3. Ledenbestand importeren en controleren

Het bestand is klaar en de applicatie Organisatie is geconfigureerd. Het bestand kan nu geïmporteerd worden.

Stap 1. Maak een back-up van het systeem.

Stap 2. Selecteer een lege juiste map in de Organisatieboom.

  • Let op! Importeer altijd naar een lege map (hoe maak ik een lege map aan?).
  • Wanneer is vastgesteld dat de profielen correct zijn geïmporteerd, kunnen ze verplaatst worden naar de gewenste map.

Stap 3. Klik op 'Importeren' in de taakbalk.

Stap 4. Kies het objecttype dat je gaat importeren (bijv. Organisatie, Persoon, Lid).

Stap 5. Selecteer het importbestand op je computer.

  • Klik op 'choose file', ‘browse’ of 'bladeren'.
  • Navigeer naar de locatie van het bestand op je computer en kies het bestand.

Stap 6. Selecteer de juiste bestandsindeling.

Stap 7. Klik op ‘importeren’.

Stap 8. Zorg dat onder ‘Instellingen’ de optie ‘Eerste regel overslaan’ is aangevinkt.

Stap 9. Wijs de velden uit het importbestand toe aan de velden in Genkgo.

  • Links zie je de Organisatievelden. Rechts kun je een veld uit het importbestand koppelen aan elk Organisatieveld.
  • Zorg dat alle importvelden zijn gekoppeld met een Organisatieveld.
  • Achter ‘weergave naam’ kun je ervoor kiezen om automatisch een weergave naam samen te stellen voor de geïmporteerde profielen.
  • Het is niet verplicht om alle importvelden te koppelen. Echter kan een import later niet ‘aangevuld’ worden. Als je vergeet om gewenste velden te koppelen, moet de import opnieuw gebeuren. Conroleer dus goed of alle gewenste velden zijn gekoppeld.

Stap 10. Sla de gegevens op en het bestand zal worden afgehandeld door het systeem.

  • Het afhandelen van de import duurt enkele minuten, afhankelijk van het aantal profielen in de import.

Stap 11. Controleer of alle gegevens uit het importbestand correct zijn geïmporteerd.

Er zijn een aantal manieren waarop dit gedaan kan worden.

  • Voer een geavanceerde zoekopdracht uit met alle velden die zijn geïmporteerd.
  • Open een aantal nieuwe profielen en controleer de geïmporteerde gegevens steekproefsgewijs.
  • Maak een export vanuit de map waarin de profielen zijn geïmporteerd. Vergelijk deze export met het importbestand.

Let op de volgende zaken bij het controleren van de import:

  • Ontbreekt er data in bepaalde velden?
  • Zijn alle velden met een datum goed geïmporteerd?
  • Zijn de speciale tekens goed meegenomen? Bijvoorbeeld: é, ü, ô, etc. Denkt u aan namen zoals “Léon” en “Müller”.

Stap 12. Is het bestand correct geïmporteerd?

  • Ja.
    • De profielen kunnen nu verplaatst worden naar de gewenste map. Nieuwe lidprofielen kunnen bijv. naar de ledenmap worden verplaatst.
  • Nee.
    • Heb je kunnen achterhalen wat er is misgegaan? Dan kun je de geïmporteerde profielen verwijderen, de fout herstellen en het stappenplan opnieuw uitvoeren.
    • Heb je niet kunnen achterhalen wat er is misgegaan, of is het een probleem wat je zelf niet kunt oplossen? Probeert de fout dan zo goed mogelijk te omschrijven en neem contact met ons op via support@genkgo.nl.