Opzeggen van een lidmaatschap
Wanneer leden zich uitschrijven, is het wenselijk deze leden niet uit het systeem te verwijderen, maar te verplaatsen naar een andere map. Zo blijven de gegevens van alle oud-leden bewaard. Dit kan het best gedaan worden met behulp van dynamische groepen. Hieronder vindt u een stappenplan hoe u in één keer een groep leden kunt verplaatsen naar een nieuwe map.
Stap 1: Aanmaken van een nieuw veld
De eerste stap is het aanmaken van een nieuw veld voor het object ‘Lid’ in Genkgo Organisatie. Dit nieuwe veld wordt gebruikt om de opzegdatum in te plaatsen. Hoe u een nieuw veld aanmaakt leest u hier. Het is aan te raden om bij ‘type’ te kiezen voor de optie ‘Datum’.
Stap 2: Aanmaken van een nieuwe map
Er dient een nieuwe map aangemaakt te worden om aan het einde van dit proces de leden die opgezegd hebben hier heen te verplaatsen. Navigeer hiervoor in de Organisatieboom naar de plek waar u de map wilt plaatsen. Druk vervolgens op ‘Map Aanmaken’ en vul de naam van de map in, bijvoorbeeld "Oud-leden". Druk om ‘aanmaken’ om te bevestigen.
Stap 3: Dynamische groep aanmaken
Maak een dynamische groep aan aan de hand van een opzegdatum of -periode. Om dit te doen drukt u rechts bovenin bij Genkgo Organisatie op ‘Geavanceerd zoeken’ en kiest u het type ‘persoon/lid’. Navigeer naar de categorie waarin het veld met het opzegtermijn zich bevindt en vink dit veld aan. Voor het aanmaken van een dynamische groep kunt u het best één van onderstaande mogelijkheden gebruiken:
- Groep maken aan de hand van één opzegdatum: Kies ‘exacte datum’, geef de datum op van opzegging en kies voor ‘is gelijk’.
- Groep aanmaken op basis van een periode: Alle opzeggingen die binnen deze periode vallen, worden dan in de aan te maken groep geplaatst. Kies voor ‘periode’ en geef de twee data aan die het begin en eind van de periode aangeven.
Druk vervolgens op ‘nu zoeken’ om de zoekresultaten weer te geven. U kunt een dynamische groep aanmaken door te drukken op ‘Maak dynamische groep’. Het is hiervoor niet nodig dat er al personen bestaan met deze opzeggingsdatum. Geef de naam van de dynamische groep op en zorg ervoor dat deze naam duidelijk en beschrijvend is (bijvoorbeeld "Opzeggingen september"). Dit voorkomt verwarring later in het proces. Geef als laatst aan waar u de groep wilt plaatsen in Genkgo Organisatie.
Ieder persoon waarbij u een opzegdatum opgeeft die overeenkomt met de opzegdatum of -periode van de dynamische groep wordt automatisch in de dynamische groep geplaatst.
Stap 4: Verplaatsen van leden
Wanneer u bij alle leden die zich uit willen schrijven de opzegdatum ingevoerd heeft, kunt u deze personen gaan verplaatsen. Navigeer in Genkgo Organisatie naar de dynamische groep die u in stap 3 heeft aangemaakt. Druk in het tabblad ‘Leden’ op ‘Meer opties – Leden van groep verplaatsen’. Kies nu de map die u in stap 2 heeft aangemaakt en druk op ‘verplaatsen’. Alle leden met deze opzeggingsdatum zijn nu verplaatst naar deze map.
Stap 5: Dynamische groep verwijderen
Heeft u alle stappen doorlopen en zijn de uitgeschreven leden verplaatst naar de gewenste map? Dan kunt u de dynamische groep verwijderen. Hierdoor ontstaan er niet onnodig veel dynamische groepen en voorkomt u verwarring. Om dit te doen navigeert u in Genkgo Organisatie naar de juiste dynamische groep, selecteert u deze en drukt u bovenin op 'verwijderen'. Druk vervolgens op 'verwijderen' om te bevestigen.