Synchronisatie met Organisatie

Facturen stuurt u naar relaties; dit zijn personen/bedrijven met een relatieprofiel in de Financiële Applicatie. U hoeft deze profielen echter niet zelf aan te maken. Voor profielen die al bestaan in de Organisatie Applicatie kunt u ‘Synchronisatie Organisatie’ instellen. Op die manier hoeft u alle gegevens enkel in de Organisatie Applicatie te beheren. De gewenste profielen worden dan automatisch met de Financiële Applicatie gesynchroniseerd.

Let op! Synchroniseren en importeren zijn twee verschillende dingen! Profielen uit de Organisatie moeten worden geïmporteerd voordat ze gesynchroniseerd kunnen worden.

Het kan zijn dat u een aantal extra velden in de Organisatie Applicatie zult moeten aanmaken. Op deze manier hoeft u maar één keer de instellingen te maken. U kunt instellen dat leden de gegevens in deze velden zelf kunnen wijzigen via hun profiel. Door de functie ‘Synchronisatie Organisatie’ blijven dan ook hun relatieprofielen up-to-date. Synchronisatie gebeurt iedere keer dat er een wijzing in een Organisatieprofiel wordt aangebracht.

Automatisch geïmporteerde mappen

Bij het importeren van een map uit de Organisatie komt de map in dit overzicht onder ‘Automatisch geïmporteerde mappen’ te staan. Van de mappen die hier te zien zijn, wordt de import automatisch geupdatet. Wanneer u bijvoorbeeld de ledenmap heeft geïmporteerd en u voegt een nieuw lid toe aan de map, wordt er automatisch een relatieprofiel voor dit lid aangemaakt. Mappen komen dus in dit overzicht te staan nadat u in het onderdeel Relaties een import heeft gemaakt van deze map. Wanneer u de automatische import van een map wilt stopzetten, dient de map in dit overzicht verwijderd te worden. Klik op  aan de rechterzijde van de naam van de map. Let op! De map wordt direct, zonder extra bevestiging, verwijderd!

Profielen

Onder ‘Profielen’ vind u een overzicht van de objecttypes uit de Organisatie Applicatie die worden gesynchroniseerd met de Financiële Applicatie. Elk objecttype in de Organisatie heeft weer andere velden. Daarom moeten de instellingen voor de verschillende types apart worden gemaakt.

Het type ‘lid’ is standaard al toegevoegd. Hiervoor dienen de instellingen nog wel gecontroleerd te worden.

Objecttype toevoegen

Om een objecttype toe te voegen klikt u op ‘Toevoegen’ in de menubalk. Vervolgens selecteert u achter ‘Type’ het objecttype dat gesynchroniseerd dient te worden. Klik op ‘opslaan’ om te bevestigen. U zult het objecttype zien verschijnen in het overzicht onder ‘Profielen’.

Objecttype instellen

Klik op  achter het objecttype om verdere instellingen te maken. U komt op een nieuw scherm. Hier moet worden ingesteld welke velden van het relatieprofiel in Financieel overeen komen met de Organisatievelden. Wanneer u in een veld niets geen organisatieveld kiest, blijft dit veld in de relatieprofielen leeg of wordt het door het systeem automatisch ingevuld.

  • Allereerst kunt u een afwijkend e-mailveld kiezen. Het kan zijn dat een persoon/bedrijf bijvoorbeeld een speciaal administratie e-mailadres heeft, bestemd voor facturen. U kunt hier het organisatieveld kiezen waarin dit e-mailadres ingevuld staat. Dit heeft geen gevolgen voor personen/bedrijven die geen tweede e-mailadres gebruiken; voor hen wordt het standaard e-mailadres gebruikt. Wanneer u niets invult, wordt automatisch het standaard e-mailveld uit de Organisatie gebruikt.
  • Facturen versturen naar – Dit veld is alleen aanwezig bij organisaties en bedrijfsleden. Hier kiest u of de factuur standaard geadresseerd dient te worden aan de organisatie zelf of aan de financiële contactpersoon. Kies één van de volgende opties:
    • Verstuur altijd naar het adres van de organisatie, ook al is er een (financiële) contactpersoon
    • Indien er een (financiële) contactpersoon is, verstuur de factuur naar de contactpersoon
  • Relatienummer – Wanneer u hier geen veld kiest, maakt het systeem automatisch een relatienummer aan voor elk relatieprofiel. Het kan zijn dat uw vereniging werkt met lidnummers. In dat geval is het wenselijk het lidnummer te gebruiken als relatienummer.
  • Factuur commentaar – Hier kunt u een organisatieveld kiezen waarvan u de inhoud standaard op een factuur wilt plaatsen. In de meeste gevallen zal dit belangrijke additionele informatie over de relatie zijn, bijvoorbeeld de geboortedatum, datum van lid-worden, functie of het lidmaatschapstype.
  • IBAN – Hier kiest u het organisatieveld waarin de IBAN is ingevuld. Dit is relevant wanneer u automatische incasso gebruikt.
  • BIC – Hier kiest u het organisatieveld waarin het BIC is ingevuld. Dit is relevant wanneer u automatische incasso gebruikt.
  • Automatische incasso – Indien u gebruik maakt van automatische incasso moet een persoon/bedrijf toestemming geven voordat u mag incasseren. Hiervoor dient een aanvinkveld (bijv. ‘Ja, ik geef toestemming’) of een datumveld (bijv. ‘Datum van toestemming’) aanwezig te zijn in de Organisatie Applicatie.

Klik op ‘opslaan’ om te bevestigen. Maak de instellingen voor elk objecttype dat u hebt toegevoegd.

Objecttype verwijderen

Klik op  aan de rechterzijde van het objecttype. Let op! Het objecttype wordt direct, zonder extra bevestiging, verwijderd!