Stap 2: Het genereren van een incasso-opdracht voor de bank

De facturen voor de contributie zijn in stap 1 gemaakt, geadresseerd en verzonden. Dat betekent dat de relaties een email hebben ontvangen met daarin een factuur. Op de factuur kunnen ze lezen wat er moet worden betaald en op welke manier. In het geval van automatische incasso zal het bedrag van hun rekening worden afgeschreven.

Om incasseren mogelijk te maken zal er van de zojuist verzonden factuur een incassobatch gemaakt moeten worden. Van deze batch kan vervolgens een bankbestand worden gemaakt. Door dit bestand te uploaden bij de bank kan de incasso-opdracht worden uitgevoerd. Dit proces loopt via een aantal vaste stappen:

1. Van de verzonden factuur is een incassopost aangemaakt. Druk in de Financiële boom op ‘Incasso's’ om de openstaande incasso posten te bekijken.
2. Onder het tabje ‘Openstaande posten’ wordt een lijst getoond met alle te incasseren posten. Dit zijn verzonden facturen waarbij incasso succesvol is aangemerkt als betalingswijze. Hier worden alle incassoposten weergegeven, dus ook die van eerder aangemaakte facturen.
3. Van al deze posten is een batch te genereren. Dat betekent dat alle incasso betaalopdrachten in één keer kunnen worden uitgevoerd door de bank. Dit doet u door te drukken op ‘Batch genereren’.
4. Kies een incassodatum. Ook is het mogelijk om de openstaande posten te verdelen over meerdere batches. Dit is handig als er bijvoorbeeld een maximum aantal of maximum bedrag aan incasso's is afgesproken met de bank. Druk op ‘genereren’.
5. Indien alle posten succesvol zijn verwerkt zal de lijst met openstaande posten geleegd zijn. Navigeer nu naar het tabje ‘Batches’ om de gemaakte batch te bekijken.
6. Open de batch door op de datum te drukken.
7. Nu verschijnt een overzicht van handelingen die u kunt uitvoeren. U heeft een bestand nodig om de batch te kunnen uploaden bij de bank. Om het bestand te downloaden drukt u op ‘Download XML (PAIN)’. Er zal nu een download worden gestart.
8. Lokaliseer het .XML (PAIN) bestand dat zojuist is gedownload naar uw computer. Dit bestand kunt u nu uploaden in de software van de bank om de incasso daadwerkelijk uit te voeren.

De volgende stap

1. Uitvoeren van de incasso's bij de bank. Dit gaat in bijna alle gevallen met Internetbankieren. Voor nadere instructies verwijzen we u naar de documentatie van de bank.
2. Nadat de incasso's zijn uitgevoerd kunt u de status hiervan verwerken in ‘Financieel’. Ga door naar stap 3A.