Verwerken met boekhouding – afletteren

Wanneer je de boekhoud module hebt geactiveerd, dan is het alleen mogelijk om de automatische verwerking te gebruiken.

Bankbestanden inlezen

Als u gaat naar Banktransacties, en een van de aangemaakte rekeningen kiest, dan kunt u daar bovenin kiezen om digitale afschriften te importeren. Voor het automatisch verwerken van betalingen heeft u een een bankbestand nodig. Het gaat om een CAMT.053 bankmutatiebestand. Dit bestand is een bankafschrift: alle inkomende en uitgaande bedragen staan hierin. U kunt het bestand downloaden in uw internetbankieren omgeving.

Bankbestand (afschrift) uploaden

Ga naar het onderdeel ‘Banktransacties’. Klik op het rekeningnummer waarop de betalingen binnengekomen zijn.

Klik op ‘Uploaden’ in de menubalk. Selecteer het bestandsformaat van het bankbestand achter ‘Type’. U kunt kiezen tussen:

• CAMT
• Zip van CAMT bestanden

Upload het bankbestand achter ‘Bestand’. Klik vervolgens op ‘importeren’. U wordt teruggestuurd naar het overzicht van het bankrekeningnummer. Hierin worden de geüploadde afschriften getoond. Van elk afschrift wordt de eerste transactiedatum, het aantal transacties en de datum weergegeven. Verwerkte afschriften zijn te herkennen aan een groen vinkje onder ‘Verwerkt’. Wanneer u een afschrift zojuist heeft geüpload, is deze kolom nog leeg.

Verwerken

Nu kunt bovenaan kiezen voor Alles verwerken. Hiermee gaat u alle transacties verwerken die in de digitale afschriften zitten die nog niet eerder zijn verwerkt. Vervolgens krijgt u een voor een alle transacties te zien. Per transactie kunt u kiezen hoe deze dient te worden ingeboekt. Het systeem zal openstaande debiteuren automatisch voor u invullen. In dat geval wordt de transactie automatisch geboekt tegen het systeemgrootboek Debiteuren, en wordt de juiste factuur gekoppeld aan de transactie. Het proces van het koppelen van een factuur aan een banktransactie wordt afletteren genoemd. Indien het gaat om een automatische incasso, dan ziet u niet de individuele facturen die in deze incasso zitten, maar uit hoeveel posten de incasso bestaat. Wanneer het gaat om een stornering ziet u wel de individuele factuur.

Als u alle posten heeft verwerkt, komt u terug in het overzicht van geïmporteerde afschriften. De geïmporteerde afschriften staan nu gemarkeerd als verwerkt. Wanneer u terug gaat, dan komt u terug bij alle transacties die op die bankrekening zijn geboekt. U ziet hier het banksaldo staan per laatst ingeboekte transactie. Controleer op internet bankieren dat dit saldo per boekdatum correct is.