Groepen

Per evenement kunt u verschillende groepen aanmaken, bijvoorbeeld 'Leden'. Een groep is waar een potentiële deelnemer onder valt. Deze groepen maakt u aan om o.a. de reserveringsperiodes, prijzen en formulieren aan te maken. Als u bij instellingen van de applicatie dit al heeft ingevuld, zullen de groepen automatisch zijn aangemaakt.

Een groep aanmaken

Klik op 'Aanmaken' om een nieuwe groep aan te maken. U krijgt nu een nieuw scherm te zien. Eerst selecteert u een map of groep uit Genkgo Organisatie, bijvoorbeeld een map 'Leden'. Objecten in deze map worden dan toegevoegd aan deze groep in de Evenementen applicatie. Vul bij 'Naam' in hoe u de groep wilt noemen, bijvoorbeeld 'Leden'.
Vink het hokje achter 'Groep verbergen' aan indien ticketopties zichtbaar zijn voor niet-ingelogde gebruikers, maar u de ticketopties (en prijs) van deze groep toch wilt verbergen op de website.

Bestellen voor een ander

In dit onderdeel kunt u aangeven of gebruikers in deze groep ook tickets mogen bestellen voor anderen, waarbij gegevens van de ander worden opgeslagen in Organisatie. Dit doet u door het hokje achter 'Bestellen voor een ander' aan te vinken. Vervolgens kunt u aangeven op basis van welke groep de prijs wordt bepaald wanneer er voor een ander wordt besteld. U heeft daarbij keuze uit groepen die reeds zijn toegevoegd aan dit evenement.

Wanneer deze mogelijkheid wordt geactiveerd, dient er ook een formulier te worden aangemaakt met registratievelden. Op deze manier worden gegevens van de ander dan opgeslagen in Organisatie.

Inschrijving namens bedrijf

Het kan voorkomen dat u een evenement aanmaakt waar ook bedrijven voor worden uitgenodigd. Dan kan het wenselijk zijn dat de factuur op naam van dit bedrijf komt te staan, in plaats van de naam van de (contact)persoon die zich namens het bedrijf inschrijft. Dit kunt u instellen onder het kopje 'Inschrijving namens bedrijf'. Hier kunt u de optie 'Factuur op naam van bovenliggend bedrijf' aanvinken. Op deze manier kan een contactpersoon zich inschrijven namens een bedrijf, maar komt op de factuur de naam van het bedrijf te staan.

Het is ook mogelijk om toe te staan dat personen tickets bestellen voor collega's. Dit wordt ingesteld door het hokje achter 'Bestellen voor collega's' aan te vinken. Een (contact)persoon die een ticket bestelt kan in stap 1 van het bestelproces kiezen om te bestellen voor één van de personen die in de applicatie Organisatie onder hetzelfde bedrijf staat.

Opt-out

Standaard staat ingesteld dat leden van een groep zich in moeten schrijven om deel te nemen aan een evenement. Het is ook mogelijk om in te stellen dat de leden van een groep automatisch ingeschreven worden voor een evenement en zich alleen af kunnen melden. Dit noemen we 'opt-out'.

Bij ‘Inschrijven per’ kunt u aangeven per wanneer de leden van de groep ingeschreven worden voor het evenement. Indien een datum uit het verleden of nu wordt ingevoerd, worden de leden van de groep per direct ingeschreven. Indien zich onder de groep bedrijven bevinden, worden de contactpersonen daarvan ingeschreven.

Wanneer u klaar bent met het invullen van de velden, bevestigt u dit met de knop 'Opslaan'. Herhaal dit totdat u alle groepen voor het evenement heeft aangemaakt.

Hoe laat ik externen zich inschrijven?

In deze video wordt uitgelegd hoe u hiervoor kunt zorgen: