1. Eigenschappen

Nadat u op ‘Nieuw’ onder ‘Facturatie’ hebt geklikt, komt u direct terecht bij stap 1: Eigenschappen. Nadat u de gegevens op dit scherm hebt ingevuld en op ‘opslaan’ hebt geklikt, wordt de factuur opgeslagen als concept. U zou de factuur dus ook op een later moment kunnen afmaken.

Begunstigden

Hier kiest u de relatie die de factuur moet betalen. Aan deze persoon wordt de factuur gericht.

Relaties zijn personen die vanuit de Organisatie Applicatie zijn geïmporteerd en constant worden gesynchroniseerd. In de Financiële Applicatie hebben zij een relatieprofiel, waar niet alleen hun gegevens, maar ook hun facturen, bankrekeningen en incassomachtigingen worden bewaard.

Eigenschappen

  • Onderwerp – Vul het onderwerp van de factuur in, bijv. ‘borrelavond’.
  • Verzenden per e-mail – Vink deze optie aan als u de factuur wilt verzenden per e-mail. Mocht u de factuur per post willen verzenden, dan kan u daarvoor een EA5 of C5 envelop gebruiken.
  • Factuur sjabloon – Kies een factuur sjabloon. Factuur sjablonen kunnen worden aangemaakt in Instellingen – Factuur Sjablonen. Belangrijke instellingen van een factuur sjabloon zijn de aanhef, taal en standaard e-mail teksten.

Betaling

  • Betaling – Hier stelt u in op welke wijze de relatie moet gaan betalen. Deze keuze wordt expliciet op de factuur vermeld. Betalen kan op twee manieren:
    • Overboeking. De relatie wordt gevraagd het bedrag over te maken op het rekeningnummer van de organisatie, en dit binnen een door de organisatie gestelde termijn.
    • Automatisch incasso. Hierbij wordt het geld automatisch afgeschreven van de bankrekening van de relatie. Heeft de relatie geen toestemming gegeven voor automatische incasso of zijn de gegevens daarvoor niet compleet in het relatieprofiel, dan wordt er alsnog een factuur aangemaakt. Hierop zal echter het betalingsverzoek automatisch zijn omgezet in een overboeking.
  • Termijn (dagen) – Stel het betalingstermijn in. Dit is het aantal dagen dat de relatie heeft om het gefactureerde bedrag over te boeken. Dit is relevant wanneer de betaling per overboeking dient te geschieden.
  • Rekening – Kies de rekening waarop het gefactureerde bedrag moet komen te staan. Rekeningen worden toegevoegd in Instellingen – Bankrekeningen.

Incasso

Indien u heeft gekozen voor betaling per automatisch incasso, dan verschijnt het onderdeel ‘Incasso’.

  • Benodigd contract – Het uitvoeren van een automatische incasso moet gebeuren op basis van een incasso contact. In dit veld kiest u uit de contracten die zijn ingevoerd onder Instellingen – Incassocontracten.
  • Incassodatum – Optioneel: vul een eerste minimale datum in waarop de incasso zal worden uitgevoerd. Op basis van de SEPA-richtlijn zijn er verplichtingen voor eerste en opvolgende incasso's waardoor de incassodatum later kan uitvallen. Deze functie is dus met name praktisch als u de datum verder in de toekomst wilt dan de minimale periode op basis van de richtlijnen.
  • Betalen in termijnen – Vink deze optie aan wanneer u de begunstigde wilt laten betalen in termijnen in plaats van in één keer.

Betalen in termijnen

Wanneer u de optie ‘Betalen in termijnen’ hebt aangevinkt, kun u hier verdere instellingen voor de betaaltermijnen maken. De termijnen worden verdeeld tussen de eerste incasso datum en de onderstaande laatste betaaldatum.

  • Aantal termijnen – Geef aan in hoeveel termijnen er aan het gefactureerde bedrag moet zijn voldaan.
  • Laatste betaaldatum – Vul in op welke datum het volledige gefactureerde bedrag uiterlijk moet zijn betaald.

E-mail

Indien u onder ‘Eigenschappen’ hebt aangegeven dat de factuur per e-mail wordt verzonden, verschijnt hier het onderdeel ‘E-mail’. De velden zijn al ingevuld op basis van gegevens die u eerder heeft ingevuld. U kunt alle velden nog wijzigen.

  • Adressen (; gescheiden) – Het e-mailadres van de relatie is hier alvast ingevuld. U kunt het e-mailadres wijzigen, maar u kunt ook adressen toevoegen. Zorg dat u de adressen scheidt met ‘;’.
  • Aanhef – De aanspreekvorm hoort bij het gekozen factuursjabloon. U kunt hier de aanspreekvorm wijzigen.
  • Onderwerp – Het onderwerp van de e-mail is hetzelfde als het onderwerp van de factuur. U kunt het onderwerp van de e-mail hier wijzigen. Dit heeft geen invloed op het onderwerp van de factuur.
  • Tekst (zonder aanhef) – Hier vind u de e-mailtekst die bij het factuur sjabloon hoort. U kunt deze hier wijzingen. Let erop dat u geen aanhef in dit tekstvak plaatst.
  • Verzenddatum – Dit is de verzenddatum van de factuur. Wanneer u de factuur verstuurt (stap 4: Verwerken) vóór de ingestelde verzenddatum, zal deze in de outbox blijven staan tot op de ingestelde verzenddatum. Dan pas zal de factuur worden verzonden.

Klik op ‘Opslaan’. U gaat nu door naar stap 2: Factuur.

De factuur wordt nu ook opgeslagen als concept en kan worden teruggevonden onder ‘Concepten’. U kunt ook op een later moment verder met het instellen van de factuur door deze te bewerken vanuit concepten. De factuur zal niet worden verzonden voordat u in stap 4: verwerken op ‘verzenden’ heeft geklikt, ook al is de ingestelde verzenddatum verstreken.

Boekhoud module

Indien u gebruik maakt van de boekhoud module, dan kunt u ook op welke rekening de factuur moet worden geboekt. Dit is standaard voor ingevuld met het systeemgrootboek Debiteuren. We adviseren dit niet aan te passen.