Aanspreekvormen beheren

Bij het onderdeel ‘Aanspreekvorm’ kunt u aanspreekvormen toevoegen en beheren. Deze aanspreekvormen worden bijvoorbeeld gebruikt als aanhef in de Communicatie applicatie. Aanspreekvormen worden aangemaakt op basis van mappen uit Organisatie. Ook is het mogelijk om de weergave van namen in Orangisatie aan te passen.

Aanspreekvorm toevoegen

  1. Druk op ‘Toevoegen’.
  2. Typ achter ‘Map’ de naam van de map waarvoor u een aanspreekvorm aan wilt maken. Binnen enkele seconden verschijnt er een lijst met suggesties. Selecteer hier de juiste map.
    Let op! Er kan per aanspreekvorm één map worden geselecteerd.
  3. Geef achter ‘Niveau’ het beleefdheidsniveau van de aanspreekvorm aan. Dit kan zijn ‘formeel’, ‘informeel’ of ‘eigen aanspreekvorm’.
  4. Geef achter 'Weergave naam' vervolgens de manier aan waarop u de namen wil laten verschijnen in Organisatie. Hierbij bestaan de zelfde opties als bij 'Niveau'.
  5. Indien u kiest voor een eigen aanspreekvorm verschijnen er twee nieuwe velden. Vul achter 'Aanhef' de gewenste aanspreekvorm in en daaronder het gewenste 'Briefhoofd'. Met behulp van geavanceerde placeholders kan deze aanspreekvorm nog verder gepersonaliseerd worden.
  6. Indien alles naar wens is ingevuld, bevestigt u met ‘opslaan’.

U kunt zoveel aanspreekvormen toevoegen als u wilt. Zo kunt u er bijvoorbeeld voor kiezen om iedereen in de map “Leden” op informele wijze aan te spreken, en iedereen in de map “Externe contacten” op formele wijze aan te spreken.

Alle aangemaakte aanspreekvormen worden overzichtelijk weergegeven in een tabel. Daarin ziet u de map waarvoor de aanspreekvorm is bedoeld, het beleefdheidsniveau en de weergave naam.

Aanspreekvorm wijzigen

Om een aanspreekvorm te wijzigen, drukt u op de naam van de map. Hetzelfde scherm verschijnt als tijdens het aanmaken van een aanspreekvorm. Wijzig de gewenste velden en druk op ‘opslaan’ om dit op te slaan.

Vervolgens is het nodig om de aanspreekvormen op namen toe te passen. Door bovenin naast 'Toevoegen' te klikken op 'Naam toepassen' is het mogelijk om de map te selecteren waarop de aangegeven regels moeten worden toegepast. Als deze in is gevuld en op opslaan is geklikt zullen de aanspreekvormen op de namen toegepast worden. Als de naam van de hele Organisatie is ingevuld, worden alle aanspreekvormen toegepast op de daartoe aangewezen mappen.

Ook is het mogelijk om een enkele aanspreekvorm toe te passen op de aangewezen map. Hiervoor moet het symbool rechts van de aanspreekvorm geselecteerd worden. Hierna is het mogelijk om een map te selecteren waarop de aangegeven regels moeten worden toegepast.

Aanspreekvorm verwijderen

Om een aanspreekvorm te verwijderen, drukt u op het rode bolletje met de witte streep achter de betreffende aanspreekvorm. Druk op ‘verwijderen’ om te bevestigen, of op ‘Terug’ om te annuleren.