Stap 3 C: Het verwerken van betalingen via overboeking

Het verwerken van facturen via overboeking verloopt op dezelfde wijze als het verwerken van een enkele, individueel verzonden factuur. U kunt verzonden facturen bekijken, relaties een herinnering sturen en aanmanen. Door een bankbestand met daarin uw mutaties te importeren wordt het aanmerken van een factuur als zijnde betaald vergemakkelijkt.

Ga naar in het hoofdonderdeel ‘Facturatie’ naar ‘Verzonden’. Hier wordt een lijst getoond met alle verzonden facturen die nog geen betaalstatus hebben. Van elke factuur ziet u het factuurnummer, de naam van de relatie, het bedrag (in/ex btw) en de verloopdatum. De verloopdatum is de datum die is ingesteld toen u de betalingstermijn van de factuur heeft ingesteld.

Automatisch verwerken

Het automatisch verwerken van betaalde facturen gaat met behulp van bankgegevens. Met behulp van een geüpload banktransactie bestand gaat het systeem per betaling kijken of deze een bijbehorende factuur kan vinden. Vervolgens controleert u deze “matches”, doet aanpassingen en verwerkt zo snel de geslaagde betalingen.

Benodigdheden

CAMT bankmutatie bestand. Dit bestand kunt u downloaden in internetbankieren. Niet alle bankpakketten bieden een CAMT download aan. In dat geval valt er te kiezen voor een ander bestandsformaat, zoals CSV. Let op: Upload het originele, ongewijzigde bestand. Dat betekent dat u het bestand niet mag wijzigen met een programma zoals Excel.

  • Ga naar ‘Banktransacties’ – Kies voor het juiste rekeningnummer. Dit is het rekeningnummer waarop de betalingen zijn binnengekomen.
  • Vervolgens drukt u hier bovenin op ‘Uploaden’.
  • Banktransacties importeren. Selecteer het CAMT bestand op uw computer en druk op ‘importeren’. Het systeem zal nu alle transacties uit het bankbestand opnemen, bekijken en controleren of er betaalde facturen bij zitten. Het systeem controleert hier op factuurnummers in de beschrijving, of op combinaties tussen rekeningnummer, bedrag en naam. U wordt nu verwezen naar een nieuw scherm.
  • De lijst met banktransacties wordt getoond. Van elke transactie wordt het afschrift, de eerste transactiedatum, het aantal transacties en de datum weergegeven. Verwerkte transacties zijn te herkennen aan een groen vinkje (). Bij de zojuist geïmporteerde transacties is deze laatste kolom nu nog leeg.
  • Druk op ‘Alles verwerken’. We gaan nu alle geïmporteerde banktransacties één voor één verwerken. Dat betekent dat we ze gaan koppelen aan openstaande facturen.
  • Voor elke transactiedatum wordt er een scherm getoond. In dit scherm wordt elke afzonderlijke transactie weergegeven. De regel bestaat uit vijf kolommen: Factuur, Boekdatum, Transactie, Bedrag en Tegenrekening.
    • Factuur: in dit selectieveld kunt u de factuur waar de transactie bij hoort selecteren. Dit kunt u doen door te zoeken op bedrag, beschrijving, plaats, naam en factuurnummer. Ook is het mogelijk om te scrollen door de gehele lijst van facturen.
    • Transacties waar het systeem al de juiste factuur van heeft gevonden worden automatisch voor u ingevuld.
    • Het is niet verplicht om alle transacties te matchen. Transacties waar geen factuur bij hoort of waarvan u niet weet welke factuur er bij hoort, kunt u leeg laten. Deze kunt u dan op een later tijdstip ook verwerken.
    • Als u klaar bent met het “matchen”, druk dan op ‘verwerk dit afschrift’. U wordt doorgeleid naar een scherm voor de opvolgende transactiedatum, waar u de bijbehorende transacties gaat verwerken. Als u alle transactiedata heeft verwerkt wordt u teruggeleid naar het overzicht.
  • De verwerkte facturen zijn nu automatisch gemarkeerd als betaald. Wat er over blijft zijn de openstaande facturen. Deze kunt u gaan herinneren of aanmanen.

Handmatig verwerken

Het is mogelijk om facturen handmatig te verwerken. Bijvoorbeeld als u geen gebruik maakt van internetbankieren en dus geen transacties kunt uploaden. Hiervoor gebruikt u de knoppen aan de rechterzijde van elke factuur in het facturenoverzicht.

  • Markeren als betaald. Zoek de factuur op en druk op ‘Betaald’ ().
  • Markeren als niet betaald. Zoek de factuur op en druk op ‘Niet Betaald’ ().
  • Herinnering sturen. Zoek de factuur waarvan u een herinnering wilt sturen en druk bij opties op ‘Herinnering’ (). Vink hier aan dat u de factuur per e-mail wilt verzenden en vul de volgende velden in:
    • Adres. Dit wordt automatisch ingevuld maar is te wijzigen indien nodig.
    • Onderwerp. Het onderwerp van de e-mail.
    • Tekst. De inhoud van de e-mail.
    • Druk op ‘opslaan’. De relatie krijgt nu een email met in de bijlage een herinnering in pdf formaat. De factuur wordt geplaatst in facturatie – herinnering.