Evenement mailing

Naast de mogelijkheid om via de Communicatie applicatie mails te sturen naar deelnemers van evenementen middels dynamische groepen, is het ook mogelijk om direct vanuit het evenement mailings te versturen. Voorheen kon vanuit verschillende plekken in de Evenementen applicatie mailings worden verstuurd, nu is dit gecentraliseerd onder het tabblad ‘Verstuur mailing’.

Het is hierbij mogelijk om mails te sturen naar alle deelnemers of alle genodigden. Ook is het mogelijk om hier een mail naar sprekers te sturen in het geval dat u de Programma module heeft en deze voor het evenement is geactiveerd.

Om een mail te sturen voor een evenement, klik op het tabblad ‘Verstuur mailing’. In het overzicht wat dan verschijnt is het mogelijk om alle verzonden mails voor dit evenement te zien. Klik op ‘Toevoegen’ om een nieuwe mail aan te maken. Vervolgens is het mogelijk om te kiezen tussen ‘Genodigen’, ‘Deelnemers’ en eventueel ook ‘Sprekers’. De instellingen die aan deze opties hangen zullen hieronder worden toegelicht.

Genodigden

Wanneer wordt gekozen voor ‘E-mail naar genodigden’ kunt u een mail verzenden naar iedereen die zich in kan schrijven voor het evenement, zoals ingesteld in ‘Genodigde groepen’ onder configuratie. Dit is bijvoorbeeld handig om de uitnodiging voor het evenment te versturen.

In het scherm wat dan volgt kunt u onder ‘Eigenschappen’ de eigenschappen van de mail instellen, waaronder de taal, de gegevens van de afzender, het onderwerp en of er een CC moet worden verstuurd.

Onder ‘Begunstigden’ is het mogelijk om toch bepaalde groepen die zijn ingesteld onder ‘Genodigde groepen’ uit te sluiten voor het ontvangen van deze mail.

Als u klikt op ‘Opslaan’ gaat u naar het ‘Content’ scherm, waar het mogelijk is om de content van de mail toe te voegen. Hierbij is het tevens mogelijk om de content van een oude mail te importeren, via de knop ‘Importeren’.

Als u klikt op ‘Opslaan’ is het nodig dat u bevestigd dat u de mail wilt versturen. Klik op ‘Versturen' om de mail te verzenden.

Deelnemers

Wanneer wordt gekozen voor ‘E-mail naar deelnemers’ kunt u een mail verzenden naar iedereen die zich heeft ingeschreven voor het evenement. Dit is bijvoorbeeld handig om nadere informatie over het evenement te verstrekken.

In het scherm wat dan volgt kunt u onder ‘Eigenschappen’ de eigenschappen van de mail instellen, waaronder de taal, de gegevens van de afzender, het onderwerp en of er een CC moet worden verstuurd.

Onder ‘Begunstigden’ is het mogelijk om in te stellen dat deelnemers met een bepaalde ticketoptie de mail wel/niet ontvangen.

In het geval van de aanwezigheid van de Accreditatie module is het onder ‘Filters’ mogelijk om, indien dit het geval is, aan te geven dat enkel deelnemers voor wie een certificaat is aangemaakt de mail ontvangen.

Als u klikt op ‘Opslaan’ gaat u naar het ‘Content’ scherm, waar het mogelijk is om de content van de mail toe te voegen. Hierbij is het tevens mogelijk om de content van een oude mail te importeren, via de knop ‘Importeren’. Ook is het onder ‘Bijlagen’ mogelijk om de factuur, de ticket of een .ics-bestand waarmee leden het evenement eenvoudig aan hun agenda kunnen toevoegen, in de bijlage te plaatsen.

Als u klikt op ‘Opslaan’ is het nodig dat u bevestigd dat u de mail wilt versturen. Klik op ‘Versturen' om de mail te verzenden.

Koppeling met de Programma module

De onderstaande instellingen zijn enkel aanwezig wanneer een programma is geactiveerd voor het evenement. Eerst zullen enkele aanvullende instellingen voor het verzenden van een e-mail naar deelnemers worden uitgelegd, daarna zal het verzenden van een e-mail naar sprekers worden besproken.

Deelnemers

Aanvullend op wat hierboven is besproken, kan bij de aanwezigheid van de Programma module onder ‘Begunstigden’ de groep begunstigden verder worden toegespitst. Zo is het mogelijk om de mail enkel te verzenden naar deelnemers die zich hebben ingeschreven voor een specifiek programma. Ook is het mogelijk om de mail enkel te verzenden naar deelnemers die zich hebben ingeschreven voor specifieke activiteiten.

Onder ‘Filter’ is het voorts ook mogelijk om te selecteren dat enkel deelnemers wiens programma is geüpdated de mail ontvangen. Hiermee is het dus mogelijk om middels deze mail het geüpdate programma te verzenden door vervolgens het programma van de deelnemers in de bijlage te plaatsen.

Onder ‘Activiteiten filter’ is het mogelijk om een minimum en een maximum te stellen aan het aantal activiteiten waar de deelnemers die deze mail moeten ontvangen voor zijn ingeschreven. Het is zowel mogelijk om dit te bepalen voor het totale aantal van activiteiten, als voor specifieke activiteitstypen. Op deze manier kunnen bijvoorbeeld deelnemers die zich nog voor een bepaald aantal activiteiten moet inschrijven worden bericht, of juist de deelnemers wiens programma volledig is.

Naast deze aaanvullende instellingen onder ‘Begunstigden’, zijn er onder ‘Content’ ook bijlagen gekoppeld aan de Programma module. Zo is het mogelijk om het programma van een deelnemer bij te voegen. Indien er meerdere programma’s aanwezig zijn (bijvoorbeeld omdat er meerdere dagen zijn van het evenement), is het mogelijk om in te stellen of de deelnemers deze programma’s als 1 PDF ontvangt of als individuele PDFs in de bijlage.

Sprekers

Wanneer wordt gekozen voor ‘E-mail naar sprekers’ kunt u een mail verzenden naar iedereen die komt spreken op het evenement. Dit is bijvoorbeeld handig om nadere informatie over het evenement of de link naar het sprekerdashboard te verstrekken.

In het scherm wat dan volgt kunt u onder ‘Eigenschappen’ de eigenschappen van de mail instellen, waaronder de taal, de gegevens van de afzender, het onderwerp en of er een CC moet worden verstuurd.

Onder ‘Begunstigden’ is het mogelijk dat enkel sprekers die spreken op een bepaald programma de mail ontvangen. Ook is het mogelijk om in te stellen dat enkel sprekers die op een bepaalde ingeroosterde activiteit zullen spreken de mail ontvangen.

Als u klikt op ‘Opslaan’ gaat u naar het ‘Content’ scherm, waar het mogelijk is om de content van de mail toe te voegen. Hierbij is het tevens mogelijk om de content van een oude mail te importeren, via de knop ‘Importeren’. Gebruik de placeholder {{dashboard-link}} om de spreker toegang te geven tot het sprekerdashboard.

Ook is het onder ‘Bijlagen’ mogelijk om het sprekerprogramma toe te voegen als bijlage aan de mail.

Als u klikt op ‘Opslaan’ is het nodig dat u bevestigd dat u de mail wilt versturen. Klik op ‘Versturen' om de mail te verzenden.