1. Bestand prepareren voor import

De data die in de nieuwe profielen komt te staan, komt ergens vandaan. Meestal is dat een spreadsheet of een ander administratie programma. Indien de data uit een ander softwarepakket komt, dient dit geëxporteerd te worden naar een spreadsheet zoals Excel. Een gratis spreadsheet programma is Calc, onderdeel van LibreOffice, dat je hier kunt downloaden.

Exporteer uw bestand met persoonsgegevens naar uw computer.

  • Dit gaat veelal via de functies 'exporteren' of 'opslaan als'.
  • Kies bij het exporteren voor een ondersteund spreadsheet bestandsformaat (*.xls, *.xlsx, *.ods en *.csv).

Controleer of het bestand correct is geëxporteerd.

  • Open de spreadsheet.
  • Zorg dat alle data in één werkblad staat – Een spreadsheet met meerdere werkbladen wordt niet ondersteund.
    • Als je meerdere werkbladen heeft en/of meerdere typen organisatieobjecten wilt importeren (bijvoorbeeld leden en organisaties), zorg dan dat je voor elke lijst een afzonderlijk bestand maakt. Bijvoorbeeld een bestand voor leden en aan ander bestand voor oud-leden.

Voorzie het bestand van titels.

  • Geef in de eerste rij van het spreadheet (horizontaal) elke kolom een titel (bijvoorbeeld 'Voornaam', 'E-mail', 'Adres', etc.).
  • De titel dient overeen te komen met de naam van het corresponderende veld in de applicatie Organisatie (zie: onderdeel 2 - applicatie Organisatie configureren).

Verwijder de volgende speciale tekens.

  • Enters / Returns
    • Het zoeken en vervangen hiervan gaat eenvoudig met de “zoek en vervang” functie van MS Excel of LibreOffice Calc;
    • Zoek op ‘Alt+010’ om enters te vinden en vervang deze met een spatie.
  • Aanhalingstekens, tabs, komma's, puntkomma's (;)

Sla het bestand weer op in het juiste bestandsindeling.

  • Wij accepteren alleen de volgende bestandsformaten: *.xls, *.xlsx, *.ods en *.csv (comma separated value in Unicode of UTF-8 indeling).