Deelnemers inplannen op basis van voorkeur

Waneer er tijdsloten van het type ‘deelnemer geeft voorkeur aan voor aanvang evenement’ in het rooster staan, moeten de deelnemers nog definitief worden ingepland nadat zij hun voorkeur hebben opgegeven. Wanneer de deelnemers definitief zijn ingepland bij de activiteiten, verschijnen de toegewezen activiteiten ook op hun persoonlijke programma’s. Hoe u deze instellingen kunt maken, leest u in het artikel Automatisch inplannen. Dit artikel behandelt hoe het puntensysteem en indelingsmechanisme werkt.

Puntensysteem

Voor activiteiten van het type ‘Deelnemer geeft voorkeur aan voor aanvang evenement’ kunnen deelnemers en sprekers hun voorkeur opgeven. Deelnemers geven hun voorkeur voor de activiteiten waar ze aan mee willen doen, en sprekers geven hun voorkeur voor welke deelnemers zij willen zien tijdens hun activiteit. De voorkeuren van deelnemers en sprekers worden vervolgens gematcht, en op basis van de gematchte voorkeur worden de deelenemers ingedeeld.

Allocatie score

Deelnemers vullen bij de activiteit met hun hoogste voorkeur “1” in, de activiteit met hun tweede voorkeur “2”, enzovoorts. Sprekers hanteren hetzelfde ‘puntensysteem’ voor hun voorkeur voor deelnemers. Bij de deelnemer die ze het liefst zien tijdens hun activiteit vullen ze “1” in, degene die ze als tweede graag willen zien “2”, enzovoorts. De punten die deelnemers en sprekers hebben ingevuld, worden vervolgens bij elkaar opgeteld. Als een deelnemer “2” heeft ingevuld en een spreker “3”, heeft de deelnemer 5 punten voor de betreffende activiteit. De deelnemer met het laagste aantal punten voor een activiteit wordt als eerste bij die activiteit ingedeeld. De deelnemer met het volgende laagste aantal punten wordt daarna ingedeeld, enzovoorts.

Voorbeeld

Stel bijvoorbeeld het volgende scenario, waarin voorkeur moet worden opgegeven voor drie workshops, gegeven door spreker A, spreker B en spreker C. Deelnemer X geeft de volgende voorkeur:

Spreker A:   1
Spreker B:   2
Spreker C:   3

Alle drie de sprekers geven deelnemer X de voorkeur 1. Het gematchte puntenaantal ziet er dan als volgt uit:

Spreker A: 1+1=2
Spreker B: 2+1=3
Spreker C: 3+1=4

Additionele parameters

Afhankelijk wat voor soort evenement er wordt georganiseerd, kan het wenselijk zijn bovenstaand systeem bij te sturen. Dit is mogelijk door additionele parameters in te stellen Op basis van het bovenstaande systeem zou het zo kunnen zijn dat bepaalde deelnemers altijd naar voren komen en meedoen aan alle gewenste activiteiten. Dat heeft tot gevolg dat het kan voorvallen dat andere deelnemers bij geen van hun voorkeuren worden ingedeeld. Ook zou het wenselijk kunnen zijn de voorkeur van sprekers meer tegemoet te komen.

Beinvloeden allocatie score

Op basis van drie parameters kan de allocatie score worden beïnvloed.

Spreker voorkeur voorrang. Het kan wenselijk zijn dat de eerste voorkeuren van sprekers zoveel mogelijk gehonoreerd dient te worden. Per activiteitstype kan worden opgegeven hoeveel voorkeuren van spreker voorrang dienen te krijgen. Voorrang betekent in dit geval dat deelnemervoorkeuren niet worden meegewogen. Geef je bijvoorbeeld 5 op, dan krijgen de eerste 5 voorkeuren van de spreker voorrang en hebben een verhoogde kans op allocatie in het rooster.
Activiteiten prioriteit. Daarnaast kan het wenselijk zijn dat activiteiten van een bepaald type belangrijker zijn. Voorkeuren van dit type dienen eerder te worden gehonoreerd dan voorkeuren van een minder belangrijk type.
Strafpunten. Strafpunten worden gegeven aan deelnemers die bij een van hun voorkeuren worden ingedeeld. Zodoende komen andere voorkeuren van deze deelnemer minder snel aanbod en maken andere deelnemers meer kans op allocatie.

De allocatie score kan zodoende worden uitgedrukt in een formule.

Allocatie score = ((spreker voorkeur + (als spreker voorkeur < spreker voorkeur voorrang; dan 0; anders deelnemer voorkeur)) * activiteitsprioriteit) + strafpunten

Voorbeeld

Wanneer een sprekervoorkeur van 3 is ingesteld, en spreker A heeft Deelnemer X, Y en Z als voorkeur opgegeven voor een activiteit, dan is de deelnemer voorkeur 0 onafhankelijk wat de deelnemer heeft ingevoerd. Zou het gewicht voor dit activiteitstype 2 zijn, dan is de berekening als volgt.

Deelnemer X: (1+0)*2=2
Deelnemer Y: (2+0)*2=4
Deelnemer Z: (3+0)*2=6

Indien deelnemer X bij spreker A wordt ingedeeld, krijgen zijn andere voorkeuren strafpunten. Het gewicht van activiteitstype van spreker B en C is anders dan dat van A. En bij spreker B en C is deelnemer A niet bij de eerste drie voorkeuren terecht gekomen dus weegt zijn eigen voorkeur ook mee in de berekening. Als u er bijvoorbeeld voor kiest om 4 strafpunten toe te kennen, dan is de berekening als volgt:

Spreker A: (1+0)*2=2 → Ingedeeld
Spreker B: (2+2)*1+4=8
Spreker C: (3+3)*1+4=10

Limieten

Naast het beïnvloeden van de allocatie score kunnen limieten worden ingesteld. Het is mogelijk een maximaal aantal deelnemers te alloceren, maximum aantal activiteiten per deelnemer en voor evenementen met meerdere programma's is het ook mogelijk een maximum aantal activiteiten per programma in te stellen. Tot slot kunnen er weer minima en maxima per activiteitstype worden opgegeven.