Relaties importeren en synchroniseren
Eerder heeft u instellingen gemaakt voor de synchronisatie van organisatieprofielen en relatieprofielen. Dit betekent dat bepaalde informatie vanuit het organisatieprofiel wordt opgehaald en in het relatieprofiel wordt geplaatst wanneer die informatie wijzigt in de Organisatie. De contactgegevens (naam, e-mail en adres) en financiële gegevens (rekeningnummer en BIC code) worden standaard opgehaald. Echter, voordat deze profielen gesynchroniseerd kunnen worden, moeten zij eerst vanuit de Organisatie Applicatie worden geïmporteerd.
Eerste import en synchronisatie
Genkgo heeft bij de ingebruikname van Financieel een import gedaan van alle leden in de Organisatie Applicatie. Dat betekent dat voor alle leden een relatienummer en relatieprofiel is aangemaakt. Daarvoor zijn de contactgegevens en financiële gegevens van het lid overgenomen uit het ledenprofiel in de Organisatie Applicatie.
Zelf relaties importeren
Wanneer u relaties uit een andere Organisatiemap of relaties van een ander type (bijvoorbeeld bedrijven) wilt importeren, kunt u zelf een nieuwe import maken. U kunt op drie manieren nieuwe relatieprofielen in Financieel plaatsen:
- Map uit Organisatie importeren
- Individu uit Organisatie importeren
- Individu zonder organisatiekoppeling toevoegen
Map uit Organisatie importeren
Klik op de knop ‘Importeren’ in de menubalk van het relatieoverzicht. U krijgt een nieuw scherm te zien met daarin de Organisatieboom. Selecteer de map die u wilt importeren.
Wanneer u een map selecteert die niet eerder is geïmporteerd, worden alle profielen uit deze map geïmporteerd. Selecteert u een map die eerder al is geïmporteerd, bijvoorbeeld de ledenmap, dan worden alleen de leden die nog geen relatieprofiel hebben geïmporteerd. Let wel dat mappen die eerder zijn geïmporteerd automatisch worden geüpdatet tenzij u dit heeft stopgezet. Meer informatie hierover vindt u hier.
Klik op ‘Importeren’. U krijgt nu het relatieoverzicht weer te zien. De import kan enkele minuten duren. Ververs het scherm. De relatieprofielen zijn nu toegevoegd aan het overzicht.
Individu uit Organisatie importeren
Ga met uw muis op ‘Toevoegen’ in de menubalk van van het relatieoverzicht staan. Klik vervolgens op ‘Profiel uit Organisatie’. U krijgt een nieuw scherm te zien. Vul achter ‘Zoek in Organisatie’ de naam van de persoon/het bedrijf in en selecteer de juiste suggestie. Klik vervolgens op ‘opslaan’. U keert weer terug naar het overzicht van relaties. Het nieuwe relatieprofiel is toegevoegd.
Individu zonder organisatiekoppeling toevoegen
U kunt personen of bedrijven die niet in de Organisatie Applicatie staan ook factureren. Voor hen kunt u handmatig een relatieprofiel aanmaken.
Ga met uw muis op ‘Toevoegen’ in de menubalk van van het relatieoverzicht staan. Klik vervolgens op ‘Relatie zonder synchronisatie’. U komt nu op een nieuw scherm waarop u alle gegevens kunt invullen die in het relatieprofiel moeten staan.
Vul eerste de financiële contactgegevens van de relatie in. In het veld ‘Adres’ vult u het factuuradres van de relatie in. In het veld ‘E-mail’ vult u het e-mailadres in waarnaar u facturen wilt versturen.
- Standaard commentaar op factuur – Hier kunt u belangrijke additionele informatie over de relatie plaatsen die op elke factuur geplaatst moet worden, bijvoorbeeld de relatie van de vereniging tot de persoon/het bedrijf of een functie.
- Relatienummer – Hier kunt u zelf een relatienummer invullen. Wanneer u dit niet doet, maakt het systeem automatisch een relatienummer aan.
- De velden KVK nummer en BTW nummer zijn optioneel en kunt u invullen indien relevant.
- Termijn – Hier kunt u evt. een afwijkend betalingstermijn voor de relatie instellen. Wanneer u niets invult, zal de standaard betalingstermijn gelden voor deze relatie.
- Verder kunt u enkele instellingen maken m.b.t. BTW als dit van toepassing is op de vereniging en de relatie.
Klik op ‘Opslaan’ om te bevestigen. De nieuwe relatie zal nu verschijnen in het overzicht.