Bestaande Exact data matchen
Het kan zijn dat u Exact Online al gebruikte voordat u Genkgo software in gebruik nam en hier al gegevens in staan. Voordat Genkgo en Exact informatie kunnen uitwisselen moet de bestaande Exact data worden 'gematcht' met die in Genkgo Organisatie. Dit is een eenmalige handeling.
Het matchen van bestaande gegevens
Genkgo heeft een speciale match interface gemaakt waarmee profielen makkelijk gekoppeld kunnen worden. Eerst zal er echter bepaald moeten worden waar gegevens staan die gematcht moeten worden met Exact. Dit bepaalt u in het veld Gesynchroniseerde mappen.
U kunt kiezen voor mappen of (dynamische) groepen. Als u niet goed weet welke u moet synchroniseren, volg dan deze stappen:
- Maak een uitdraai van alle beschikbare profielen in Exact, voorzien van het (relatie/lid)nummer.
- Voer deze in bij de profielen in Genkgo Organisatie. Het kan zijn dat u hier een extra veld voor moet aanmaken.
- Maak een dynamische groep van iedereen bij wie dit nummer is ingevuld.
- Nu heeft u een groep met daarin alle profielen die ook in Exact staan. Dit zijn de profielen die we gaan matchen.
- Vervolgens geeft u deze dynamische groep op in de settings.
De match tabel
Nu gaan we de profielen uit Genkgo matchen met Exact. Dit gaat in het Match scherm. U bereikt dit door bovenaan het scherm te klikken op 'Match'.
Hier verschijnt een lijst met de gevonden profielen uit Exact Online welke gematcht zijn met die uit Genkgo.
Elk Genkgo profiel dat zichtbaar is in de lijst, is te matchen aan een Exact profiel. Om het juiste Exact profiel te vinden, kunt u zoeken op naam of (relatie)nummer.
Als eerste geeft u aan welk Genkgo veld type u wilt gebruiken om te matchen met welk Exact veld type. Meestal is dat naam (name) of relatienummer (code). U kunt zowel aan de Genkgo als de Exact zijde het veld aanpassen door het juiste type aan te geven en dit te bevestigen door op 'instellen' te klikken.
Nu richten we ons op de lijst met personen die Genkgo klaar heeft gezet. Dit zijn alle profielen uit de mappen en/of groepen, aangegeven in settings.
Door op 'zoek' te klikken gaat het systeem op zoek in Exact om een goede match te vinden. Nadat er op zoek is gedrukt verschijnt er een lijst met de mogelijke matches (resultaten van de zoekopdracht). Staat het juiste profiel er bij? Klik dan op 'match'. Staat het juiste profiel er niet bij? Probeer uw zoekopdracht aan te passen. Als er geen match te maken is dan zal het gaan om een lid dat niet aanwezig is in Exact. Dan hoeft u geen match te maken. Later zal dit profiel automatisch worden toegevoegd aan Exact.
Nadat de profielen zijn gematcht
Als alle benodigde matches zijn gemaakt, stuur ons dan een mail om dit te melden. Genkgo zal daarna een eerste synchronisatie uitvoeren. Deze dient vervolgens door uw organisatie te worden gecontroleerd. Zorg dat u voorafgaand een back-up maakt in Exact en daarna geen mutaties meer aanbrengt, totdat de synchronisatie is aangezet.
Als het niet goed is gegaan zullen we een back-up terugzetten en de synchronisatie opnieuw uitvoeren. Als het wel goed is gegaan, dan zal de synchronisatie worden ingesteld op automatisch - 1 keer per dag.