Mail merge maken

Om een mail merge te kunnen maken, doorloopt u onderstaande stappen.

Stap 1. Een Excel bestand met gegevens maken

Eerst gaan we een Excel bestand maken waar de persoonlijke gegevens van de begunstigden in staan.

  • Log in op uw Genkgo Admin omgeving;
  • Ga naar Organisatie en exporteer de gegevens die u wilt gebruiken. Kies het bestandtype "Excel (xlsx)". Lees onze helppagina over exporteren;
  • Bewaar het Excel bestand op uw computer, zodat u het straks weer kunt vinden;
  • Schrijf uw brief in Word. De plekken waar u gepersonaliseerde informatie kwijt wilt laat u nog even leeg.

Stap 2. Het Excel sheet koppelen aan de brief

Nu gaan we de informatie van de begunstigden toevoegen aan de brief.

  • Open het Word bestand met uw brief;
  • Druk op Verzendlijsten > Afdruk samenvoegen starten en kies vervolgens voor de samenvoegbewerking die u wilt uitvoeren, namenlijk: Brieven;
  • Druk op Adressen selecteren > Een bestaande lijst gebruiken;
  • Ga naar het Excel bestand dat u uit Genkgo hebt gedownload en druk op Openen;
  • Als u hierom in Word wordt gevraagd, selecteert u Blad1$ en drukt u op OK.

Het Excel bestand is nu verbonden aan de het Word bestand van brief.

Stap 3. Verzendlijst aanpassen

Als u slechts de gegevens van een paar personen uit het Excel bestand wilt opnemen, drukt u op Verzendlijsten > Adressenlijst > Bewerken.

Er opent nu een nieuw venster met de naam Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen. Hier kunt u kiezen welke rijen uit het Excel bestand u wilt gebruiken in de brief. U kunt de gewenste rijen gemakkelijker vindbaar maken door de gegevens te sorteren en te filteren. Ook kunt u hier het selectievakje uitvinken naast de naam van de personen naar wie u uw mailing niet wilt verzenden.

Stap 4. Afdruk samenvoegen

  1. Vervolgens voegt u de samenvoegvelden in waarmee de gegevens uit het Excel bestand in het document worden opgehaald. We beginnen met het maken van een Begroetingsregel. Plaats de cursor op de plek waar u deze regel wilt plaatsen en druk op Verzendlijsten > Velden beschrijven en invoegen > Begroetingsregel;
  2. Plaats andere velden in de brief door te kiezen voor Verzendlijsten > Velden beschrijven en invoegen > Samenvoegvelden invoegen;
  3. Kies in het dialoogvenster onder Velden de naam van een veld (kolomnaam in Excel bestand) en kies daarna Invoegen;
  4. Als het document klaar is, drukt u op het tabblad Verzendlijsten op Voorbeeld van resultaten en drukt u op de pijlen om elk specifiek exemplaar van het document te bekijken;
  5. U voltooit de samenvoegbewerking door achtereenvolgens op Voltooien en samenvoegen en Document afdrukken te drukken.