Algemene automatische e-mails
Er kunnen op twee manieren algemene automatische e-mails aangemaakt worden: met voorwaarde of zonder voorwaarde. Met voorwaarde betekent dat iemand de e-mail ontvangt zodra diegene aan een bepaalde voorwaarde voldoet. Dit kan bijvoorbeeld een welkomstbericht zijn voor nieuwe leden. Zonder voorwaarde houdt in dat de e-mail wordt ontvangen wanneer iemand in een bepaalde groep zit, zonder verdere voorwaarde. Dit kan bijvoorbeeld een jaarlijkse verzoek om een profiel bij te werken zijn.
Om een automatische e-mail aan te maken, drukt u op ‘Toevoegen’ in de menubalk. U kunt dan kiezen tussen ‘Met voorwaarde’ of ‘Zonder voorwaarde’. Selecteer het soort bericht dat u aan wilt maken. Vul de volgende gegevens in:
- Eigenschappen – Onder eigenschappen kunt u aangeven in welke taal de e-mail wordt verzonden. Dit heeft gevolgen voor de taal waarin eventuele placeholders worden ingevuld. Zo wordt {{ salutation }} bijvoorbeeld 'Beste' wanneer Nederlands is gekozen, en 'Dear' wanneer voor Engels wordt gekozen.
Verder vult u hier het onderwerp van het bericht, het e-mailadres van de afzender en de naam van de afzender in.
Let op! Alleen bekende en geverifieerde e-mailadressen kunnen hier gebruikt worden als afzender.
Geef achter ‘Status’ aan of het bericht actief of uitgeschakeld is. Is een bericht uitgeschakeld, dan worden er geen automatische e-mails verstuurd, ook al voldoet iemand aan de voorwaarde. - Gebaseerd op:
- Met voorwaarde: Bij ‘Profiel’ bepaalt u naar welk type profiel het bericht gestuurd wordt. Bij ‘Voorwaarde’ heeft u (momenteel) alleen de keuze ‘Toegevoegd aan map/groep’. Typ achter ‘Map/groep’ de naam van de map of groep waarvoor het bericht aangemaakt wordt. Binnen enkele seconden verschijnt er een lijst met suggesties. Selecteer de juiste map/groep. Als laatst geeft u achter ‘Versturen als’ aan of de automatische e-mail iedere keer dat aan de voorwaarde voldaan wordt verstuurt moet worden, of alleen de eerste keer.
- Zonder voorwaarde: Bij ‘Profiel’ bepaalt u naar welk type profiel het bericht gestuurd wordt. Typ achter ‘Map/groep’ de naam van de map of groep waarvoor het bericht aangemaakt wordt. Binnen enkele seconden verschijnt er een lijst met suggesties. Selecteer de juiste map/groep. Geef achter ‘Frequentie’ aan hoe vaak het bericht verstuurd moet worden. Hierbij heeft u keuze uit: jaarlijks, maandelijks, wekelijks of dagelijks. Achter 'Aantal keer herhalen' kunt u aangeven hoevaak het versturen van de e-mail moet worden herhaald.
- Verzenden naar – Geef aan dat u een kopie van de e-mail wilt ontvangen door het hokje achter ‘Kopie naar de afzender’ aan te vinken. Het kan voorkomen dat u de e-mail ook naar een andere (derde) partij(en) wilt verzenden, bijvoorbeeld een alumni vereniging die hoort bij uw vereniging. Vul het betreffende e-mailadres dan in achter ‘Naar e-mailadressen’
- Inhoud – plaats hier de inhoud van de automatische e-mail.
Druk op ‘opslaan’ om de e-mail aan te maken.
Aangemaakte automatische e-mails worden in een overzicht weergegeven. Druk op de naam van de e-mail om deze aan te passen. Indien u bijvoorbeeld tijdens het aanmaken bij ‘Status’ heeft gekozen voor uitgeschakeld, maar u deze in wilt schakelen, wijzigt u dit veld en drukt u vervolgens op ‘opslaan’.
Om een automatische e-mail te verwijderen drukt u op het rode bolletje met de witte streep achter de betreffende e-mail. Druk op ‘verwijderen’ om te bevestigen, of op ‘Terug’ om te annuleren.