Koppelen met Exact Online
Hoe werkt de synchronisatie?
De synchronisatie met Exact Online werkt één kant op. Dat betekent:
- De gegevens in Genkgo zijn leidend. Exact neemt de gegevens over uit Genkgo. Er worden geen gegevens uit Exact overgenomen door Genkgo.
- Afwijkende gegevens in Exact Online worden overschreven door de gegevens in Genkgo.
- Als een bankrekeningnummer van een relatie in Exact is ingevuld, maar niet in Genkgo dan wordt het nummer in Exact niet verwijderd.
- Als een bestaand bankrekeningnummer wordt gewijzigd in Genkgo, dan wordt dit bankrekeningnummer niet gewijzigd in Exact. Er wordt dan een extra bankrekeningnummer aangemaakt en deze wordt als primair ingesteld.
- Nieuwe profielen in Genkgo worden automatisch toegevoegd als nieuwe relatie in Exact Online.
- Bestaande profielen in Exact Online kunnen worden gekoppeld, gematcht, met profielen in Exact. Met uitzondering van contactpersonen bij organisaties.
- Er dient te worden ingesteld welke mappen/groepen in Genkgo met profielen moeten worden gesynchroniseerd.
- De synchronisatie loopt automatisch, éénmaal per dag, rond 3 uur 's nachts.
De gegevens aanwezig in Genkgo Organisatie zijn leidend. Zorg dus dat de gegevens in Genkgo Organisatie kloppend en up-to-date zijn vóórdat de koppeling tot stand wordt gebracht.
Welke koppelingen zijn er?
Synchronisatie personen (relaties)
Profielen (van relaties zoals leden, personen) in Genkgo Organisatie worden gesynchroniseerd met 'accounts' in Exact Online.
De volgende velden uit Genkgo worden gesynchroniseerd met die in Exact Online:
- Weergave naam
- Voornaam
- Tussenvoegsel
- Achternaam
- Geslacht
- Geboortedatum
- Initialen
- E-mailadres
- Adres
- Postcode
- Stad
- Provincie
- Land
- Telefoon
- Fax
- Mobiel
- Website
- Rekeningnummmer IBAN
Synchronisatie bedrijven (relaties) met contactpersonen
Profielen van organisaties of bedrijfsleden in Genkgo Organisatie worden gesynchroniseerd met 'accounts' in Exact Online.
De contactpersoon van het profiel in Genkgo wordt in Exact toegevoegd als contactpersoon bij de relatie. Als er in Genkgo meerdere contactpersonen aanwezig zijn, dan wordt automatisch gekozen voor de contactpersoon van het contacttype 'Financieel'. Het contacttype kan worden ingesteld in het tab 'Contactpersonen' op het profiel van een organisatie of bedrijfslid in Genkgo Organisatie.
De volgende velden uit Genkgo worden gesynchroniseerd met die in Exact Online:
- Weergave naam
- Adres
- Postcode
- Stad
- Provincie
- Land
- Telefoon
- Fax
- Website
- Rekeningnummmer IBAN
Koppeling van debiteurenstanden
Debiteurenstanden of Facturen uit Exact Online behorende bij leden in Genkgo worden ‘opgehaald’.
De debiteurenstanden worden weergegeven op een speciaal ingerichte pagina in het besloten gedeelte van de website. Een relatie kan deze pagina zelf raadplegen. Een beheerder kan deze gegevens inzien in het Genkgo beheer.
Voor een relatie zijn de openstaande en betaalde rekeningen zichtbaar. Hierbij zijn opgenomen:
- Receivable/Factuurnummer
- Bedrag
- Omschrijving
- Factuurdatum
- Verschuldigd op