Algemene automatische e-mails
Er kunnen op twee manieren algemene automatische e-mails aangemaakt worden: met voorwaarde of zonder voorwaarde. Met voorwaarde betekent dat iemand de e-mail ontvangt zodra diegene aan een bepaalde voorwaarde voldoet. Dit kan bijvoorbeeld een welkomstbericht zijn voor nieuwe leden. Zonder voorwaarde houdt in dat de e-mail wordt ontvangen wanneer iemand in een bepaalde groep zit, zonder verdere voorwaarde. Dit kan bijvoorbeeld een jaarlijkse verzoek om een profiel bij te werken zijn.
Om een automatische e-mail aan te maken, drukt u op ‘Toevoegen’ in de menubalk. U kunt dan kiezen tussen ‘Met voorwaarde’ of ‘Zonder voorwaarde’. Selecteer het soort bericht dat u aan wilt maken. Vul de volgende gegevens in:
- Eigenschappen – Onder eigenschappen kunt u aangeven in welke taal de e-mail wordt verzonden. Dit heeft gevolgen voor de taal waarin eventuele placeholders worden ingevuld. Zo wordt {{ salutation }} bijvoorbeeld 'Beste' wanneer Nederlands is gekozen, en 'Dear' wanneer voor Engels wordt gekozen.
Verder vult u hier het onderwerp van het bericht, het e-mailadres van de afzender en de naam van de afzender in.
Let op! Alleen bekende en geverifieerde e-mailadressen kunnen hier gebruikt worden als afzender.
Geef achter ‘Status’ aan of het bericht actief of uitgeschakeld is. Is een bericht uitgeschakeld, dan worden er geen automatische e-mails verstuurd, ook al voldoet iemand aan de voorwaarde. - Gebaseerd op:
- Met voorwaarde: Bij ‘Profiel’ bepaalt u naar welk type profiel het bericht gestuurd wordt. Bij ‘Voorwaarde’ heeft u (momenteel) alleen de keuze ‘Toegevoegd aan map/groep’. Typ achter ‘Map/groep’ de naam van de map of groep waarvoor het bericht aangemaakt wordt. Binnen enkele seconden verschijnt er een lijst met suggesties. Selecteer de juiste map/groep. Als laatst geeft u achter ‘Versturen als’ aan of de automatische e-mail iedere keer dat aan de voorwaarde voldaan wordt verstuurt moet worden, of alleen de eerste keer.
- Zonder voorwaarde: Bij ‘Profiel’ bepaalt u naar welk type profiel het bericht gestuurd wordt. Typ achter ‘Map/groep’ de naam van de map of groep waarvoor het bericht aangemaakt wordt. Binnen enkele seconden verschijnt er een lijst met suggesties. Selecteer de juiste map/groep. Geef achter ‘Frequentie’ aan hoe vaak het bericht verstuurd moet worden. Hierbij heeft u keuze uit: jaarlijks, maandelijks, wekelijks of dagelijks. Achter 'Starten op' kunt u aangeven op of vanaf welke datum de automatische mail verzonden dient te worden. Als deze startdatum ontbreekt zal per persoon worden bekeken of die voldoet aan de frequentie. Wanneer een datum in het verleden wordt gekozen, wordt de automatische mail meteen verzonden. Achter 'Aantal keer herhalen' kunt u aangeven hoevaak het versturen van de e-mail moet worden herhaald.
- Verzenden naar – Geef aan dat u een kopie van de e-mail wilt ontvangen door het hokje achter ‘Kopie naar de afzender’ aan te vinken. Het kan voorkomen dat u de e-mail ook naar een andere (derde) partij(en) wilt verzenden, bijvoorbeeld een alumni vereniging die hoort bij uw vereniging. Vul het betreffende e-mailadres dan in achter ‘Naar e-mailadressen’
- Inhoud – plaats hier de inhoud van de automatische e-mail.
Druk op ‘opslaan’ om de e-mail aan te maken.
Aangemaakte automatische e-mails worden in een overzicht weergegeven. Druk op de naam van de e-mail om deze aan te passen. Indien u bijvoorbeeld tijdens het aanmaken bij ‘Status’ heeft gekozen voor uitgeschakeld, maar u deze in wilt schakelen, wijzigt u dit veld en drukt u vervolgens op ‘opslaan’.
Om een automatische e-mail te verwijderen drukt u op het rode bolletje met de witte streep achter de betreffende e-mail. Druk op ‘verwijderen’ om te bevestigen, of op ‘Terug’ om te annuleren.