Exporteren in applicaties

Standaard worden bij een export alle velden geëxporteerd, ongeacht in welke applicatie de export plaatsvindt. In het onderdeel 'Exporteren' kun je per applicatie aangeven welke gegevens geëxporteerd dienen te worden. Dit werkt middels export sets. Een set kan aangemaakt worden voor een enkele applicatie, maar kan ook gelden voor meedere applicaties tegelijk. Zo kan het bijvoorbeeld wenselijk zijn om bij een export uit Financieel wel bankgegevens van een lid mee te exporteren, maar in de Organisatie en Evenementen applicaties niet.

Aanmaken van export set

Druk op 'Toevoegen' in de menubalk.
Vul onder 'Naam van de exportset' de gewenste naam in, bijvoorbeeld "Export evenementen".
Bestanden die door personen worden geüpload worden normaal gesproken geëxporteerd met de naam van de persoon in de bestandsnaam. Om ervoor te zorgen dat personen in dit exportset niet te herkennen zijn in bestandsnamen, selecteer de optie ‘bestandsnamen anonimiseren’.
Onder ‘Wijzig en login data’ kan worden aangegeven welke data met betrekking tot activiteit op het profiel van leden moet worden opgenomen in de export set. Om de datum en tijd waarop profielen laatst zijn gewijzigd door leden zelf of door een beheerder mee te exporteren, vink ‘Laatst gewijzigd’ aan. Om de datum en tijd waarop profielen laatst zijn gewijzigd door leden zelf mee te exporteren, vink ‘Laatste eigen profielwijzigigingen’ aan. Om de datum en tijd waarop leden voor het laatst hebben ingelogd mee te exporteren, vink ‘Laatst ingelogd op’ aan.
Onder 'Velden' wordt per organisatie object weergegeven welke velden er geëxporteerd kunnen worden. Klik onder een applicatienaam op het selectieveld. Vink alle velden die wel in de export set opgenomen moeten worden aan, en vink alle velden die niet moeten worden opgenomen in de export set uit.
Onder ‘Exporteren van adressen’ kan worden aangegeven welke adressen als geheel (in één cel van de spreadsheet) moeten worden opgenomen in de export set. Hier kan worden gekozen uit adressen die zijn ingesteld onder Instellingen → Adressen. Deze adressen corresponderen door middel van placeholders met velden uit organisatieprofielen. Wanneer u hier één of meerdere van de adrestypes aanvinkt, wordt per adrestype een aparte kolom in de spreadsheet gemaakt en wordt het adres samengesteld weergegeven.
Geef onder 'Applicaties' aan voor welke applicaties deze set van toepassing is. Dit kan één applicatie zijn, maar ook meerdere.
Klik op 'opslaan'.

De zojuist aangemaakte exportset wordt vervolgens weergegeven in een overzicht. In dit overzicht vindt u de naam van de set en voor welke applicaties deze geldt.

Set wijzigen

Om een set te wijzigen, drukt u op de naam van de set. Vervolgens kunt u alle zaken die u heeft ingesteld tijdens het aanmaken wijzigen. Na het doorvoeren van de wijzigingen drukt u op 'opslaan' om te bevestigen.

Set verwijderen

Om een set te verwijderen, klik op achter de juiste set. Klik op 'verwijderen' om te bevestigen of op 'Terug' om te annuleren.