Dataverwerking - Koppelen aan Organisatie

Dataverwerking voor aanmeld- en uitschrijfformulieren

Informatie die door gebruikers wordt ingevuld in een formulier, kan met de dataverwerking direct worden opgeslagen in de Organisatie applicatie. Deze functionaliteit bestaat voor twee specifieke doeleinden: aanmeldformulieren en uitschrijformulieren. Een aanmeldformulier draait om het aanmaken van een nieuw profiel, en een uitschrijfformulier draait om het verplaatsen van een bestaand profiel naar een andere map in de Organisatie. Het is niet aan te raden om deze functionaliteit voor andere doeleinden te gebruiken.

Hieronder vindt u een beschrijving van de instellingen die u kunt maken in het onderdeel ‘Dataverwerking’. Daarna vindt u een beschrijving van hoe u dit kunt gebruiken voor aanmeldformulieren en voor uitschrijfformulieren.

Dataverwerking

Opslaan in Organisatie

Hier kunt u de dataverwerking activeren. Deze optie moet aangevinkt zijn om de dataverwerking te laten werken.

Opslaan als

  • Opslaan als – Kies hier in welk type profiel de ingevulde informatie terecht dient te komen. U kunt kiezen uit alle beschikbare objecttypes in uw Organisatie applicatie.
  • Indien u bij ‘Opslaan als’ heeft gekozen voor ‘organisatie’ of ‘bedrijfslid’, en op ‘opslaan’ hebt geklikt, verschijnt het veld ‘Contactpersoon’. Hiermee kunt u instellen dat er met dit formulier een organisatie/bedrijfslid en een contactpersoon tegelijkertijd worden aangemaakt. In de Organisatie applicatie komt het profiel van de contactpersoon dan onder het profiel van de organisatie/het bedrijfslid te hangen.
  • Gebruikersnaam genereren – Hier kunt u kiezen wat de gebruikersnaam van het profiel wordt. U kunt kiezen uit de organisatievelden die in het formulier staan. Kiest u bijvoorbeeld het veld ‘e-mailadres’, dan wordt het e-mailadres wat hier is ingevuld de gebruikersnaam.
  • Organisatie map – Hier kiest u de map waarin het profiel komt te staan na het invullen van het formulier. U kunt kiezen uit alle mappen in de Organisatie applicatie. Zorg ervoor dat u een map heeft aangemaakt in de Organisatie applicatie waar de informatie uit het formulier terecht moet komen. Lees hier hoe u een map aanmaakt.

Inloggen

  • Niet-ingelogde gebruiker direct ingelogd na voltooiing – Deze optie is van toepassing op aanmeldformulieren. Vink deze optie aan als u wilt dat een gebruiker direct na het indienen van het formulier wordt ingelogd. U kunt dit bijvoorbeeld gebruiken voor het verlenen van éénmalige toegang.
  • Profiel ingelogde gebruiker na voltooiing – U kunt kiezen wat er moet gebeuren met een profiel van een gebruiker die dit formulier invult. Kies voor ‘Nieuw profiel aanmaken’ wanneer er een geheel nieuw profiel aangemaakt dient te worden en de oude ongewijzigd dient te blijven. Kies voor ‘Verplaats bestaand profiel en gegevens samenvoegen’ wanneer het een uitschrijfformulier betreft, en u de gegevens die al in het profiel van de gebruiker staan, wilt behouden. Kies voor ‘Verplaats bestaand profiel en gegevens overschrijven’ wanneer het een uitschrijfformulier betreft, en u de bestaande gegevens van de gebruiker wilt verwijderen, en alleen de gegevens die ingevuld zijn in het formulier wilt behouden.

Klik op ‘opslaan’.

Het formulier kan nog niet worden weergegeven. Om dit wel te realiseren dient het formulier de organisatievelden met naam óf voor- en achternaam te hebben. Hiervoor navigeert u naar een verzameling invoervelden of maakt u een veld aan:

  1. Navigeer naar het onderdeel 'Inhoud'.
  2. Ga naar een verzameling invoervelden of maak er één aan. Hoe u een nieuwe verzameling invoervelden aanmaakt, leest u hier.
  3. Klik op 'Nieuw veld'.
  4. Bij het aanmaken van velden zal er een nieuw type veld verschijnen: ‘Organisatieveld’. Deze koppelt het veld in het formulier aan een organisatieveld in Genkgo Organisatie. Wanneer u ook een contactpersoon hebt ingesteld, kunt u ook kiezen voor het type ‘Organisatieveld contactpersoon’. Dit type koppelt organisatievelden van de contactpersoon.
  5. Maak een veld aan met het type ‘Organisatieveld’ en koppel deze aan 'weergave naam' óf maak twee velden aan en kopppel deze met 'voornaam' en 'achternaam'.
  6. Zorg ervoor dat de velden dezelfde titel krijgen als in de Organisatie applicatie om foutief ingevulde formulieren te voorkomen.
  7. Bevestig dit met de knop 'opslaan'.

Indien het zojuist aangemaakte formulier ingevuld wordt via de website, worden de ingevulde gegevens automatisch opgeslagen in de daarvoor bestemde map in Genkgo Organisatie.

Let op! Indien u dataverwerking aan heeft staan, dienen er organisatievelden aangemaakt te zijn. Schakelt u dataverwerking toch uit? Verwijder dan alle bestaande organisatievelden uit het formulier, anders wordt het formulier niet weergegeven op de website.

Aanmeldformulier enkel lid

U gaat een aanmeldformulier aanmaken voor een enkel lid. Dit betekent dat er naar aanleiding van het formulier één profiel in de Organisatie applicatie terecht komt. Het aanmeldformulier kan voor nieuwe leden zijn, maar bijvoorbeeld ook voor externen die die een profiel moeten aanmaken voordat ze zich kunnen aanmelden voor een activiteit.

  1. Zorg ervoor dat er een map in de Organisatie aanwezig is waar de profielen in terecht dienen te komen. Veel voorkomende mappen zijn ‘Aanmeldingen’ en ‘Externe deelnemers’. Lees hier hoe u een nieuwe map kunt aanmaken.
  2. Doorloop de stappen die onder ‘Dataverwerking’ zijn beschreven. Vul alle velden in. Let hierbij in het bijzonder op de volgende velden:
  • Opslaan als – In de meeste gevallen gaat het hier om het objecttype ‘lid’ of ‘persoon’. Ook voor externen is het type ‘lid’ vaak aan te raden, omdat zij in de Organisatie applicatie dezelfde velden in het profiel zullen hebben. Het objecttype ‘persoon’ heeft andere profielvelden. Lees hier hoe u velden van objecttypes kunt bewerken.
  • Indien u kiest voor het objecttype ‘organisatie’ of ‘bedrijfslid’, selecteer dan geen contactpersoon.
  • Niet-ingelogde gebruiker direct ingelogd na voltooiing – Deze optie is vooral handig voor het verlenen van eenmalige toegang. Het wordt dan ook vaak gebruikt om externen die zich willen registreren voor een activiteit hiertoe de kans te geven, maar er ook voor te zorgen dat de persoon daarna nooit meer kan inloggen.
  • Profiel ingelogde gebruiker na voltooiing – Hier selecteert u ‘Nieuw profiel aanmaken’.

Aanmeldformulier Organisatie met contactpersoon

  1. U gaat een aanmeldformulier aanmaken voor een organisatie/bedrijfslid met een contactpersoon. Dit betekent dat er naar aanleiding van het formulier twee profielen in de Organisatie applicatie terecht komen: één voor de bovenliggende organisatie, en één voor de contactpersoon. Deze profielen zullen aan elkaar gekoppeld zijn. Wanneer het profiel van de organisatie geopend wordt, zal er een nieuwe organisatieboom openen met de organisatie en daaronder de contactpersoon.
  2. Zorg ervoor dat er een map in de Organisatie aanwezig is waar de profielen in terecht dienen te komen. Voor nieuwe aanmeldingen wordt vaak de map ‘Aanmeldingen’ gebruikt. Lees hier hoe u een nieuwe map kunt aanmaken.
  3. Doorloop de stappen die onder ‘Dataverwerking’ zijn beschreven. Vul alle velden in. Let hierbij in het bijzonder op de volgende velden:
  • Opslaan als – Selecteer hier het objecttype ‘organisatie’ of ‘bedrijfslid’.
  • Contactpersoon – Dit veld verschijnt pas nadat u een keer op ‘opslaan’ heeft geklikt. Selecteer hier het objecttype ‘lid’ of ‘persoon’. Let erop dat het objecttype ‘persoon’ andere profielvelden heeft dan het type ‘lid’. Lees hier hoe u velden van objecttypes kunt bewerken.
  • Gebruikersnaam genereren – U kunt één gebruikersnaam genereren. Het veld wat u kiest is bepalend voor het profiel waaraan de gebruikersnaam gekoppeld wordt. Kiest u voor een veld dat gekoppeld is aan het profiel van de organisatie, dan hoort de gebruikernaam bij de organisatie. Kiest u voor een veld dat gekoppeld is aan het profiel van de contactpersoon, dan hoort de gebruikernaam bij de contactpersoon.
  • Niet-ingelogde gebruiker direct ingelogd na voltooiing Deze optie is vooral handig voor het verlenen van eenmalige toegang. Het wordt dan ook vaak gebruikt om externen die zich willen registreren voor een activiteit hiertoe de kans te geven, maar er ook voor te zorgen dat de persoon daarna nooit meer kan inloggen. Het profiel met de gegenereerde gebruikersnaam zal ingelogd zijn.
  • Profiel ingelogde gebruiker na voltooiing – Hier selecteert u ‘Nieuw profiel aanmaken’.

Uitschrijfformulier

U gaat een uitschrijfformulier aanmaken voor leden die hun lidmaatschap willen stopzetten. Naar aanleiding van dit formulier zal er geen nieuw profiel worden aangemaakt, maar zal het bestaande profiel worden verplaatst naar een andere map in de Organisatie applicatie.

Map in Organisatie en login mogelijkheid

Allereerst dient er in de Organisatie applicatie een map te worden aangemaakt waarin de profielen van de uitgeschreven leden in terecht komen. Wanneer u wilt dat uitschrijvingen nog niet direct van kracht zijn, plaatst u deze map in de map ‘leden’. Op die manier zullen uitgeschreven leden kunnen inloggen op de website totdat de profielen worden verplaatst naar een andere map. Wilt u dat uitschrijvingen direct van kracht zijn, dan kunt u de map elders in de Organisatieboom plaatsen. Lees hier hoe u een nieuwe map kunt aanmaken.

Ga vervolgens naar de 401-pagina in het Website beheer en controleer welke mappen mogen inloggen. Controleer ook welke mappen toegang hebben tot de beveiligde pagina’s.

Het formulier

Nu kunt u het formulier gaan aanmaken. Beveilig de pagina zodat het formulier alleen ingevuld kan worden door ingelogde leden. Eventueel kunt u het formulier verplaatsen zodat het makkelijk te vinden is voor leden, bijvoorbeeld onder de ‘mijn-vereniging’ pagina.

Bedenk welke informatie in het profiel moet komen te staan. Moet alle informatie behouden worden, of wilt u alleen de informatie die wordt ingevuld in dit formulier bewaren? Dit bepaalt welke instellingen u maakt en welke velden u gaat toevoegen in het formulier.

Voordat u de inhoud van het formulier gaat instellen, maakt u de instellingen voor Dataverwerking. Vul alle velden in. Let hierbij op de volgende velden:

  • Opslaan als – Kies hier het objecttype ‘lid’ indien u de informatie in het huidige profiel wilt behouden. Indien u alleen de informatie wilt behouden die wordt ingevuld in het formulier, kunt u ook kiezen voor het type ‘persoon’. Houd er wel rekening mee dat het type ‘persoon’ andere velden heeft als het type ‘lid’. Lees hier hoe u velden van objecttypes kunt bewerken.
  • Gebruikersnaam genereren – Kies hier voor ‘geen gebruikersnaam genereren’.
  • Niet-ingelogde gebruiker direct ingelogd na voltooiing – Vink dit veld niet aan.
  • Profiel ingelogde gebruiker na voltooiing – Hier kunt u kiezen wat er moet gebeuren met het profiel van een lid die dit formulier invult. Kies voor ‘Verplaats bestaand profiel en gegevens samenvoegen’ wanneer u de gegevens die al in het profiel van de gebruiker staan, wilt behouden en en wilt samenvoegen met de informatie die is ingevuld in dit formulier. Kies voor ‘Verplaats bestaand profiel en gegevens overschrijven’ wanneer u de bestaande gegevens van de gebruiker wilt verwijderen, en alleen de gegevens die ingevuld zijn in het formulier wilt behouden.
  • LET OP! Alleen formuliervelden die gekoppeld zijn aan organisatievelden komen terecht in het organisatieprofiel!