Bestaande profielen aanvullen of wijzigen via een import

Bij het toevoegen of wijzigen van data in een grote hoeveelheid profielen kan het handig zijn om dit via een import te doen. Daarvoor dient eerst een export gemaakt te worden vanuit de applicatie Organisatie. Deze export kan worden bewerkt en vervolgens terug geïmporteerd worden.

Volg de stappen hieronder.

Wilt u van een grote groep personen de waarde van één veld in één keer wijzigen, waarbij voor alle profielen dezelfde waarde geldt? Dan hoeft er geen export en import gedaan te worden, maar kan dit worden gedaan door een geavanceerde zoekopdracht.

  1. Maak een backup van het systeem – Dit is een belangrijke stap! Het maken van een backup geeft de mogelijkheid om het systeem te herstellen naar het moment van de backup als de import verkeerd gaat. Let op! Er wordt een backup gemaakt van het gehele systeem. Bij het terugzetten van een backup wordt het gehele systeem (inclusief alle andere applicaties zoals Website en Evenementen) teruggezet. Het is daarom belangrijk dat de import direct na afronding wordt gecontroleerd.
  2. Exporteer de gegevens
    • Eerst dient er een export gemaakt te worden van de map of groep waarin de wijzigingen gewenst zijn. In het excelbestand kunnen de wijzigingen in de betreffende velden gemaakt worden. Wij adviseren om, afgezien van de wijzigigen in de betreffende velden, verder geen wijzigingen aan het bestand te maken.
    • Let op! Laat de eerste kolom 'id' in tact! Aan het id herkent het systeem tijdens de import welke velden bij welke profielen horen.
    • Sla het excelbestand op.
  3. Ga terug naar de Genkgo omgeving.
  4. Navigeer naar de map in de organisatieboom waar de te wijzigen profielen in staan.
  5. Klik op 'Importeren' in de menubalk.
  6. Kies het type organisatie element dat je gaat importeren (bijv. Organisatie, Persoon, Lid).
  7. Klik op 'choose file', ‘browse’ of 'bladeren' en navigeer naar de locatie van het importbestand op je computer. Kies het bestand.
  8. Selecteer de bestandsindeling van het importbestand.
  9. Klik op ‘importeren’.
  10. Vink onder ‘Instellingen’ de opties ‘Eerste regel overslaan’ en ‘Eerdere export terugzetten’ aan.
    • De optie ‘eerste regel overslaan’ zorgt ervoor dat de kolomnamen niet worden geïmporteerd als profiel.
    • De optie ‘Eerdere export terugzetten’ zorgt ervoor dat de gegevens niet als nieuwe profielen worden geïmporteerd maar in de juiste bestaande profielen komen te staan.
  11. Er verschijnt nu een nieuwe categorie 'Export terug zetten'. Selecteer hier welke kolom het ID bevat. Dit is altijd ‘id’, tenzij de kolomnamen uit de export zijn gewijzigd.
    • Deze optie zorgt ervoor dat de profielen in Genkgo worden gematched op basis van de kolom 'ID' in het export bestand en dat de gewijzigde gegevens worden overgeschreven.
  12. Onder ‘Koppeling’ staan alle organisatievelden met daarachter een selectieveld. Zorg dat alle velden die geïmporteerd moeten worden zijn gekoppeld met een organisatieveld.
    • Selecteer 'niet importeren' bij de velden die niet zijn gewijzigd.
    • Vergeet geen velden! Dat zou betekenen dat de import straks opnieuw moet gebeuren.
  13. Klik op ‘importeren’. Het afhandelen van de import duurt een aantal minuten, afhankelijk van de grootte van het databestand.

Controle

Controleer of alle gegevens uit het importbestand correct zijn geïmporteerd.

Er zijn een aantal manieren waarop je dit kunt doen:

  • Voer een geavanceerde zoekopdracht uit met alle velden die zijn geïmporteerd.
  • Open een aantal nieuwe profielen en controleer de geïmporteerde gegevens steekproefsgewijs.
  • Maak een export vanuit de map waarin de profielen zijn geïmporteerd. Vergelijk deze export met het importbestand.

Let op de volgende zaken bij het controleren van de import:

  • Ontbreekt er data in bepaalde velden?
  • Zijn alle velden met een datum goed geïmporteerd?
  • Zijn de speciale tekens goed meegenomen? Bijvoorbeeld: é, ü, ô, etc. Denkt u aan namen zoals “Léon” en “Müller”.

Is het bestand correct geïmporteerd?

  • Ja.
    • Gefeliciteerd. Het bestand is nu geïmporteerd en klaar om mee gewerkt te worden. Veel succes!
  • Nee.
    • Heb je kunnen achterhalen wat er is misgegaan? Zet alleen in het uiterste geval de backup terug. Probeer eerste of de fout handmatig te herstellen is.
    • Heb je niet kunnen achterhalen wat er is misgegaan? Probeert de fout dan zo goed mogelijk te omschrijven en neem contact met ons op via support@genkgo.nl.