Tickets

Als u in de Evenementenboom navigeert naar ‘Tickets’, ziet u een overzicht van de verschillende ticketopties die tot het evenement behoren. U kunt daar verschillende (algemene) handelingen uitvoeren met betrekking tot alle ticketopties. Per ticketoptie zijn er verschillende tabbladen zichtbaar.

Algemene handelingen

Toevoegen

Het is ook hier mogelijk om handmatig inschrijvingen toe te voegen. Dit werkt hetzelfde als bij ‘Deelnemers-Toevoegen'.

Tickets exporteren

Daarnaast kunt u hier alle tickets te exporteren. Hiervoor drukt u op ‘Exporteer alle tickets’. In dit bestand wordt de naam van de deelnemer, het product (de ticketoptie), het aantal tickets en het bedrag weergegeven. Geef bij ‘Type’ aan als wat voor soort document u de tickets wilt exporteren. Hierbij heeft u keuze uit:

• Excel (XLSX)
• Excel XP (XLS)
• Libre/Open Office (ODS)
• CSV

U kunt ook aangeven of u gegevens uit de Organisatie applicatie wil opnemen in de export. Vink het vakje ‘Koppelen’ aan indien dit het geval is en selecteer de exportset met de benodigde informatie. Als het gaat om contactpersonen van bedrijven kunt u er ook voor kiezen om het bestand te koppelen aan een bovenliggend element (het bedrijf).

Klik op ‘exporteren’ om het bestand te downloaden.

Per ticketoptie

Wanneer u op een ticketoptie drukt, verschijnen de volgende mogelijkheden in de menubalk:

• Toevoegen: Hiervoor geldt hetzelfde als bij ‘Deelnemers-Toevoegen’.
• Exporteer tickets: Door middel van deze knop kunt u de tickets van deze ticketoptie exporteren. In de export zal informatie over de aangekochte tickets bevatten, zoals de naam van de eigenaar, het ticketnummer en het betaalde bedrag. U kunt er ook voor kiezen om informatie uit de Organisatie over de deelnemer aan de export te koppelen.
• Maak dynamische groep: Door middel van deze knop kunt u een dynamische groep maken van alle deelnemers die zich ingeschreven hebben voor deze ticketoptie. Vul in het veld ‘Naam’ de gewenste naam van de groep in. De instellingen onder ‘opnemen in groep’ staan zó insteld dat alle deelnemers van de betreffende ticketoptie worden opgenomen in de dynamische groep. Hier hoeft in principe niets in gewijzigd te worden. Vervolgens geeft de locatie in de Organisatie aan waar de groep moet komen te staan. Druk op ‘opslaan’ om te bevestigen.
• Verstuur mailing: Het is mogelijk om een mailing te sturen naar alle deelnemers die zich ingeschreven hebben voor deze ticketoptie. Hiervoor drukt u op ‘Verstuur mailing’. Vul de afzender e-mail in, de afzender naam, het onderwerp van de e-mail en eventueel extra e-mailadressen naar wie u de e-mail wilt verzenden in 'CC sturen naar'.  Indien u alles naar wens ingevuld heeft, drukt u op ‘versturen’.

De volgende tabbladen kunnen aanwezig zijn:

Deelnemers

Er zijn verschillende tabbladen weergegeven in het onderdeel Tickets. Welke tabbladen dat precies zijn, hangt af van de instellingen van het evenement. Standaard is het tabblad ‘Deelnemers’ aanwezig. Daarin ziet u wie zich ingeschreven heeft voor de ticketoptie, het aantal bestelde tickets per persoon, de opkomst en hoeveel er is betaald. Daarnaast ziet u rechts bovenin hoeveel tickets er zijn besteld en hoeveel er nog beschikbaar zijn (indien maximale capaciteit is ingesteld).

• Door op de naam van een deelnemer te drukken en vervolgens het ticketnummer te selecteren krijgt u het ticket zelf te zien. Hier kunt u in de menubalk het ticket downloaden door te drukken op 'Download tickets', kunt u handmatig aanwezigheid 'Markeren' en kunt u de eigenaar van het ticket wijzigen. Daarvoor drukt u op 'Eigenaar aanpassen'. Vervolgens typt u achter 'Eigenaar' de gewenste naam, dit moet iemand uit de Organisatie applicatie zijn. Na enkele seconden verschijnt er een lijst met suggesties. Selecteer de juiste naam en druk op 'opslaan'. De eigenaar van het ticket is dan aangepast.

Annuleringen

Indien het mogelijk is om ticket te annuleren, wordt hier een overzicht weergegeven van geannuleerde tickets. U ziet de naam van degene die een ticket heeft geannuleerd, de datum waarop dat is gebeurd en het bedrag van het geannuleerde ticket.

Notificatielijst

Indien er bij ‘Capaciteit’ is gekozen voor het activeren van een notificatielijst, is er ook een tabblad ‘Notificatielijst’ aanwezig. Daar wordt weergegeven welke gebruikers op de notificatielijst geplaatst zijn en wanneer. Indien iemand van de notificatielijst een ticket heeft verkregen (na annulering door iemand anders), ziet u onder ‘Verwijderd op’ op welk moment diegene een ticket heeft verkregen.

Reservelijst

Indien er bij ‘Capaciteit’ is gekozen voor het activeren van een reservelijst, is er ook een tabblad ‘Reservelijst’ aanwezig. Daar wordt weergegeven welke gebruikers op de reservelijst zijn geplaatst en wanneer. Indien er een ticket vrijkomt, kunt u als beheerder bepalen wie van deze lijst de ticket krijgt. U doet dit door bij ‘Toevoegen’ diegene toe te voegen als deelnemer bij voor de betreffende ticket. Wanneer dit is gebeurd, wordt de naam van diegene doorgestreept en wordt onder ‘Verwijderd op’ vermeld op welk moment dit is gebeurd. Indien er een bevestigingse-mail is ingesteld, zal de deelnemer deze onvangen nadat de ticket is toegewezen.

Formulierantwoorden

Indien een formulier is gekoppeld aan een ticketoptie, is er ook een tabblad ‘Formulierantwoorden’ aanwezig. Daar ziet u een overzicht van de groepen waarvoor een formulier aangemaakt is tijdens het configureren van het evenement. Indien er maar voor één groep een formulier is aangemaakt, ziet u direct de gegevens van de ingevulde formulieren.

Wanneer u op een groep drukt, worden de gegevens van alle ingevulde formulieren overzichtelijk weergegeven. Hier kunt u tevens de gegevens exporteren of opschonen.

Exporteren

Druk op ‘Exporteren’. Geef bij ‘Type’ aan als wat voor soort document u de tickets wilt exporteren. Hierbij heeft u keuze uit:

• Excel (XLSX)
• Excel XP (XLS)
• Libre/Open Office (ODS)
• CSV

Daarnaast kunt u aangeven of u wilt ‘Uitsplitsen per ticket’. Dat betekent dat wanneer iemand meerdere tickets heeft besteld deze bestellingen los worden weergegeven in het bestand (ieder met het unieke ticketnummer).

Als laatst kunt u aangeven of u de gegevens uit Organisatie wilt koppelen, zodat deze ook zichtbaar zijn het het bestand. Daarnaast kunt u aangeven of u een bovenliggend element wilt koppelen, bijvoorbeeld wanneer contactpersonen van organisaties zich aanmelden en u ook de gegevens van de organisatie in het bestand wilt hebben.

Klik op ‘exporteren’ om het bestand te downloaden.

Exporteren van bestanden

Wanneer uw formulier een bestandsveld bevat, bijvoorbeeld voor het uploaden van een CV, dan kunnen die bestanden in één keer worden gedownload als ZIP. Klik in het overzicht van formulierantwoorden op de titel van de kolom waarin de bestanden staan. De bestanden worden direct gedownload.

Opschonen van formulierantwoorden

Door middel van de ‘Opschonen’ functie is het mogelijk om formulierantwoorden te verwijderen, zonder de inschrijvingen van het evenement te verwijderen. Dat kan bijvoorbeeld nuttig zijn wanneer het formulier gevoelige informatie bevat die niet langer bewaard moet worden, terwijl de inschrijvingen wel bewaard moeten worden.

Om de informatie te verwijderen drukt u op ‘Opschonen’. Er verschijnt een melding dat alle informatie, inclusief bestanden, worden verwijderd door deze actie. Druk op ‘opschonen’ om te bevestigen, of op ‘Terug’ om te annuleren.