Herinneringen en aanmaningen versturen

Deze handeling kan worden uitgevoerd in de onderdelen:

  • Verzonden
  • Herinneringen
  • Aanmaningen
  • Betaald
  • Niet betaald
  • Openstaand
  • Te laat betaald

Let op! Herinneringen en aanmaning hoeft u alleen te versturen in het geval van een factuur met het verzoek tot overboeking. Wanneer het storneringen bij automatische incasso betreft, wordt er bij het verwerken van de facturen automatisch een nieuwe openstaande post aangemaakt voor de factuur waardoor u zelf opnieuw kunt incasseren.

Het komt voor dat een relatie zijn/haar factuur niet binnen het gestelde termijn betaalt, of dat u een relatie tegen het einde van het betaaltermijn wilt herinneren aan de factuur. U kunt in dat geval herinneringen en aanmaningen sturen. Dit houdt in dat de factuur nogmaals naar de relatie wordt gestuurd met het verzoek het bedrag over te boeken.

U kunt herinneringen sturen voor individuele facturen en voor meerdere facturen tegelijk. Aanmaningen kunt u alleen sturen voor losse facturen.

Losse herinnering en aanmaningen versturen

Voor facturen in de bovenstaande onderdelen (behalve ‘Aanmaningen’) kunt u losse herinneringen versturen.
Voor facturen in de onderdelen ‘herinneringen’, ‘aanmaningen’, ‘openstaand’ en ‘te laat betaald’ kunt u losse aanmaningen sturen.

Navigeer naar het onderdeel waarin de factuur zich bevindt. In de kolom ‘Opties’ kunt u het icoon vinden. Klik hierop om een herinnering te versturen. Klik op  om een aanmaning te versturen. U krijgt een nieuw scherm te zien.

Indien u de herinnering of aanmaning per e-mail wilt versturen, vinkt u de optie ‘Verzenden per e-mail’ aan. Wilt u de herinnering of aanmaning per post versturen, dan vinkt u deze optie niet aan. De factuur wordt na het opslaan verplaatst naar het onderdeel ‘Herinneringen’ of ‘Aanmaningen’, maar u zult deze uiteraard zelf nog moeten downloaden en versturen.

E-mail

Wanneer u hebt gekozen om de factuur per e-mail te verzenden, verschijnt het kopje ‘E-mail’. Hieronder kunt u de gegevens invullen voor de e-mail waar de factuur als bijlage aan toegevoegd zal worden. Het kan zijn dat er al gegevens zijn ingevuld. Deze gegevens komen uit de eigenschappen van de verzonden factuur en uit het factuur sjabloon die is gebruikt voor de verzonden factuur. U kunt deze gegevens nog wijzigen. Dit zijn wijzigingen specifiek voor deze e-mail, deze hebben geen invloed op het factuur sjabloon zelf.

  • Factuur sjabloon – Hier kunt u kiezen uit de ingestelde factuur sjablonen. De tekst en het onderwerp van de e-mail kan wijzigen wanneer u een ander factuur sjabloon kiest. Factuur sjablonen bevatten namelijk standaard e-mail teksten voor aanmaningen en herinneringen. De aanhef en taal van de factuur zijn ook ingesteld in een factuur sjabloon.
  • Adressen (; gescheiden) – In dit veld ziet u het e-mailadres van de relatie uit het relatieprofiel. U kunt het adres waarnaar de e-mail verstuurd moet worden hier wijzigen. Ook kunt u meerdere adressen toevoegen. Zorg dat meerdere e-mailadressen gescheiden worden door ‘;’.
  • Onderwerp – Het onderwerp van de e-mail. Dit is een combinatie van een prefix, ingesteld in het factuur sjabloon, en het onderwerp van de factuur. U kunt het onderwerp hier wijzigen.
  • Tekst – Dit is de inhoud van de e-mail. Dit is een standaard tekst die is ingesteld in het factuur sjabloon. U kunt de tekst hier wijzigen. Let op: de aanhef van de e-mail is ook ingesteld in het factuur sjabloon. In dit veld dient u dus geen aanhef toe te voegen.

Administratiekosten en rentekosten

Wanneer u een aanmaning verstuurt, kunt u administratiekosten en rentekosten rekenen.

In het onderdeel ‘Administratiekosten/aanmaningskosten’ kunt u een factuurregel aanmaken voor administratiekosten. Deze factuurregel wordt toegevoegd aan de bestaande factuur. In ‘Regel op factuur’ vult u de beschrijving van de kosten in, bijv. ‘administratiekosten aanmaning’. Vul vervolgens het bedrag van de administratiekosten in en een eventueel BTW percentage. Wanneer er geen btw moet worden betaald, geef dan het percentage ‘0’ aan.

In het onderdeel ‘Rentekosten’ kunt u een factuurregel aanmaken voor rente over het te betalen bedrag. Deze factuurregel wordt eveneens toegevoegd aan de bestaande factuur. Vul ook hier de beschrijving van de kosten in bij ‘Regel op factuur’. Geef het bedrag van de rentekosten aan en geef een eventueel BTW percentage. Wanneer er geen btw moet worden betaald, geef dan het percentage ‘0’ aan.

Klik op ‘opslaan’ om de herinnering/aanmaning te versturen.

Meerdere herinneringen tegelijk versturen

In de onderdelen ‘Verzonden’, ‘Herinneringen’, ‘Openstaand’ en ‘Te laat betaald’ kunt u meerdere herinneringen tegelijk versturen.

Navigeer naar het onderdeel waarin de facturen zich bevinden. Ga in de menubalk met uw muis op ‘Herinneringen’ staan. Er verschijnt een uitklapmenu. Klik op ‘Versturen’. U komt nu op een nieuw scherm waarin een overzicht wordt gegeven van alle facturen in het onderdeel waar u zich bevindt.

Let op! Dit overzicht bevat alleen facturen waaraan een factuur sjabloon en een e-mailadres is gekoppeld. De instellingen voor de begeleidende e-mail zijn namelijk gemaakt in het factuur sjabloon. Herinneringen die per post verstuurd moeten worden kunt u los versturen (zie hierboven: losse herinneringen en aanmaningen versturen).

Vink alle facturen aan waarvoor u een herinnering wilt versturen. Klik vervolgens op ‘herinnering versturen’. U keert terug naar het overzicht. De facturen waarvoor een herinneringen is verzonden worden verplaatst naar het onderdeel ‘Herinneringen’.