Rooster en deelnemers per activiteit

Per ingeroosterde activiteit kunt u veel informatie opvragen. U kunt bekijken tijdens welke programma's en op welke tijdstippen een bepaalde activiteit plaatsvindt. Ook kunt u de deelnemerslijst per ingeroosterde activititeit bekijken en exporteren.

Rooster per activiteit

Wanneer het rooster is ingevuld, kunt u per activiteit het rooster bekijken. Ga naar ‘Activiteiten’ in de evenementenboom. In het overzicht in het hoofdgedeelte klikt u op de betreffende activiteit. U komt nu op een pagina met verschillende tabbladen. In het tabblad 'Rooster', die automatisch opent, zijn alle data en tijdstippen te zien zijn waarop deze activiteit plaatsvindt. Het overzicht weergeeft de periode inclusief de naam van het programma, de ruimte waarin de activiteit zal plaatsvinden, de capaciteit van de activiteit en de nog beschikbare plekken.

Meer informatie over de tabbladen 'Spreker voorkeuren', 'Deelnemer voorkeuren' en 'Allocatie scores' vindt u hier.

Deelnemers per activiteit

Door op een periode te klikken, krijgt u een uitgebreid overzicht van deze ingeroosterde activiteit. Hier vindt u ook de deelnemers van deze activiteit. Ditzelfde overzicht krijgt u te zien wanneer u in het rooster op een activiteit klikt.

De tabel bovenaan het overzicht weergeeft de ruimte, het aantal deelnemers, de beschikbare plekken en de capaciteit van de activiteit. Daaronder bevindt zich een overzicht van alle deelnemers van deze activiteit. U kunt deelnemers uit deze lijst verwijderen door op achter hun naam te klikken. Ook kunt u deze activiteit voor een deelnemer annuleren door op achter hun naam te klikken. U kunt een deelnemer toevoegen aan de activiteit door in de menubalk op 'Toevoegen' te klikken. Vervolgens vult u de naam van de deelnemer in en klikt u op 'Opslaan'. Met de knop 'Downloaden' kunt u de lijst deelnemers downloaden. U kunt de export koppelen aan een exportset en/of bovenliggende elementen in de Organisatie Applicatie, wat bijvoorbeeld handig is als de deelnemers contactpersonen van bedrijven zijn.

Ook kunt u de deelnemers van deze activiteit een e-mail sturen. Dit kunt u doen met de knop 'Verstuur mailing'. Vervolgens vult u de afzender e-mail en afzender naam in, evenals het onderwerp van de e-mail en evt. extra e-mailadressen waarnaar u deze e-mail CC wilt sturen. Kies dan de bijlagen die u wilt meesturen. U kunt ervoor kiezen om de tickets van de deelnemers mee te sturen, evenals de persoonlijk programma's van de deelnemers. Schrijf dan de inhoud van uw e-mail in de tekstverwerker. Nadat u alle informatie hebt ingevuld, klikt u op 'versturen'. De e-mail wordt direct verzonden.