Overzichten: statuswijzigingen en statistieken

In het element ‘Overzichten’ kunnen twee verschillende dingen worden bijgehouden: profielstatistieken en statuswijzigingen. Op de lange termijn is het bijhouden van overzichten nuttig voor inzichten over hoe het met de vereniging gaat en welk soort personen de vereniging aantrekt.

Statuswijzigingen

Met statuswijzigingen kunt u de inhoud van mappen bijhouden. Dit houdt in dat u bijhoudt hoeveel profielen een bepaalde map bevat, welke profielen erbij zijn gekomen en welke eruit zijn gegaan. Dit is een hulpmiddel om de aantallen in de mappen te controleren. U kunt precies zien hoe het komt dat er op een zeker moment een bepaald aantal profielen in de map staan.

Om een statuswijzigingen overzicht aan te maken, navigeert u eerst naar de map in de Organisatie applicatie waarvan u het overzicht wilt aanmaken. Klik vervolgens op ‘Overzicht aanmaken’ in de menubalk. Kies dan de optie ‘Overzicht obv status wijzigingen’. Geef het overzicht een naam. Kies ook de interval van de datapunten. Klik vervolgens op ‘Opslaan’. U krijgt het overzicht direct te zien.

In het overzicht ziet u bovenaan om welke organisatiemap het gaat, het huidige aantal profielen in de map en de periode waarover de data is verzameld. Daaronder bevindt zich een tabel. Hierin ziet u de periode waarin een datapunt zich bevindt (de maand), de naam van het profiel, de actie van het profiel, de datum waarop een profiel is toegevoegd of een profiel de map heeft verlaten en het totaal aantal profielen in de map.

Profielstatistieken

Met profielstatistieken kun u bepaalde informatie over leden van de vereniging bijhouden. Profielstatistieken zijn grafieken waarin de gegevens weergegeven worden met één datapunt per variabele per maand.

Statistieken kunnen gaan over de inhoud van een bepaalde map, waarmee u bijvoorbeeld het verloop van het ledenaantal kunt bijhouden. Daarnaast kunt u ook statistieken op basis van profielvelden bijhouden. Deze statistieken gaan over specifieke informatie uit profielen, en niet over het aantal profielen. Zo’n statistiek kan op één of twee velden zijn gebaseerd, in sommige gevallen zelfs meer. Een statistiek gebaseerd op één veld is bijvoorbeeld een statistiek die alleen bijhoudt hoeveel vrouwen de vereniging telt. Een statistiek gebaseerd op twee velden is bijvoorbeeld het aantal vrouwen uitgesplitst naar leeftijd. De statistiek laat dan zien wat het totaal aantal vrouwen is, maar ook het totaal aantal vrouwen per leeftijdsgroep.

Profielstatistieken op basis van mappen

Dit type profielstatistieken geven in een grafiek aan hoeveel profielen zich per maand in een bepaalde map bevinden.

Om zo’n grafiek aan te maken, navigeert u eerst naar de map in de Organisatie applicatie waarvan u de statistiek wilt aanmaken. Klik vervolgens op ‘Overzicht aanmaken’ in de menubalk. Kies dan de optie ‘Grafiek van map totaal’. Geef de grafiek een naam en klik vervolgens op ‘opslaan’. U krijgt de grafiek direct te zien. Het systeem heeft enkele seconden nodig om de informatie te verzamelen. Wanneer u het scherm vernieuwt, zult u het eerste datapunt (van de huidige maand) zien verschijnen.

Profielstatistieken op basis van velden

Het aanmaken van profielstatistieken begint met het uitvoeren van een geavanceerde zoekopdracht. Dit gebeurt niet in het element ‘Overzichten’, maar in het bovenste element van de Organisatieboom waarin alle organisatieobjecten zijn opgeslagen.

Navigeer naar de map waarvanuit u wilt zoeken. Voer dan een geavanceerde zoekopdracht uit. Zorg ervoor dat u de zoekopdracht baseerd op één aspect van de statistieken die u wilt aanmaken. Wilt u bijvoorbeeld statistieken bijhouden over de leeftijd van de vrouwen, zoek dan op ‘vrouw’ in de geavanceerde zoekopdracht. Wanneer de statistiek moet gaan over alle objecten in de map waarin u zoekt, vul dan niets in tijdens de geavanceerde zoekopdracht. De zoekopdracht resulteert dan in alle objecten uit de map.
Na het uitvoeren van de geavanceerde zoekopdracht verschijnt er een lijst met personen die aan de criteria voldoen. Klik op ‘Opslaan’ in de menubalk en vervolgens op ‘Statistieken maken’.
Geef de statistiek een beschrijvende naam, bijvoorbeeld ‘Vrouwen, uitgesplitst naar leeftijd’. Het is erg belangrijk dat de naam duidelijk wordt geformuleerd omdat statistieken steeds bruikbaarder worden naarmate de tijd vordert, en dus waarschijnlijk gebruikt zullen worden door eventuele opvolgers.
Achter ‘Uitsplitsen naar’ kunt u kiezen uit alle profielvelden van het object. Wanneer we de statistiek ‘Vrouwen, uitgesplitst naar leeftijd’ aanmaken, kiezen we hier voor het veld ‘geboortedatum’. U kunt kiezen uit alle velden van objectprofielen. Echter, niet alle velden hebben dezelfde uitwerking in de grafiek:
- Van tekstvelden, bijv. een tekstvak of tekstblok, is in de statistieken alleen te zien of ze wel of niet zijn ingevuld d.m.v. ‘ja’ en ‘nee’. De daadwerkelijke inhoud van deze velden wordt nooit weergegeven.
- Van keuzevelden, bijv. selectievelden of een aanvinklijst, worden alle waardes in de statistieken weergegeven als aparte variabelen. Voor iedere optie in de lijst ontstaat een datapunt per maand in de statistieken.
- Van datumvelden wordt niet de datum zelf, maar het aantal jaren weergegeven in de statistieken. Wanneer u bijvoorbeeld een statistiek uitsplitst in het veld ‘geboortedatum’, dan weergeeft de statistiek leeftijdsgroepen van 5 jaar (bijv. 18-23, 24-29, enz.).
Wanneer u een statistiek uitsplitst in een aanvinkvak, dan kan de statistiek nog worden uitgebreid met andere aanvinkvakken. Hoe dit werkt, leest u in 'Statistieken uitbreiden' hieronder.
Klik op ‘opslaan’.
U ziet nu een scherm met een grafiek. Deze is nog leeg. Het systeem is op dit moment de benodigde informatie aan het verzamelen.
Vernieuw het scherm. Nu verschijnen de datapunten. Omdat de statistieken worden bijgehouden vanaf het moment dat ze worden aangemaakt, is er nog geen tijdsverloop te zien en staan de datapunten aan de linkerkant van de grafiek. Na een maand zullen er nieuwe datapunten worden toegevoegd en het tijdsverloop zal wel te zien zijn.

Profielstatistieken bekijken

Het tabblad 'Profielstatistieken' in het element ‘Overzichten’ bevat een tabel met een overzicht van alle aangemaakte statistieken. De tabel weergeeft de naam van de statistiek, de aanmaakdatum en de laatste datum waarop de informatie met betrekking tot de statistiek is verzameld. Statistieken die eerder zijn aangemaakt worden elke dag bijgewerkt op het moment dat de back-up van het systeem wordt gemaakt.

Om een statistiek te bekijken, klikt u op de naam van de statistiek. Statistieken bevatten de volgende elementen:

X-as – Tijdsverloop in maanden (notatie: jjjjmm)
Y-as – Aantallen
Legenda – Alle variabelen. Door te klikken op een variabele kunt u deze in de grafiek verbergen en weer tonen.

Profielstatistieken uitbreiden met velden

Bij statistieken die zijn uitgesplitst naar een aanvinkvak uit een organisatieprofiel kan de statistiek worden uitgebreid met andere aanvinkvakken. Daarvoor klikt u in de menubalk van de betreffende grafiek op ‘Uitbreiden’. Er verschijnt nu een scherm met het veld ‘Uitsplitsen naar’. In het uitklapveld zijn alle aanvinkvakken uit het organisatieprofiel te vinden. Selecteer het gewenste veld en klik op ‘uitbreiden’. De grafiek verschijnt nu weer. Vernieuw het scherm. De nieuwe variabele is nu te zien in de grafiek. De statistieken kunnen worden uitgebreid met een onbeperkt aantal aanvinkvakken.

Let op! Wanneer een nieuwe variabele wordt toegevoegd aan de grafiek, is dit niet met terugwerkende kracht. Het eerste datapunt van de nieuwe variabele is op de datum waarop deze wordt toegevoegd.

Overzichten verwijderen

Om een overzicht te verwijderen klikt u op aan de rechterkant van de naam van het overzicht. Klik vervolgens op ‘verwijderen’ om te bevestigen of op ‘Terug’ om te annuleren.