Factuur sjablonen

Een factuursjabloon zorgt ervoor dat facturen en de e-mails waarmee ze worden verstuurd automatisch en op een uniforme wijze voor u worden opgesteld. Als u een goed factuursjabloon heeft gemaakt, dan hoeft u bij het aanmaken van de factuur alleen nog maar de relatie te selecteren en de factuurregels aan te maken.

Als u veel facturen verstuurt voor verschillende doeleinden of naar verschillende relaties, dan raden we u aan om hier meerdere factuursjablonen aan te maken. Bijvoorbeeld een zakelijk sjabloon voor sponsors, een informeel sjabloon voor leden of een speciaal sjabloon voor de jaarlijkse contributie. Ook is het handig om een apart sjabloon te maken als u gebruik gaat maken van automatisch incasso.

Factuursjabloon aanmaken

Klik op ‘Toevoegen’ in de menubalk. U komt op een scherm met verschillende velden die moeten worden ingevuld.

Algemeen

Hier geeft u de naam van het sjabloon op. Zorg dat u het sjabloon een beschrijvende naam geeft zodat u gemakkelijk kunt zien hoe de sjabloon is ingesteld. Bijvoorbeeld: 'Contributiesjabloon', of 'Zakelijke factuur'.

Daarnaast kiest u de standaard aanhef van de factuur. U kunt kiezen uit 'Formeel' (heer/mevrouw Voorletters Tussenvoegsel Achternaam), 'Informeel' (Voornaam Tussenvoegsel Achternaam), 'anders' (lege aanhef waar je zelf iets kunt intypen) en ‘Zoals vastgelegd in Genkgo Organisatie’, waarbij de ingestelde aanspreekvormen uit de Organisatie Applicatie worden gebruikt.

Factuur

Geef aan in welke taal facturen moeten worden opgesteld. Standaard staat dit ingesteld op Nederlands.

E-mail

Als u facturen wilt gaan versturen per e-mail, dan kunt u hier de taal van de e-mail en de tekst van de e-mail opstellen. Let op: de aanhef wordt automatisch voor u aangemaakt als u dit hebt ingesteld. U hoeft dus alleen de tekst die daaronder staat in te voeren. Voorbeeld "In de bijlage vindt u uw factuur. Met vriendelijke groeten...". Deze tekst is bij het aanmaken van een factuur altijd te wijzigen. Het aanmaken van een standaardtekst in het sjabloon zorgt ervoor dat u snel een factuur met email kunt opstellen.

Herinnering en Aanmaning

Bij deze onderdelen kunt u instellen welke tekst er standaard wordt weergegeven in de bijbehorende e-mail. Ook is het mogelijk om een zogenaamde 'prefix' in te stellen voor het onderwerp van de e-mail. Deze prefix wordt automatisch toegevoegd en vóór het originele onderwerp van de e-mail gezet. Een voorbeeld "Belangrijk! Aanmaning:".

Klik op ‘opslaan’. Het factuur sjabloon komt nu in het overzicht te staan.

Factuur sjabloon wijzigen

Klik op  aan de rechterzijde van het sjabloon in het overzicht. U krijgt dezelfde velden te zien als toen u het sjabloon toevoegde. Maak de wijzigingen en sla ze op.

Factuur sjabloon verwijderen

Klik op  aan de rechterzijde van het sjabloon in het overzicht. Bevestig door op ‘verwijderen’ te klikken of annuleer met ‘Terug’.