Stap 1: Het opstellen van een groepsfactuur

Het opstellen van een factuur voor het innen van contributie gaat ongeveer op dezelfde wijze als het maken van een enkele factuur. Het verschil zit hem in de verzending: logischerwijs gaat een contributie naar meerdere personen tegelijkertijd. Contributie kunt u dus beschouwen als een groepsfactuur.

Leg de volgende stappen af om een groepsfactuur op te stellen:

  1. Navigeer naar de applicatie Financieel, te herkennen aan het koffertje met het valuta teken.
  2. Kies aan de rechterzijde voor de juiste administratie en het juiste jaar. Bij de meeste verenigingen is er één administratie.
  3. Controleer of u de juiste administratie heeft geselecteerd door de titel te bekijken en druk in de Financiële boom op 'Contributie'.
  4. Het onderdeel Contributie is nu uitgeklapt. Hier ziet u dat er meerdere opties zijn verschenen. Druk op 'Nieuwe contributie'.

U dient nu vijf stappen te doorlopen om de groepsfactuur aan te maken en te verzenden. Deze stappen worden hieronder besproken.

Stap 1: Eigenschappen

Eigenschappen. Hier bepaalt u de instellingen van de contributie. Als u de factuur via e-mail wilt versturen, stel hier dan ook de instellingen van de e-mail in. De volgende velden zijn verplicht:

  1. Onderwerp. Het onderwerp van de contributie. Als u kiest voor verzending via e-mail dan zal dit ook het onderwerp van de factuur ook het onderwerp van de email zijn. Dit is in een latere stap aan te passen.
  2. Factuur sjabloon. Kies het factuursjabloon dat u wilt gebruiken voor deze contributie-factuur. Het sjabloon zal de velden onder kopje E-mail automatisch voor u invullen. Lees hier meer over factuursjablonen.

Betaling. Stel hier in op welke wijze de leden de contributie moeten gaan betalen. Deze keuze wordt expliciet op de factuur vermeld. Betalen kan op twee manieren:

  1. Overboeking. Het lid wordt gevraagd het bedrag over te maken op het rekeningnummer van de vereniging, binnen een door de vereniging gestelde termijn.
  2. Automatisch incasso. Hierbij wordt het geld automatisch afgeschreven van de bankrekening van de relatie. Om als vereniging te kunnen incasseren bij een relatie, dient dit correct te zijn ingesteld op zijn/haar relatieprofiel. Als u dat nog niet heeft gedaan, bekijk dan het onderdeel ‘Benodigdheden voor automatisch incasso’.

Als u kiest voor automatisch incasso, maar dit desondanks niet is ingesteld voor de relatie, dan zal deze wel een factuur ontvangen. Deze wordt dan omgezet van automatische incasso naar verzoek tot overboeking.

Zodra automatische incasso is ingesteld, zal er een nieuw kopje in het scherm verschijnen: Incasso. Hier stelt u de volgende zaken in:

  • Benodigd contract. Hier selecteert u het incasso contract dat is ingesteld voor de vereniging. Standaard is er één incassocontract ingesteld.
  • Incasso datum. Datum van uitvoering van het incasso. Dit veld is niet verplicht.
  • Betaling in termijnen. Selecteer dit als u het bedrag wil afschrijven in meerdere termijnen. De termijnen worden verdeeld tussen de eerste incasso datum en de onderstaande laatste betaaldatum.
    • Laatste betaaldatum
    • Aantal termijnen

E-mail

  1. Aanhef. Kies hier voor een formele of informele aanhef.
  2. Onderwerp. Onderwerp van de e-mail.
  3. Tekst. Begeleidende tekst in de e-mail.
  4. Verzenddatum. De datum waarop de facturen worden verzonden.

Stap 2: Begunstigden

Hier selecteert u de leden die de contributie moeten gaan betalen en dus een factuur moeten ontvangen: de begunstigden. De selectiemogelijkheden die u hier heeft komen precies overeen met de gegevens in de applicatie ‘Organisatie’. Stel dat u naar alle leden een factuur wilt sturen, dan vinkt u de map ‘leden’ aan. Het systeem zal dan elke relatie in deze map toevoegen aan de lijst met begunstigden. Het is dus van belang dat van alle leden die u wilt factureren een correct ingevuld relatieprofiel bestaat. Hier leest u meer over relaties.

Stap 3: Factuur

Hier stelt u in wat er gefactureerd moet worden. Voor elk product kunt u een factuurregel toevoegen. Deze verschijnt dan als een aparte regel op de factuur, met een eigen bedrag. Onderaan de factuur worden de bedragen automatisch bij elkaar opgeteld.

Druk op ‘Nieuwe factuurregel’ om een nieuwe factuurregel aan te maken. Vul vervolgens de volgende gegevens in:

  1. Regel. Hier vult u de naam van het te factureren product in. In het geval van een jaarlijkse contributie van een vereniging is het product “contributie lidmaatschap 2016”.
  2. Aantal. Hier bepaalt u het aantal. In het geval van een lidmaatschap contributie voor een lid is dit bijvoorbeeld 1.
  3. Bedrag. Het bedrag van de contributie. Indien geen bedrag wordt ingevuld, of een bedrag van 0 euro wordt de factuur niet verzonden.
  4. Btw. Als de vereniging btw-plichtig is, bepaal hier dan het tarief. Zo niet, vul dan “0” in. De meeste verenigingen zijn niet btw-plichtig.
  5. Na het opslaan zal de factuurregel, die zojuist is aangemaakt, verschijnen in het scherm. Het is mogelijk om meerdere factuurregels aan te maken.
  6. Met ‘dynamische factuur’ is het mogelijk om kortingen op de factuur in te stellen voor bepaalde groepen. Lees hier meer over dynamische factuur.

Stap 4: Voorbeeld

De echte factuur wordt als pdf document toegevoegd als bijlage in een e-mail. In ‘Voorbeeld’ ziet u hoe dit pdf document er uit komt te zien. Links bovenin het hoofdgedeelte van het scherm kunt u het totaal aantal facturen zien dat verstuurd wordt.

Indien u bij stap 1 heeft gekozen voor betalen in termijnen, wordt op de factuur van het lid een extra pagina toegevoegd. Hierop staan de termijnen vermeld met de bijbehorende incassodatum en bedragen.

Als u naar aanleiding van het voorbeeld de factuur nog wilt aanpassen kan dat uiteraard. Navigeer dan via de tabs terug naar bijvoorbeeld 1. Eigenschappen. Is het voorbeeld goed en wilt u overgaan op verzenden? Druk dan op ‘Verwerken’.

Stap 5: Verwerken

  1. Lees de instructies in het scherm goed. Als u klaar bent om de factuur te versturen, plaats dan een vinkje bij ‘Verwerk deze contributie’ en druk op ‘Verwerken’.
  2. De contributie zal nu worden verplaatst vanuit ‘Concepten’ naar ‘Outbox’. Het systeem zal de factuur verzenden op de door u ingestelde verzenddatum. Wilt u de factuur alsnog niet verzenden? Dan kunt u de factuur uit de Outbox halen en terugplaatsen naar Concepten door op het rode bolletje met het witte kruisje te drukken. Vervolgens drukt u op ‘Ja, ik wil het verzenden annuleren’. De factuur wordt nu teruggeplaatst naar Concepten.
  3. Als de contributie is verzonden dan wordt deze automatisch verplaatst van ‘Outbox’ naar ‘Verzonden’.

De volgende stap

Als er is aangegeven dat er via automatisch incasso betaald moet worden, ga dan naar Stap 2. Als er betaald moet worden via overboeking, ga dan door naar Stap 3 A.