Wachtwoorden versturen

Wachtwoord e-mails

Voor het versturen van een wachtwoord vanuit de admin naar een persoon is een wachtwoord e-mail nodig.

  1. Navigeer in de Organisatieboom naar 'Automatische e-mails'.
  2. Kies voor de inbox Berichten.
  3. Ga naar het onderdeel ‘Wachtwoorden’.

Hier ziet u een overzicht van de bestaande wachtwoord e-mails.

Een wachtwoord e-mail toevoegen

Klik op ‘Toevoegen’ in de menubalk. Vul de volgende velden in:

  • Naam – Het naam van de e-mail, alleen zichtbaar in de admin. Geef de e-mail een beschrijvende naam zodat u deze op andere plekken in de admin kunt herkennen;
  • Taal;
  • Afzender adres – Het adres waar vandaan de e-mail wordt verstuurd;
  • Afzender naam – De naam van de afzender (bijv. Administratie vereniging);
  • Onderwerp – Het onderwerp van de e-mail, zichbaar voor de ontvanger;
  • Vertraging – Bij ‘geen vertraging’ wordt de e-mail direct verzonden wanneer u een wachtwoord e-mail verstuurd. Bij ‘1 uur’ blijft de e-mail 1 uur in de outbox staan voordat hij wordt verzonden. U heeft dan nog een uur de tijd om het bericht te annuleren;
  • Gebruik voor wachtwoord vergeten in admin – Vink deze optie aan wanneer u deze e-mail wilt gebruiken voor beheerders die hun wachtwoord zijn vergeten. Wanneer dit bij één van de wachtwoord e-mails is aangevinkt, bevat het inlogscherm van de admin een ‘wachtwoord vergeten’ link. Naar aanleiding van die link zal deze e-mail worden verzonden;
  • Inhoud van de e-mail – Lees de uitleg boven de tekstverwerker goed voordat u de inhoud van de e-mail schrijft. Een wachtwoord e-mail heeft geen opmaak. Het is ook niet mogelijk om afbeeldingen toe te voegen. Wij raden aan om deze e-mail zo kort mogelijk te houden;
  • Automatisch versturen naar – Het is mogelijk om deze e-mail automatisch te laten versturen naar alle nieuwe profielen in een bepaalde map. Deze optie wordt veelal gebruikt voor de ledenmap. Alle nieuwe leden die in de ledenmap worden geplaatst, krijgen zodoende automatisch een wachtwoord e-mail.
    • Geef in ‘Status’ aan of het automatisch versturen actief of uitgeschakeld is;
    • Vul in ‘Map’ de juiste map in.

Klik op ‘opslaan’. De nieuwe wachtwoord e-mail is nu zichtbaar in het overzicht van wachtwoord e-mails.

Een wachtwoord e-mail aanpassen

  1. Klik in het overzicht op de naam van de e-mail die u wilt aanpassen.
  2. Wijzig de velden die u wilt aanpassen.
  3. Bevestig uw wijzigingen met de knop 'opslaan'.

Een wachtwoord e-mail verwijderen

  1. Klik in het overzicht van de e-mails aan de rechterzijde van de e-mail die u wilt verwijderen op .
  2. Klik op ‘verwijderen’ om te bevestigen of op ‘Terug’ om te annuleren.

Wachtwoord e-mail versturen

Er zijn drie manieren waarop wachtwoord e-mails worden versturen: automatisch, individueel, en naar een groep. Het automatisch versturen wordt ingesteld in het e-mail sjabloon zoals hierboven beschreven. Het individueel versturen van een wachtwoord gebeurt in het toegangstabblad van een profiel.

Wanneer u het systeem voor het eerst gaat gebruiken, moeten er wachtwoorden worden verstuurd naar alle leden tegelijk:

  • Ga naar het overzicht van wachtwoord e-mails;
  • Klik op ‘nu versturen’ in de menubalk;
  • Kies het gewenste sjabloon in ‘wachtwoord e-mail’;
  • Vul in ‘versturen naar’ de map of groep in waarnaar u wachtwoorden wilt versturen. Bij ingebruikname van het systeem is dit meestal de map ‘leden’;
  • Onder ‘terugkeer adres’ kunt u een URL invoeren. De gebruiker zal naar deze URL worden doorgestuurd na het instellen van het wachtwoord;
  • Profielen die geen wachtwoord hebben geen wachtwoord-link sturen – Vink deze optie aan wanneer u alleen wachtwoorden wilt versturen naar gebruikers die nog geen wachtwoord hebben;
  • Vink ‘Ja, deze wachtwoord e-mail dient te worden verzonden’ aan en klik op ‘versturen’.