt direct gedownload.